Как только появился новый порядок заполнения листков нетрудоспособности, сразу стало понятно, что без разъяснений специалистов соцстраха работодателю будет трудно оформить новый бланк без ошибок. И вот первая ласточка — письмо ФСС России от 15.07.2011 № 14-03-11/15-7481.
Прежде всего напомним, какими документами утверждены новая форма листка нетрудоспособности и порядок ее заполнения. Это приказы Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 № 347н «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности» и от 29.06.2011 № 624н «Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности» (далее — Порядок заполнения больничного).
Что в имени тебе моем?
Первый вопрос, который рассмотрели специалисты ФСС России в комментируемом письме, касается порядка заполнения в больничном листе строки «место работы — наименование организации». Дело в том, что для этого показателя в форме бланка листка нетрудоспособности отведено всего 29 ячеек. Но название организации может быть и длиннее.
Согласно Порядку заполнения больничного в названной строке организация отражает свое полное или сокращенное наименование. Между тем специалисты соцстраха рекомендуют всегда указывать сокращенное наименование. Причем даже тогда, когда сокращение не предусмотрено уставными документами компании. В такой ситуации в отведенное поле нужно вписывать допустимое или произвольное сокращение в виде общепринятых аббревиатур. Для облегчения работы специалисты ФСС России вместе с комментируемым письмом выпустили приложение с перечнем полных и сокращенных наименований организаций. В частности, общества с ограниченной ответственностью при заполнении листка нетрудоспособности указывают ООО, закрытые акционерные общества — ЗАО, открытые — ОАО, некоммерческие партнерства — НП, детский сад — ДС.
Если в учредительных документах отсутствует сокращенное наименование, компания обязана его установить (на наш взгляд, для этого подойдет приказ по организации) и согласовать с региональным отделением ФСС России. Кроме того, сокращенное название следует довести до сведения работников, чтобы они правильно называли место работы при оформлении больничного.
Обратите внимание: кавычки, точки, запятые, тире, знак номера указывать не надо. Однако пробелы между словами необходимы.
ФСС России напомнил, что в соответствии с Порядком заполнения больничного выход за границы поля не допускается. Поэтому при возможном выходе на границы поля запись прекращается. Организациям, наименование которых не вмещается в отведенное поле ни при каких сокращениях, специалисты ФСС России предложили в строке «место работы — наименование организации» отражать свой ИНН.
Много печатей? Выбери одну
На практике многие организации используют не одну печать. Например, в компании может быть утверждена печать для документов, печать для отдела кадров и т.д. Какой печатью работодатель должен заверять листок нетрудоспособности?
Порядок заполнения больничного не содержит ответа на этот вопрос. В нем сказано лишь, как правильно поставить печать. Напомним, что она может выходить за пределы специально отведенного места, но не должна попадать на ячейки информационного поля бланка листка нетрудоспособности.
В комментируемом письме специалисты соцстраха внесли ясность в данный вопрос. В оттиске печати организации на больничном листе должно быть идентифицировано ее полное или сокращенное наименование. Такой вывод сделан на основании ГОСТ Р 51511—2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» от 25.12.2011 № 573-ст. В документе сказано, что в оттиске печати компания обязана предусмотреть полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках — краткое наименование в соответствии с уставом.
По нашему мнению, если в организации используется несколько печатей, во избежание проблем с контролерами лучше заранее разработать документ (например, приказ) и четко прописать в нем, какие печати в каких случаях используются.
Кто подпишет больничный лист
И последний вопрос, который разъяснили специалисты ФСС России: кто имеет право ставить подпись на листке нетрудоспособности? В новом бланке предусмотрено, что его заверяют руководитель и главный бухгалтер организации. В Порядке заполнения больничного ничего не сказано о том, может ли его заверить уполномоченное лицо.
ФСС России считает, что вместо руководителя листок нетрудоспособности вправе подписать его заместитель, курирующий соответствующие вопросы. Для этого директор организации издает приказ или распоряжение. Директор компании может также делегировать право подписи больничного руководителю филиала (обособленного подразделения), зарегистрированного в качестве страхователя по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности в региональном отделении ФСС России по месту нахождения филиала (подразделения). В этом случае надо выписать доверенность.
О подписи же главного бухгалтера специалисты фонда ничего не сказали. На наш взгляд, больничный вместо главбуха может заверить и его заместитель или бухгалтер, отвечающий за расчет пособий. В подобной ситуации также издается приказ по организации.
Как видите, специалисты Фонда социального страхования осветили далеко не все вопросы, которые возникают у работодателей при заполнении новой формы листка нетрудоспособности. Так, до сих пор остается не ясным, в каких случаях заполняется строка «Дата начала работы». Из Порядка заполнения больничного следует, что она заполняется в случаях аннулирования трудового договора, если заболевание наступило в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования. Но при аннулировании трудового договора организация перестает быть для физического лица работодателем.