Как оптимизировать ресурсоотдачу

Чтобы понимать, насколько эффективно организован бизнес, имеются ли потери или внутренние источники роста, менеджмент предприятий должен рассчитывать альтернативные варианты использования ресурсов для производства продукции, моделировать различные ситуации с учетом изменения цен и объемов ресурсов и продуктов. Это не только улучшает финансовые результаты, но и способствует развитию предприятия. Главное — найти такие возможности и воспользоваться ими. Посмотрим, как на одном предприятии моделирование альтернативных вариантов использования сырья и материалов позволило оптимизировать затраты и перейти к планированию.

На шинном предприятии стали снижаться объемы продаж. Цены на продукцию падали, финансовые результаты ухудшались. Менеджмент решил разобраться в происходящем и понять, можно ли самостоятельно повлиять на ситуацию.

Прежде всего выстроили цепочку создания стоимости от закупок сырья и материалов до сбыта и продаж готовой продукции. Это позволило вникнуть в процесс образования прибыли и выявить влияющие на нее внешние (цены на ресурсы и продукты) и внутренние (процесс производства и его организация, технология, нормы расхода ресурсов и др.) факторы. Поскольку внешние факторы контролировать невозможно, решили изучить, эффективно ли используются ресурсы и существуют ли альтернативные варианты. Рассмотрели структуру затрат. Выяснилось, что доля сырья и материалов занимает около 70%. Этим и решили ограничиться. Однако без конкретных аналитических данных можно лишь строить догадки. Экономисты предложили рассчитать влияние внутренних и внешних факторов на прибыль в денежном выражении.

Измеряем влияние на прибыль

Специалисты ИТ-службы помогли экономистам разработать несложную многофакторную модель прибыли. Воспользовались электронными таблицами Excel. Они удобны для изменения формул расчетов и позволяют видеть экономические взаимосвязи. Измерили, проанализировали и оценили влияние внутренних (ресурсоотдача) и внешних (цены ресурсов и продуктов) факторов на изменение прибыли за месяц (табл. 1).

Анализ провели по схеме «вход — выход», сопоставили доходы, выпуск продукции и расходы, затраты на сырье и материалы за два месяца. Опытные экономисты понимали, что по другим месяцам ситуация аналогичная. Не исключены небольшие отклонения из-за сезонности продукции.

Сравнение данных базового и отчетного периодов позволило увидеть изменение доходов и расходов в натуральном и стоимостном выражении, а также динамику цен на продукты и ресурсы (графы 10—12).

Об эффективности использования ресурсов можно судить по соотношению темпов изменения объемов продукции и затрат в натуральном выражении без учета влияния цен (графа 13). Если значение взвешенных индексов производительности меньше единицы, значит, отдача от ресурса снизилась, его неэффективно использовали, что повлияло на уменьшение прибыли в денежном выражении (графа 16). Соответственно эффективное использование ресурса (значение индекса производительности больше единицы) приводит к росту прибыли.

Влияние изменения цен ресурсов и продуктов на прибыль в табл. 1 показывает соотношение темпов роста цен на продукцию и ресурсы — индексы возмещения затрат (графа 14). Значение индекса меньше единицы свидетельствует о том, что рост цен на ресурсы опережает рост цен на продукцию. Как следствие, снижается прибыль (графа 17).

Совокупное влияние ресурсоотдачи и соотношения цен на изменение прибыли показывают индексы прибыльности (графа 15). Это влияние в денежном выражении представлено в графе 18.

Основной упор в модели сделан на изучение издержек, эффективности использования ресурсов во времени и причинах изменений. Прокомментируем основные результаты расчетов.

Обсуждаем полученные данные

Сначала оценим ситуацию в целом (итоговый результат), а затем по отдельным видам сырья и материалов.

В отчетном периоде по сравнению с базовым прибыль уменьшилась на 2,097 млн руб. Причем большая ее часть (1,857 млн руб., или 89%) недополучена из-за непроизводительного использования сырья и материалов. И только 239 000 руб. потеряли в результате превышения цен на ресурсы по сравнению с ценами на продукцию (графы 18, 16 и 17).

Посмотрели на динамику совокупных доходов и расходов. Оказалось, что доходы от продажи продукции уменьшились на 6,4% (индекс 0,936). Затраты на ресурсы (сырье и материалы) удалось снизить только на 4,3% (индекс 0,957) (графа 12). Общие затраты на сырье и материалы в отчетном периоде снизились на 4,3 млн руб. по сравнению с базовым. Решили, что недостаточно сократить затраты в абсолютном выражении, если прибыль уменьшилась. Важно эффективно использовать ресурсы для увеличения прибыли.

Обсудили итоги. Самое слабое место предприятия — неэффективное использование ресурсов (технико-организационные, производственные, технологические, ассортимент выпускаемой продукции и др.).

Для принятия решения, что менять, не хватало общей информации. Изучили результаты расчетов и обсудили ситуацию по каждому виду сырья и материалов.

Так, затраты на группу каучуков синтетических (их доля в стоимости сырья и материалов составляет 35%) снизились на 6,7%, а доходы от продукции — на 6,4% (графа 12). Расходы на этот вид сырья оказались меньше запланированных и принесли прибыль 138 900 руб. Из них 103 900 руб. получено за счет производительного использования этой группы в целом (на фактический объем выпуска пошло на 5,5% меньше, чем запланировали на плановый выпуск).

У каждого вида сырья наблюдалась своя динамика объемов и цен. Непроизводительное использование СКМС и СКИ-3 привело к потере 1,211 млн руб. и 1187 руб. соответственно, а производительное использование СКД-2 принесло дополнительно 2,664 млн руб. прибыли. Причинами непроизводительного использования основного сырья могут быть также некачественное сырье и нарушение технологии изготовления и организации производства.

По натуральному каучуку (доля в затратах на сырье и материалы около 2%) ситуация выглядела иначе. Из-за совокупного влияния внутреннего и внешнего факторов по этому сырью прибыль снизилась на 450 000 руб. Из них 497 000 руб. — за счет его непроизводительного использования. На выпуск продукции пошло на 14% больше запланированного количества при снижении объема продукции на 5,3%. Цена на него практически не изменилась (индекс 0,999). Но, поскольку цена продукции снизилась на 1,2%, прибыль уменьшилась еще на 23 000 руб.

Обсудили влияние использования других материалов на изменение прибыли. Ведь по каждому из них ситуация с ценами, использованием в производстве и расходами складывалась по-разному.

Расчеты помогли понять главное: в создании результата участвуют все службы совместно, значит, они в равной степени ответственны за общий результат. Только совместные усилия и эффективное взаимодействие руководителей и специалистов предприятия позволяют найти возможности эффективного использования ресурсов и улучшить финансовые результаты. Рассмотрели другие комбинации ресурсов, их использование. Надлежало внести изменения в технологию и производственный процесс, устранить потери и брак. Оперировать можно было двумя параметрами — количеством ресурсов и их ценами. Привлекли снабженцев, которые должны были найти способ снижения цен на закупаемое сырье и материалы.

Руководство предприятия предложило обсудить конкретные предложения и оценить их сначала в рабочих группах специалистов, затем провести общее совещание по моделированию доходов, затрат и прибыли. Организовали специальную рабочую группу. В качестве инструмента решили использовать ту же аналитическую модель, которую по сути можно принять за экономическую модель предприятия, добавив при необходимости другие ресурсы, например персонал, и рассчитать влияние эффективности его использования на прибыль. Всем хотелось выстроить реальную экономическую модель предприятия с оптимальными пропорциями, подготовить на ее основе различные сценарии развития и реализовать их. Кроме того, с помощью такой информации можно разрабатывать стратегии и воздействовать на финансовые результаты.

Оптимизировали затраты и смоделировали прибыль

Данная модель позволяет:

1) моделировать доходную часть — объемы выпуска и цены продукции, себестоимость которой напрямую зависит от неэффективного использования ресурсов;

2) использовать сырье и материалы в процессе производства;

3) менять цены на приобретаемые сырье и материалы.

Темпы изменения цен на ресурсы служат важным индикатором работы службы снабжения. По индикатору можно судить об организации и управлении закупками и запасами. Влияние этой службы на финансовые результаты многих предприятий значительно, а оборачиваемость сырья и материалов существенно влияет и на финансирование текущей деятельности.

Вариантов решения практической задачи оптимизации затрат и повышения ресурсоотдачи несколько. Например, на производственном совещании руководители подразделений на основе данных комплексного анализа и ожидаемых изменений экономических параметров представляют различные оценки (пессимистическую, наиболее вероятную и оптимистическую) объема производства и соответствующих элементов затрат.

Другой вариант: решение обратной задачи, когда на «выходе» указывают желаемые значения прибыли, цен и ресурсоотдачи, а на «входе» получают вероятные значения объемов производства и необходимых для этого видов затрат в натуральном и денежном измерении. Расчеты по управлению прибылью позволят найти выгодные с точки зрения прибыли соотношения используемых ресурсов на предприятии. Важно обеспечить руководителя информацией для принятия решений по оптимальному приспособлению к меняющейся ситуации на рынках и развивать навыки работы с альтернативными расчетами. Это задача аналитической группы, или контроллинга.

Использовали все возможности — повышение доходной части и оптимизацию расходов. Поскольку главный резерв — в доходах, начали со сбыта. Пригласили экономистов и производственников. Сбыт сформулировал предложения, как выйти на новые рынки и как на них позиционировать себя. Экономисты проинформировали о продуктах (моделях шин), с которыми выгоднее выходить на рынок. Напомнили производственникам о необходимости разрабатывать новые продукты.

Несмотря на то что объем продаж в натуральном выражении до уровня базового периода увеличить не удалось, на следующий месяц запланировали 130 000 т, что на 3000 т больше, чем в отчетном периоде. Это уменьшило падение объемов и доходов с 5—6 до 3% к базовому периоду.

Вопрос поставили так: каким бы хотела рабочая группа видеть совокупное влияние предпринимаемых ею усилий через месяц? Можно ли в планируемом месяце сработать производительно, иначе использовать ресурсы, устранить брак и потери и получить прирост прибыли?

При обсуждении результатов и подготовке конкретных предложений технологи обратили внимание на фактический расход каучуков синтетических (СКМС и СКИ-3) и нашли возможность сократить их расход на 3,5 и 3,3% соответственно. Предложения о более эффективном их использовании способствовало получению дополнительной прибыли на сумму 1,768 млн руб. по сравнению с 138 900 руб. в базовом периоде.

На один из видов анидных тканей в переговорах с поставщиками удалось снизить цену почти на 3%, на другой вид — на 1,1%. Используя возможности технологии, снизили расход ткани анидной 25А.

Кроме того, уменьшили расход каучука натурального до уровня базового периода — на 3,2%. Были и другие предложения. Снабженцы нашли новых поставщиков синтетического каучука и анидных тканей. С ними заключили рамочный договор и определили в нем ежемесячные суммы закупок. При этом договорились о небольшом снижении цен и получили отсрочку платежа на месяц.

Результаты моделирования с учетом всех предложений приведены в табл. 2. По сравнению с базовым периодом прибыль удалось увеличить на 3,495 млн руб., в том числе за счет роста ресурсоотдачи — на 2,961 млн руб. Затраты на сырье и материалы сократили на 6,697 млн руб.

Смысл приведенной аналитики заключается в точном определении проблемы и ее истинных причин, а также в поиске решений, реализация которых поможет изменить ситуацию. Здесь важно за цифрами видеть проблемы предприятия, взаимосвязи, тенденции роста затрат и снижения доходов, а главное, причину происходящего — цепочку «сбыт — производство — снабжение». Ведь изменение прибыли — результат совместной работы. В цепочке нужно найти проблемное звено, постепенно наладить работу всего предприятия, эффективно использовать имеющиеся возможности. Это будет способствовать росту производительности и развитию потенциала предприятия.

Моделирование альтернативных вариантов доходов и расходов на основании эффективного использования ресурсов на конкретных цифрах предприятия может стать первым практическим шагом на пути реального планирования деятельности.

Единственный способ реализовать сказанное позволят опыт работы с аналитической информацией, альтернативные варианты комбинации ресурсов. Причем важно, чтобы собственные расчеты подтверждали правильность выбранных действий. Тогда ситуация начнет меняться.

Влияние использования сырья и материалов на изменение прибыли предприятия (таблица 1)

Результаты моделирования доходов и затрат (таблица 2)