Каждый предприниматель и руководитель хочет иметь оперативные данные о состоянии дел в бизнесе, на основании которых он принимает управленческие решения. Хотя и по составу, и по оперативности такая информация существенно отличается от той, которая необходима для бухгалтерского учета, бытует мнение, что к ведению учета для целей управления следует активно подключать бухгалтера. Но он обычно противится этому. «1С:Предприятие 8» позволит снять это противоречие и наладить учет наилучшим образом — с пользой для директора и без дополнительной нагрузки на бухгалтера.
Почему бухгалтер отвергает ведение учета и отчетности для целей управления? Причин несколько.
Во-первых, режим ввода данных в информационную базу. Если для бухучета допустимо вносить информацию в базу непосредственно перед тем, как бухгалтер приступит к подготовке отчетности, то для целей управления важно, чтобы информация появлялась в базе в оперативном режиме — в момент совершения операции.
Во-вторых, «языковой барьер» между терминологиями управленческого и бухгалтерского учетов. Для перевода с профессионального языка на «директорский» бухгалтеру приходится выполнять трудоемкие задачи: переносить данные в табличный редактор, менять терминологию, осуществлять дополнительные группировки и проч.
Для пользы директора и спокойствия бухгалтера
Чтобы наладить учет наилучшим образом, фирма «1С» рекомендует использовать для регламентированного учета и подготовки отчетности программу «1С:Бухгалтерия 8», а для целей управления — «1С:Управление небольшой фирмой 8» («1С:УНФ»). В «1С:УНФ» реализовано все самое необходимое для ведения оперативного учета, контроля, анализа и планирования на предприятии. Причем эта программа доступна по цене малым предприятиям. Решение не перегружено излишним функционалом, его можно легко настроить на особенности компании. Все это обеспечивает быстрый старт и удобство ежедневной работы.
В «1С:УНФ» предусмотрено оформление практически всех первичных документов и документов движения денежных средств. Механизм обмена данными позволяет автоматически выгружать необходимые справочники и первичные документы из «1С:УНФ» в «1С:Бухгалтерию 8». Таким образом, бухгалтеру не нужно повторно вносить их в свою базу.
Как «1С:УНФ» помогает бизнесу
«1С:УНФ» позволяет повысить эффективность работы компании.
С программой можно работать через Интернет. Любой пользователь, где бы он ни находился, вносит данные и получает отчеты так, как будто он в офисе. Тем самым достигается высокая актуальность информации. Например, можно непосредственно после переговоров в другом городе внести в базу информацию о заказе для производственного отдела, оформить запрос на подготовку коммерческого предложения для менеджера по продажам или направить договор на согласование с бухгалтерией.
В программе есть возможность выдавать сотрудникам задания и контролировать их исполнение. Запланированные работы и задания программа включает в «Календарь сотрудника»: сотрудник не забудет выполнить обещанное, а руководитель будет контролировать, как планируют рабочее время сотрудники и исполняет ли компания в срок свои обещания. Используя данный механизм, бухгалтер может, например, обязать менеджеров не позднее 20-го числа каждого месяца сдавать все счета-фактуры и другие документы. Если срок выполнения задания будет просрочен, и бухгалтер, и руководитель получат информацию об этом.
Планирование продаж — одна из важнейших задач руководителя. В программе предусмотрена возможность зарегистрировать планы продаж с детализацией по конкретным номенклатурным позициям, подразделениям, с указанием ответственных за выполнение. Планов продаж на один и тот же период может быть сколько угодно (реалистичный, оптимистичный, пессимистичный и др.). На основе плана и фактических данных о продажах в отчете «План-фактный анализ» автоматически рассчитываются отклонения от плана — в натуральных и стоимостных показателях и процентах. Отчет поможет руководителю оперативно проанализировать ситуацию. Подчеркнем, что для проведения план-фактного анализа запрашивать какую-либо информацию у бухгалтера не потребуется.
Задача по планированию движения денежных средств отнимает у директора много времени: нужно уточнить у бухгалтера, какие платежи поступили и сколько денег на счетах и в кассах, согласовать, сколько, кому и за что заплатить. При этом заявки на расходование денег поступают от сотрудников в разной форме — по электронной почте, в виде записок, различных документов и устных просьб. Планирование поступлений и платежей в программе «1С:Управление небольшой фирмой» выполняются намного удобнее и быстрее. На помощь приходит платежный календарь. Он представляет руководителю совокупность заявок на расходование денежных средств и планируемых денежных поступлений. При его составлении контролируется соблюдение бюджетной дисциплины. Так, заявка на платеж, превышающая установленный лимит, не может быть исполнена без соответствующего обоснования и распоряжения.
Головная боль руководителя — дебиторка и кредиторка. Как правило, директор адресует вопросы о дебиторской и кредиторской задолженностях главбуху. «1С:УНФ» берет эту обязанность на себя. Информацию обо всех дебиторах и кредиторах компании программа предоставляет директору в любой момент. Для этого предназначен ряд отчетов, формирующих информацию в табличной и графической формах.
Общая картина о состоянии дел в компании складывается у директора благодаря «Монитору руководителя» — специально настроенному комплекту отчетов по следующим показателям:
- остатки денежных средств по всем кассам и расчетным счетам;
- доходы и расходы по направлениям деятельности;
- контрагенты, имеющие задолженность перед компанией, с указанием размера задолженности;
- невыполненные заказы покупателей.
Мы рассказали лишь о малой части возможностей программы «1С:Управление небольшой фирмой 8» и тех плюсах, которые дает совместное использование с «1С:Бухгалтерией 8». С программами и практикой их совместного использования на реальных предприятиях можно ознакомиться на сайте фирмы «1С» http://v8.1c.ru/small.biz/ и у партнеров «1С».