Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений и сопровождают все бизнес-процессы современной компании. От того, насколько оперативным будет управление документооборотом, зависит эффективность деятельности организации. Процессный подход предполагает автоматизацию электронного документооборота в рамках системы оперативного управления предприятием.
На ежегодной Международной конференции-выставке «Docflow 2006», посвященной электронному документообороту и автоматизации управления, было представлено множество систем, ориентированных как на реализацию отдельных функций управления документами, так и на решение комплексных задач предприятия. По мнению большинства участников, одной из главных тенденций на рынке систем электронного документооборота является переход от использования систем управления документами к системам управления процессами.
Повышение эффективности бизнеса
Многие современные компании сталкиваются с проблемой оптимизации документооборота. Среди ее основных критериев выделяют уровень затрат временных, кадровых, финансовых, аппаратных и иных ресурсов. Задача состоит в том, чтобы любой документ был доступен сотруднику компании в необходимый момент времени и в актуальной редакции.
Это значит, что, если в 10.00 счет-фактура должен быть проведен бухгалтером, а договор на поставку товара лежит еще где-то в базе данных отдела реализации и будет оформлен не раньше обеда, с организацией бизнес-процессов в компании что-то неладно.
Поток документов зарождается внутри бизнес-процессов и зависит от их специфики. Поэтому по организации документооборота можно судить об эффективности управления на предприятии.
С другой стороны, задача оперативного управления решается в рамках процессного подхода, основным требованием которого является автоматизация бизнес-процессов в целом, а не только документооборота.
Отсюда решением задачи повышения эффективности бизнеса может стать внедрение на предприятиях систем электронного документооборота, решающих комплексные задачи моделирования и реорганизации бизнес-процессов, так называемых Workflow-систем.
Для крупных компаний
Бизнес-процессы крупных предприятий характеризуются:
● непрерывностью потока повторяющихся действий (работ);
● параллельным ходом выполнения множества работ;
● большим числом процессов и их участников;
● распределенностью участников процессов во времени и пространстве.
Важнейшими проблемами являются сложность проведения экспресс-анализа текущего состояния процессов, трудности в выявлении и устранении угрозы срыва процессов, а также узких мест их выполнения.
Именно с такими трудностями столкнулась компания ОАО «Татнефть», руководство которой приняло решение о внедрении Workflow-системы. В результате в 2004 году компания полностью перешла на безбумажный документооборот, в 2005 году число пользователей системы превысило 3500 человек, а объем зарегистрированных документов – 1 млн.
По словам Светланы Грачевой («ТатАСУнефть»), внедрение системы электронного документооборота в холдинге помогло достичь заметных успехов, а именно:
● взять под централизованный контроль весь обмен документами между подразделениями и исполнительным аппаратом, что позволило повысить управляемость холдинга;
● наладить централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции компании;
● организовать сквозную систему контроля исполнения документов;
● создать электронный архив с функциями поиска и просмотра взаимосвязей документов;
● сократить сроки подготовки проектов документов за счет их параллельного визирования.
Для среднего и малого бизнеса
Ряд специалистов считают, что средние и малые предприятия готовы потратить на автоматизацию бизнес-процессов не более 50 тыс. долларов. Именно на такой бюджет ориентировано специальное решение компании Intellisoft, реализованное на платформе DocsVision. Оно предназначено для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес-процессов обработки документов в организации.
По мнению Владимира Андреева (компания DocsVision), Workflow-система позволяет унифицировать бизнес-процессы предприятия, сократить время выполнения заказов, снизить непроизводительные затраты времени, а также ускорить цикл внедрения новых бизнес-процессов. Формула «время = деньги» особенно актуальна для средних и малых предприятий. А внедрение автоматизированной системы управления документооборотом и бизнес-процессами является одним из лучших решений достижения такого баланса.
В этом убедилось руководство НПП «Томская электронная компания», внедрив Workflow-систему для 50 одновременно работающих сотрудников. С ее помощью компания провела экспертизу текущих бизнес-процессов управления документооборотом и оптимизировала свою деятельность. Благодаря внедрению системы компания достигла следующих результатов:
● упорядочение работ с документацией, ускорение поиска и исключение потерь информации;
● сокращение сроков реализации бизнес-процессов, ускорение производственного цикла;
● снижение простоев и непроизводительных расходов;
● рост производительности труда.
Повседневное использование системы позволило улучшить исполнительскую дисциплину сотрудников и усилить их мотивацию.
Но, главное, повысились прозрачность деятельности и управляемость предприятия в целом.