Законодательная дума Томской области направила на рассмотрение в Госдуму законопроект о внесении взаимосвязанных изменений в законы о госрегистрации и об архивном деле.
Действующая редакция ст. 21 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» предписывает организациям по окончании всех этапов ликвидации представлять в регистрирующий орган ряд обязательных документов: заявление на госрегистрацию ликвидации установленной формы, ликвидационный баланс, документ об оплате госпошлины, справку из Пенсионного фонда об отсутствии задолженности (можно не сдавать, поскольку фонд представит ее в регистрирующий орган по межведомственному запросу). Архивных документов в этом перечне нет.
По общему правилу архивные документы, в том числе с неистекшими сроками хранения, и документы по личному составу в упорядоченном состоянии сдаются в архив после получения свидетельства о прекращении деятельности (ст. 10 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-Ф3 «Об архивном деле в Российской Федерации»). Для конкурсных управляющих, например, обязанность передавать на хранение документы должника установлена ч. 2 ст. 129 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)».
Важность хранения и доступности документов по личному составу не существующих уже организаций трудно переоценить. Именно этими документами можно подтвердить, в частности, трудовой стаж для назначения пенсий, особенно в периоды до введения персонифицированного учета. Но далеко не все организации выполняют требования закона о передаче документов на хранение в архив.
Так, для конкурсных управляющих административная ответственность за нарушение этой обязанности установлена п. 3 ст. 14.13 КоАП РФ, но случаи привлечения их к ответственности в судебной практике единичны.
Ликвидаторы организаций (при добровольной ликвидации) выполняют требование закона еще реже. В обоснование томские законодатели приводят статистику по Томской области за 2011 г. Только треть организаций от общего числа прекративших деятельность сдали на хранение в государственные архивы документы по личному составу.
Предлагается обязать организации в числе документов, представляемых на регистрацию в связи с ликвидацией, подавать и документ, подтверждающий передачу архивных документов в соответствующий государственный или муниципальный архив. Такие поправки планируется внести в ст. 21 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ. Одновременно архивы обяжут выдавать этот документ в подтверждение факта передачи архивных документов, указав на подобную обязанность в п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-Ф3.