Работнику организации были выданы под отчет денежные средства на оплату услуг.
Однако он вовремя не отчитался по этим суммам и не вернул деньги в кассу. Какие действия должна предпринять бухгалтерия? И возникает ли в этом случае у работника доход, облагаемый НДФЛ? Ответы — в нашей статье.
Подотчетные правила
С этого года изменился порядок ведения кассовых операций (Положение ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П, далее — Положение № 373-П). Новации затронули и правила выдачи подотчетных сумм. Раньше для выдачи денежных средств под отчет руководитель должен был издать приказ по организации для установления срока, на который выдаются деньги, и утверждения максимальной суммы выдачи (п. 11 прежнего Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Банком России 22.09.93 № 40). Теперь никакого приказа не требуется. Работнику для получения денежных средств под отчет достаточно написать заявление в произвольной форме, которое должен завизировать руководитель компании (с указанием суммы и срока, на который она выдается, подписи руководителя и даты). Основание — п. 4. 4 Положения № 373-П.
А вот правила составления авансового отчета по выданным под отчет денежным средствам не изменились. Как и раньше, сотрудник должен отчитаться не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги (п. 4.4. Положения № 373-П).
Ни денег, ни отчета: действия бухгалтера
Если по истечении указанного срока сотрудник не представил авансовый отчет, а также не вернул подотчетные суммы в кассу организации, за ним будет числиться долг. Рассмотрим, какие действия можно предпринять в рассматриваемой ситуации.
Удерживаем долг из зарплаты
Конечно, в первую очередь нужно поговорить с работником и потребовать вернуть в кассу денежные средства. Если беседы не помогли, то бухгалтер может удержать долг из заработной платы должника.
Право на это работодателю дает ст. 137 ТК РФ. В ней прямо сказано, что удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться, в том числе и для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях. Невозврат работником подотчетных сумм как раз и является другим аналогичным случаем.
Но здесь важно не пропустить срок принятия такого решения. В указанной норме Трудового кодекса сказано, что руководитель должен принять решение об удержании долга из заработной платы работника не позднее месяца со дня окончания срока, установленного для возврата подотчетных сумм. Кроме того, вернуть долг таким образом можно только в том случае, если сотрудник не оспаривает основание и размер удержания, то есть если он полностью признал свою вину. Обратите внимание: общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы ограничен и составляет 20% (ст. 138 ТК РФ).
Если по каким-либо причинам удержать долг из доходов работника не удалось, то взыскать задолженность организация может через суд. Подать в суд иск можно в течение одного года со дня, когда работник обязан был отчитаться за подотчетные денежные средства (ст. 392 ТК РФ).
Теперь посмотрим, возникнут ли для работника налоговые последствия. На наш взгляд, в рассматриваемой ситуации у сотрудника не будет облагаемого НДФЛ дохода. Дело в том, что числившиеся за ним денежные средства не стали его собственностью. В бухгалтерском учете до истечения срока исковой давности будет отражаться задолженность работника по подотчетным суммам. И если компания удерживает долг из заработной платы или же обратилась с соответствующим иском в суд, то долг так или иначе будет погашен. Так что ни о каком доходе работника в этом случае не может быть и речи.
Однако налоговики придерживаются иной точки зрения. Это подтверждают письма УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861 и от 27.03.2006 № 28-11/23487. В них специалисты налоговых органов пришли к выводу, что если к авансовому отчету не приложены подтверждающие документы или же первичка оформлена с нарушением требований Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», то подотчетные суммы следует включить в доход работника. Что уж говорить о ситуации, когда сотрудник вовсе не отчитался по выданным под отчет денежным средствам. Конечно же фискалы включат их в облагаемый НДФЛ доход.
Заметим, что Минфин России придерживается более лояльной позиции. В письме от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610 финансисты момент возникновения объекта обложения НДФЛ ставят в зависимость с истечением срока исковой давности. Напомним, что он составляет три года (ст. 196 ГК РФ).
Судебная практика по этому вопросу складывается в пользу налогоплательщиков. Арбитры признают, что невозвращенные работником подотчетные суммы не являются его доходом. Следовательно, объекта обложения НДФЛ не возникает. Такой вывод, например, содержится в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 № А32-27520/2008-19/520 (Определением ВАС РФ от 11.01.2010 № ВАС-17159/09 отказано в передаче этого дела в Президиум ВАС РФ).
А в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 12.11.2008 № А43-3598/2008-6-65 суд отметил, что денежные средства, полученные под отчет работником, изначально выдаются не в пользу данного работника, а для приобретения товаров (работ, услуг) для нужд организации. Кроме того, арбитры отклонили довод налоговиков о том, что полученные денежные средства работником не возвращены, да и срок исковой давности на их взыскание истек. Такой аргумент не может быть принят во внимание, так как не влияет на правовую оценку отношений, возникших между организацией и ее работником. Более того, не исключено, что работник в дальнейшем вернет организации долг в добровольном порядке.
Понять и простить
Если сумма подотчетных средств невелика, руководство организации может принять решение о прощении долга (ст. 415 ГК РФ). В этом случае организации как налоговому агенту нужно будет удержать из доходов работника соответствующую сумму НДФЛ и перечислить ее в бюджет. Обратите внимание, в этом случае доход возникнет в момент списания задолженности.
Аналогичной позиции придерживаются и специалисты финансового ведомства (письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610). При этом они указывают, что, если нет возможности удержать налог (например, сотрудник уволился), организация обязана письменно сообщить об этом в налоговую инспекцию. Сделать это нужно не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства (п. 5 ст. 226 НК РФ). Для этих целей используется форма 2-НДФЛ (п. 2 приказа ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@).
И последний момент: он касается налога на прибыль. Можно ли учесть при расчете налога на прибыль сумму списанного долга? Минфин России считает, что признать долг безнадежным и соответственно учесть его по подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ в составе внереализационных расходов можно, только если истек срок исковой давности (письмо от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610). Более того, финансисты указывают на то, что расход в виде сумм прощенного долга не является экономически обоснованным (письмо Минфина России от 04.04.2012 № 03-03-06/2/34). К сожалению, в рассматриваемой ситуации, спорить с чиновниками не имеет смысла.