Представление отчетности в ФСС РФ — одно из условий обеспечения работников государственными социальными пособиями и выделения средств страхователям исполнительным органом ФСС РФ.
Представление отчетности
Ежеквартально страхователи представляют в исполнительный орган ФСС РФ по месту регистрации форму расчетной ведомости по средствам ФСС РФ (форма 4-ФСС РФ).
Форма 4-ФСС РФ составляется и представляется нарастающим итогом не позднее 15-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, в двух экземплярах — 1-й экземпляр остается в Фонде, 2-й экземпляр с отметкой Фонда о принятии возвращается страхователю.
СПРАВКА
Форма 4-ФСС РФ утверждена Постановлением ФСС РФ от 22.12.2004 № 111 (в редакции Постановления ФСС РФ от 31.03.2006 № 37).
Сложилась практика, когда ввод данных из представленной страхователем отчетности в базу данных исполнительного органа ФСС РФ осуществляется в присутствии страхователя. Хотя расчетную ведомость можно отправить в Фонд по почте заказным письмом с описью вложения. При этом дата отправки почтового отправления будет считаться днем представления формы 4-ФСС РФ. Данный способ представления расчетной ведомости предусмотрен в Порядке заполнения формы 4-ФСС РФ.
Согласно Порядку заполнения формы 4-ФСС РФ в расчетной ведомости заполняют все предусмотренные показатели. В каждую строку и соответствующие ей графы вписывается только один показатель. В случае отсутствия каких-либо показателей, предусмотренных в расчетной ведомости, в соответствующей строке (графе) ставится прочерк. Для исправления ошибок необходимо перечеркнуть неверную цифру, вписать правильную цифру и поставить подпись под исправлением с указанием даты исправления.
Начиная с отчетности за I полугодие 2006 года расчетная ведомость заполняется в рублях и копейках (Письмо ФСС РФ от 06.04.2006 № 02-18/05-3253), подписывается руководителем и главным бухгалтером организации (обособленного подразделения, исполняющего обязанности юридического лица по уплате налогов и сборов) с указанием фамилии, имени, отчества и номера телефона исполнителя.
В случае использования несоответствующих бланков расчетной ведомости или небрежного их заполнения расчетная ведомость может быть не принята исполнительными органами ФСС РФ.
Особенности и порядок заполнения формы
Расчетная ведомость по средствам ФСС РФ состоит из титульного листа и трех разделов:
— раздел I «Для страхователей — налогоплательщиков, уплачивающих единый социальный налог»;
— раздел II «Для страхователей — налогоплательщиков, применяющих специальные налоговые режимы»;
— раздел III «Для страхователей — налогоплательщиков, уплачивающих страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
Страхователи, применяющие общий режим налогообложения, заполняют титульный лист, разделы I и III формы.
Страхователи, применяющие специальные налоговые режимы, заполняют титульный лист и разделы II и III формы.
В случае если страхователь одновременно осуществляет деятельность, облагаемую по общему режиму налогообложения, а также деятельность, облагаемую ЕНВД, ему необходимо заполнять все разделы расчетной ведомости.
При этом в отношении работников, выплаты которых облагаются ЕСН, страхователь заполняет раздел I, в отношении работников, которые заняты в деятельности облагаемой ЕНВД, — раздел П. Кроме этого, нужно заполнить таблицы 7 и 8, а также раздел III.
Если подразделения организации, осуществляющие разные виды деятельности, выделены в самостоятельные классификационные единицы, раздел III заполняется отдельно по каждому подразделению.
Раздел I
Раздел I формы 4-ФСС РФ состоит из 3 таблиц.
В таблице 1 по строке 1 «Среднесписочная численность работающих» проставляется среднесписочная численность работающих, в том числе женщин (строка 2), определяемая в соответствии с Порядком заполнения сведений о численности работников и использовании рабочего времени в формах федерального государственного статистического наблюдения, утвержденным Постановлением Росстата от 03.11.2004 № 50 (далее — Порядок заполнения сведений).
По строке 3 «Налоговая база за отчетный период для исчисления единого социального налога» заполняются данные в соответствии со ст. 237 НК РФ. Данные по строке 4 «Суммы налоговых льгот» заносят в соответствии со ст. 239 НК РФ для соответствующей категории плательщиков.
ВНИМАНИЕ!
Согласно п. 1 ст. 237 НК РФ при определении налоговой базы учитываются любые выплаты и вознаграждения (за исключением сумм, указанных в ст. 238 НК РФ) вне зависимости от формы, в которой осуществляются данные выплаты. В частности, полная или частичная оплата товаров (работ, услуг, имущественных или иных прав), предназначенных для физического лица — работника, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах, оплата страховых взносов по договорам добровольного страхования (за исключением сумм страховых взносов, указанных в подп. 7 п. 1 ст. 238 НК РФ).
Данные таблицы 2 раздела I «Расчеты по единому социальному налогу» заполняют на основе записей в бухгалтерском учете по счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».
При заполнении этой таблицы необходимо обратить внимание на следующие моменты:
1. По строке 1 «Задолженность за страхователем на начало года» показывается остаток по кредиту субсчета «Расчеты по социальному страхованию» на начало года. Показатель этой строки равен показателю строки 18 «Задолженность за страхователем на конец отчетного периода» таблицы 2 раздела I формы 4-ФСС РФ за предыдущий год. В течение года показатель строки 1 не меняется. То есть во всех формах расчетной ведомости, заполняемых в течение отчетного года, он будет одним и тем же.
2. По строке 6 таблицы 2 показывают суммы, полученные от исполнительного органа Фонда на банковский счет (расходы, превышающие сумму начисленного единого социального налога). Такие средства возмещаются Фондом в порядке, предусмотренном п. 3.3 Инструкции о порядке учета и расходования средств обязательного социального страхования, утвержденной Постановлением ФСС РФ от 09.03.2004 № 22. При этом речь идет только о задолженности, образовавшейся из-за превышения расходов организации на цели обязательного социального страхования над суммой ЕСН, исчисленного к уплате в ФСС РФ. Данную задолженность возмещает Фонд. Задолженность, которая образовалась из-за переплаты ЕСН в целом, возвращают налоговые органы. Суммы, возвращенные налоговыми органами на счет страхователя, отражаются по строке 7.
3. В графе 1 таблицы в строках 3, 4, 5, 6, 7, 15, 16 приводят данные нарастающим итогом с начала года с подразделением «На начало квартала», «За отчетный квартал» с разбивкой по месяцам.
В таблице 3 «Расходы на цели обязательного социального страхования с начала года» отражают расходы на цели обязательного социального страхования с начала года в соответствии с действующими нормативными правовыми актами по социальному страхованию. Данная таблица раскрывает состав суммы, указанной в строке 15 таблицы 2 расчетной ведомости.
По строке 1 графы 1 указывается число случаев назначенных пособий по временной нетрудоспособности на основании первичных листков нетрудоспособности за отчетный период.
Нужно учесть, что в расчетной ведомости следует указывать только суммы, выплаченные за счет ФСС РФ, не следует включать суммы оплаты за счет страхователя двух первых дней болезни или доплаты до среднего заработка сверх установленного предела выплат за счет ФСС РФ.
Обязанность страхователей по представлению отчетности в ФСС РФ установлена подп. 4 п. 2 ст. 12 Закона от 16.07.99 № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования» (далее — Закон № 165-ФЗ), подп. 17 п. 2 ст. 17 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон № 125-ФЗ).
СПРАВКА
В настоящее время согласно п. 1 ст. 3 Закона от 22.12.2005 № 180-ФЗ «Об отдельных вопросах исчисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и размерах страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в 2006 году» максимальный размер пособия по временной нетрудоспособности за полный календарный месяц не может превышать 15 000 руб.).
К строке 2 «По беременности иродам» графы 3 «Количество дней, выплат пособий, путевок» в конце таблицы делается сноска с указанием числа дней, оплаченных за счет средств федерального бюджета лицам, пострадавшим от радиационных воздействий, в случаях, установленных законодательством.
Заполняя строки 3, 4, 7 таблицы 3 раздела I, необходимо учесть, что в силу Закона от 19.05.95 № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей» ежемесячное пособие на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет выплачивается в размере 700 руб., независимо от числа детей, за которыми осуществляется уход (ст. 15 Закона). Единовременное пособие при рождении (усыновлении) ребенка выплачивается в размере 8000 руб. (ст. 12 Закона). Единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности (до двенадцати недель), выплачивается в размере 300 руб. (ст. 10 Закона).
Указывая в строке 6 «Оплата дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами» сумму выплаченного пособия по уходу за ребенком-инвалидом, следует обратить внимание на следующее. Пунктом 10 Разъяснения Минтруда России № 3 и ФСС РФ № 02-18/05-2256 от 04.04.2000 «О порядке предоставления и оплаты дополнительных выходных дней в месяц одному из работающих родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами», утвержденного Постановлением Минтруда России и ФСС РФ от 04.04.2000 № 26/34, оплата каждого дополнительного выходного дня работающему родителю (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства до достижения ими восемнадцатилетнего возраста производится в размере дневного заработка за счет средств ФСС РФ. При этом под дневным заработком следует понимать средний дневной заработок. Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы утверждено Постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 № 213.
По строке 8 таблицы 3 «Пособие при усыновлении ребенка» в графе 4 отражается сумма выплаченного пособия за отчетный период. Работникам, усыновившим ребенка (детей), на период отпуска по уходу за ребенком назначается и выплачивается пособие при усыновлении ребенка в порядке и размере, установленных для выплаты пособия по беременности и родам.
По строкам с 10 по 14 отражают расходы на оздоровление детей.
Раздел II
Как было указано выше, раздел II расчетной ведомости заполняют страхователи — налогоплательщики, применяющие специальные режимы налогообложения в соответствии с законодательством РФ. Начав заполнение данного раздела, страхователю необходимо указать шифр, соответствующий виду уплачиваемого налога:
— единый налог, взимаемый в связи с применением упрощенной системы налогообложения, — шифр 011;
— единый налог на вмененный доход для отдельных видов деятельности — шифр 021;
— единый сельскохозяйственный налог — шифр 032
В таблице 4 по строке 1 «Среднесписочная численность работающих» проставляется среднесписочная численность работающих, в том числе женщин (строка 2), определяемая аналогично данным таблицы 1 раздела I.
По строке 3 «Выплаты в пользу работников» — отражают выплаты, начисленные за отчетный период страхователем в пользу работников (доход).
Таблица 5 «Расчеты по средствам Фонда социального страхования» заполняется на основе данных учета записей налогоплательщика.
Строки таблицы 6 «Расходы на цели обязательного социального страхования с начала года» заполняются аналогично таблице 3 «Расходы на цели обязательного социального страхования с начала года» раздела I.
Таблицы 7 «Сведения о путевках» и 8 «Расшифровка выплат, произведенных сверх установленных норм лицам, пострадавшим от радиационных воздействий, в случаях, установленных законодательством» относятся к I и II разделам данной расчетной ведомости, следовательно, заполняются всеми страхователями, но при условии, что страхователи производили расходы на оздоровление работников и их детей, а также выплаты гражданам, подвергшимся радиационным воздействиям.
Путевки страхователям, применяющим специальные режимы налогообложения, как и страхователям, применяющим общий режим, предоставляются в соответствии с Положением о приобретении, распределении, выдаче путевок на санаторно-курортное лечение и оздоровление работников и членов их семей, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 21.04.2001 № 309.
Раздел III
Раздел III расчетной ведомости заполняется страхователями, уплачивающими страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Порядок заполнения формы 4-ФСС РФ предусматривает, что страхователь, имеющий самостоятельные классификационные единицы, выделенные в соответствии с Постановлением ФСС РФ от 06.02.2002 № 12, представляет форму 4-ФСС РФ, составленную в целом по организации, и раздел III расчетной ведомости по каждому подразделению страхователя, являющемуся самостоятельной классификационной единицей. Однако в связи с принятием Приказа Минздравсоцразви-тия России от 31.01.2006 № 55 «Обутверждении Порядка подтверждения основного вида экономической деятельности страхователя по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний — юридического лица, а также видов экономической деятельности подразделений страхователя, являющихся самостоятельными классификационными единицами» Постановлением ФСС России от 10.03.2006 № 21 Постановление ФСС РФ от 06.02.2002 № 12 признано утратившим силу. В связи с чем самостоятельные классификационные единицы выделяются на основании Приказа № 55.
Обратите внимание, что в графе 5 таблицы 9 раздела III отражают выплаты в пользу работников, на которые не начисляют страховые взносы. Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержден Постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765.
Следует учитывать, что взносы на страхование от несчастных случаев не начисляются на суммы пособий за первые два дня болезни, оплаченные работодателем, что установлено п. 1 ст. 1 Законом от 22.12.2005 № 180-ФЗ. Такие разъяснения ФСС РФ дал в Письме от 15.02.2005 №02-18/07-1243.
Графы 6—10 таблицы 9 раздела III заполняются на основании данных, указанных в Уведомлении о размере страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, выданном исполнительным органом ФСС РФ в соответствии с Постановлением ФСС РФ от 23.03.2004 № 27.
В таблице 10 отражается состояние расчетов между страхователем и ФСС РФ: данные о начисленных и перечисленных суммах взносов, а также о расходах, произведенных за счет средств этого вида страхования на основе записей в бухгалтерском учете страхователя по счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». При заполнении таблицы не следует забывать, что данные должны основываться только на выплатах, произведенных по страховым случаям, которые можно квалифицировать как несчастные случаи на производстве или как профессиональные заболевания.
При этом страховое возмещение при несчастных случаях полностью выплачивается за счет ФСС РФ.
Суммы начисленных и перечисленных пени в таблице 10 не приводятся, за исключением строки 12 «Списано», где указывают сумму пени, списанную из состава задолженности за страхователем на начало года в результате реструктуризации задолженности на основании действующих нормативных правовых актов РФ.
В таблице 11 отражают расходы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний с начала года. По строкам 1,3,5 — расходы, произведенные страхователем самостоятельно в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. По строкам 2, 4, 6 — расходы, произведенные страхователем пострадавшим на другом предприятии.
На основании п. 1 ст. 8 Закона № 125-ФЗ обеспечение по страхованию осуществляется в виде пособия по временной нетрудоспособности (выплачивается за весь период временной нетрудоспособности в размере 100% среднего заработка), страховых выплат, оплаты дополнительных расходов, связанных с медицинской, социальной и профессиональной реабилитацией застрахованного и так далее.
По строке 7 «Финансирование предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний» отражают расходы, произведенные страхователем в соответствии с Постановлением Правительства РФ на соответствующий год. В 2005 году они устанавливались Постановлением Правительства РФ от 07.06.2005 № 360, к ним относилось проведение обязательных периодических медицинских осмотров, оплата профилактического лечения, приобретение сертифицированных средств индивидуальной защиты, проведение аттестации рабочих мест по условиям труда и сертификации работ по охране труда в организациях.
В графе 3 показывают количество дней временной нетрудоспособности (отпуска для санаторно-курортного лечения). В графе 4 отражают расходы нарастающим итогом с начала года, зачтенные в счет страховых взносов по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
В таблице 12 отражают количество застрахованных работников, которые пострадали в результате несчастных случаев на производстве, произошедших у страхователя в отчетном периоде.
Строка 1 графы 3 заполняется на основании Актов о несчастных случаях на производстве по форме Н-1 (Приложение № 2 к Положению о расследовании и учете несчастных случаев на производстве, утвержденному Постановлением Министерства труда России от 24.10.2002 № 73), с выделением числа случаев со смертельным исходом (строка 2).
Данные по строке 3 заполняют на основании Актов о случаях профессиональных заболеваний (Приложение к Положению о расследовании и учете профессиональных заболеваний, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 № 967).
По строке 4 «Всего пострадавших» отражают сумму строк 1, 3, с выделением по строке 5 числа пострадавших (застрахованных) по случаям, закончившимся только временной нетрудоспособностью. Данные по строке 5 заполняют на основании листков временной нетрудоспособности.
Ответственность
Напомним, что нарушение установленного срока представления отчетности по форме 4-ФСС РФ или ее непредставление в соответствии со ст. 19 ФЗ от 24.07.98 № 125-ФЗ влечет взыскание штрафа в размере 1000 руб., а повторное совершение указанных деяний в течение календарного года — в размере 5000 руб. Привлечение страхователя к ответственности осуществляется страховщиком в порядке, аналогичном порядку, установленному НК РФ для привлечения к ответственности за налоговые правонарушения.
Кроме того, ст. 19.7 Кодекса об административных правонарушениях РФ предусматривает, что непредставление или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу) сведений (информации), представление которых предусмотрено законом и необходимо для осуществления этим органом (должностным лицом) его законной деятельности, как и сведений в неполном объеме или в искаженном виде, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц — от трех до пяти МРОТ; на юридических лиц — от тридцати до пятидесяти МРОТ.