ИТ-контроллинг как инструмент управления ИТ-затратами и результатами

| статьи | печать

Эффективное и оптимальное использование информационных и коммуникационных технологий является одной из серьезных задач современного бизнеса. Перейти на качественно новый уровень управления ИТ помогает использование контроллинга1 и его инструмен­тов. О сути, структуре и инструмен­­тах ИТ-контроллинга, а также его роли для ИТ-служб и предприятия рассказывает Андреас Гадач, профессор экономической информатики, специалист в области информационного менеджмента и ИТ-контроллинга, ВРМ, моделирования процессов и использования стандартных ERP-систем2.

Стратегическое управление затратами на ИТ основано на управлении параметрами, по которым принимаются решения, — количеством и ценой. Используя их, можно влиять на величину затрат. В связи с мегатрендом устойчивого развития бизнеса цель состоит в рациональном использовании всех ресурсов, в том числе сокращении потребления ИТ-услуг и расходов на их приобретение, или сокращении лицензий на софт. В ряде компаний ответственность за возрастающие затраты чаще всего перекладывают на директоров ИТ-подразделений. Однако не все затраты в этой сфере инициирует ИТ-служба, чаще всего они возникают в связи с принятием решений и соответствующим поведением в других подразделениях компании. Поэтому необходимо повышать прозрачность издержек в ИТ, измерять и учитывать их, анализировать, рассчитывать результаты деятельности. Этой цели и служит контроллинг.

Концепция ИТ-контроллинга определяет цели ИТ и критерии их достижения

Под ИТ-контроллингом часто понимают его отдельные задачи, например контроллинг автоматизированной или элект­ронной обработки данных, информатики, информационных систем, информационных технологий. В узком смысле слова ИТ-контроллинг понимается как контроллер ИТ-отдела, или контроль ИТ-проектов. Но этого недостаточно.

ИТ-контроллинг включает множество объектов, задач, способов их решения, подходов и видов деятельности. Чтобы их упорядочить и сделать структуру ИТ-контроллинга понятной для бизнеса, разрабатывается его концепция. В ней определяются цели развития ИТ, инструменты управления ими и критерии их достижения. В результате из принятой концепции вытекает и соответствующее понимание ИТ-контроллинга на конкретном предприятии.

Концепция ИТ-контроллинга определяет также рамки для всех видов деятельности в этой области и включает планирование, координирование и управление информационными технологиями и их задачами для оптимизации бизнеса (бизнес-процессов и организационной структуры). Цели ИТ-контроллинга и контроль их достижения определяются с участием службы контроллинга предприятия.

Основная функция ИТ-конт­роллера состоит в управлении использованием ИТ в бизнесе. О целенаправленном применении информационных технологий можно говорить, если они используются для достижения целей бизнеса в основных бизнес-процессах и для их координации. Предшествует этому принятие правильных решений в области управления ИТ, а для этого необходима соответствующая информация.

Прежде чем организовывать ИТ-контроллинг, необходимо наладить контроллинг основных бизнес-процессов, а уже для их оптимизации использовать ИТ.

Как вписать ИТ-контроллинг в концепцию управления предприятием, основанную на контроллинге, видно из рис. 1. Связывая отдельные подразделения в одну сеть, ИТ-контроллинг имеет ряд преимуществ:

  • позволяет интегрировать его в общий контроллинг предприятия;
  • направляет использование ИТ на достижение целей всей организации;
  • помогает менеджменту бизнеса войти в ИТ-сферу, наладить эффективный диалог с ИТ-специалистами и рассмат­ривать этот блок как единый фактор повышения производительности, а не как закрытый блок затрат.

Разработка процессной модели ИТ требует услуг контроллинга

Если представить процессную модель ИТ, состоящую из последовательных этапов (процессов) — стратегического планирования, развития и функционирования программного обеспечения (ПО), тогда задачи информационного менеджмента можно сформировать в виде сети взаимосвязанных действий, как показано на рис. 2.

На первом этапе разрабатывается ИТ-стратегия, в рамках которой определяются соответствующие мероприятия, их осуществление и контроль выполнения для достижения стратегических целей предприятия.

ИТ-стратегия включает:

  • формулирование целевого состояния, к чему стремится компания;
  • определение конкретных действий для его достижения и выявление слабых мест;
  • разработку альтернатив;
  • постановку целей и мероприя­тий по их достижению, что и к какому сроку должно быть сделано;
  • назначение ответственных лиц за мероприятия;
  • выбор измерителей для мониторинга достижения целей по срокам.

Основной элемент ИТ-стра­тегии — план развития ИТ, информационных систем (ИС), или план рамочной архитектуры. Такой план отвечает на вопросы:

  • Какие ИС используются на предприятии в настоящее время?
  • Кто отвечает за эти системы?
  • Когда ИС была внедрена, и какое ее реальное состояние используется?
  • Как различные ИС предприятия связаны между собой?
  • Какая из ИС является «ведущей» (с данными по клиентам или продуктам)?
  • Какое подразделение и с помощью какой ИС учитывает и вносит изменения в данные предприятия, например данные о клиентах?
  • Куда затем эти изменения передаются?
  • Где (подразделение, служба) и для чего (каких бизнес-процессов) применяется стандартный софт (ПО) того или иного вендора?
  • Где и для чего можно еще использовать стандартные ПО?

Наряду с этим принимается ряд стандартов для аппаратной части, ПО и безопасности ИТ.

Второй этап, или процесс развития ИТ, сопровождает развитие, техническое обслуживание и поддержку ПО, а также внед­рение стандартных программ ERP.

Третий этап состоит в эксплуатации ИТ и включает планирование и построение ИТ-инфраструктуры, или центра обработки данных, внутреннюю сеть, центральный сервер для хранения данных и др., а также эксплуатацию имею­щегося ПО и оказание сервисной поддержки. Все эти задачи решаются на трех стадиях (разработка концепции, ее осуществление и мониторинг результатов), и на каждой из них требуются услуги ­контроллера.

Инструменты ИТ-контроллинга используются для достижения целей и оптимизации процессов

Концепция ИТ-контроллинга раскрывается через его стратегическую и оперативную составляющие. Их взаимосвязи приведены на рис. 3.

Стратегический ИТ-конт­роллинг не ограничен сроками, направлен на предприятие в целом, служит для повышения эффективности его деятельности и отвечает на вопрос: какие задачи должны быть решены для обеспечения будущего бизнеса?

Кроме того, информационные технологии являются фактором конкурентоспособности и направлены на достижения целей предприятия. Для выполнения таких стратегических задач необходим определенный набор инструментов. Их правильный выбор дает возможность долгосрочно измерять стоимость предприятия и его конкурентоспособность. Использует такие инструменты ИТ-менеджмент при формулировании, осуществлении и текущем мониторинге ИТ-стратегии. Она работает с ИТ-стандартами, например операционными сис­темами, офисными продуктами, которые определяет ИТ-менеджмент. Оказывать ему действенную поддержку служба ИТ-контроллера может, если работает в соответствии со стандартами. Данные конт­роля разработанных мероприя­тий применяются в анализе и при создании показателей сбалансированной системы показателей (ССП), все активнее используемой в ИТ-сфере.

Стратегический ИТ-конт­роллинг принимает также учас­тие в подготовке и принятии долгосрочных решений при формировании и управлении портфелем ИТ-проектов, их упорядочивании по различным критериям и выбора стратегически важных проектов. Инструменты стратегического ИТ-контроллинга приведены на рис. 4.

Оперативный ИТ-контрол­линг работает в рамках определенного периода времени, занимается отдельными процессами бизнеса, информационными системами, затратами и направлен на поддержку конкретных процессов. Соответствующие инструменты используются для более эффективного проведения мероприятий, направленных на решение стратегических задач ИТ-контроллинга (см. рис. 5). О том, насколько эффективно используются такие инст­­рументы, можно судить по результатам деятельности всего предприятия — прибыли, ликвидности и рентабельности, вернее, по изменению этих показателей.

Для принятия обоснованных решений необходима детальная информация на основе анализа затрат и инвестиционных расчетов в ИТ-службе. Поэтому основная составная часть любой концепции ИТ-контроллинга состоит в управлении ИТ-затратами и результатами. Стратегический ИТ-контроллинг занимается формированием структуры соответствующих затрат, их величиной и отслеживает их целевое использование на эффективное выполнение ИТ-стратегии и стратегии бизнеса. Оперативный менеджмент ­ИТ-затрат управляет их величиной и динамикой, а также ИТ-мощностями («железо», софт, персонал, услуги) в рамках принятой стратегии.

Контроллинг ИТ позволяет учитывать новые тренды

Разработка концепции ИТ-контроллинга, а также ее стратегической и оперативной составляющих позволяет не только эффективно использовать потенциал ИТ, но при необходимости расширять ее рамки, включая новые тренды. Основным из них сегодня и на перспективу является устойчивое развитие бизнеса, что связано со снижением затрат и расходов на энергоресурсы, уменьшением выбросов СО2 и отчасти с развитием «зеленых» ИТ.

Вместе с тем, согласно опросам некоторых экспертов, одна треть компаний не знают своих расходов энергии на используе­мые ими ИТ. И при принятии решений об инвестициях практически не учитываются расходы на энергоресурсы. Данный пример как раз говорит о необходимос­­ти своевременно учитывать аспект устойчивости и влияние развития ИТ на окружающую среду в управлении затратами в этой сфере. Поэто­му компании встраивают цели достижения устойчивости бизнеса в свою стратегию. Это поз­воляет обострить сознание ответственности бизнеса за состояние внешней среды.

Пример значимых целей в рамках концепции устойчивости информационного менеджмента и ее осуществления приведен в табл. 1. Для управления и достижения поставленных целей используется такой инструмент стратегического контроллинга, как ССП, представленная в табл. 2. Такую систему необходимо разработать в компании и использовать для согласования и наблюдения за воплощением в жизнь стратегии бизнеса.

Сегодня центральная задача состоит в построении целостной концепции управления внешней средой, средой обитания, которая наряду с другими должна интегрировать концепцию «зеленых» ИТ. И чтобы развернуть бизнес лицом к этой проблеме, необходимо расширить или приспособить стратегию бизнеса и ИТ-стратегию, а сбалансированную систему показателей как инструмент управления стратегией расширить и интегрировать в нее соответствующие цели и показатели.

Цели контроллинга в рамках концепции устойчивого информационного менеджмента (таблица 1)

Уровень

Инструменты

Цели

Стратегический

ИТ-стратегия

Снижение потребления энергии и выбросов СО2, оценка альтернатив (например, выбор места размещения дата-центров). Применение инновационных технологий (топливный элемент), строительство «зеленых» вычислительных центров

ССП

Учет потребления энергии — СО2 и соответствующие цели, показатели и измерители

Стандартизация

Снижение потребления энергии через технические стандарты, виртуализацию серверов, десктопов (thin client), проведение видеоконференций, системы охлаждения, централизацию принтеров

Управление

портфелем ИТ

Расширение критериев для учета проектов, учитывающих «зеленые» ИТ в портфеле ИТ. Повышение прозрачности затрат, в том числе затрат на энергоресурсы

Оперативный

Учет и расчет затрат

и результатов в ИТ

Определение и последующий расчет расходов на энергоресурсы и расход СО2

Менеджмент

партнерами по бизнесу

Аудит соблюдения «стратегии „зеленых“ ИТ» поставщиками, опрос

Отчетность

и показатели в ИТ

Подготовка, анализ и мероприятия по рациональному использованию энергоресурсов и выбросов CO2 по ИТ-клиентам, системам, проектам и другим критериям

ИТ-контроллинг проектов

Достижение целей по потреблению энергии и выбросов CO2 в проектах. Предупреждение об этом руководителей проектов

и заказчиков

ИТ-процесс-менеджмент

Внутренний маркетинг, информация и тренинг сотрудников, оптимизация процессов в снабжении (закупка энергосберегающих продуктов), расширение процессов возврата для старого оборудования и использованных материалов (картриджи и аккумуляторы), измерение и сокращение потребления энергии в процессах, своевременный мониторинг потребления энергии/автоматическое отключение приборов при их простоях

Сбалансированная система показателей для достижения устойчивости (таблица 2)

Цель

Показатели

Значение цели

Мероприятия

Рынок/Клиент

Имидж компании с точки зрения улучшения экологии

Доля оборота для клиентов, сознательно относящихся к окружающей среде

Повышение > 10%

■ Анализ требований клиентов

■ Кампания по защите окружающей среды

■ ИТ с точки зрения потребления энергии

Доля энерго­сберегающих ИТ-продуктов

Доля > 50%

ИТ-процессы

Устойчивое снижение затрат по эксплуатации ИТ.
Повышение уровня зрелости «зеленых» ИТ

Потребление энергии за один час работы

квт/ч < xxx

■ Управление сервером

■ Виртуализация

■ Комплексное оборудование с низким уровнем энергопотребления (с сертификатом)

■ Принтер для подразделения

■ Автоматическое отключение

■ Контроль потреб­ления энергии

Потребление энергии за один расчетный час

квт/ч 1 < xxx

Персонал/обучение

Определение устойчивой культуры среди сотрудников

Потребление энергии на одного сотрудника

X квт/ч ­ежегодно

■ Обучение

■ Ответственность сотрудников

■ Соответствующая система оплаты

■ Система внесения предложений

Предложения по улучшению на одного сотрудника (премированных)

Количество > 2

Финансы

Прозрачное для клиентов энергосбережение
Повышение прибыли за счет «зеленых» ИТ-продуктов

Энергозатраты на каждое рабочее место в ИТ/количество отработанных часов

Затраты на энергию < Х евро

■ Анализ энергозатрат

■ Учет затрат на энергоресурсы и их интеграция в учете общих объемов продукции и оказанных услуг

■ ROI каждого мероприятия в ИТ ежемесячно

ROI

ROI > 10%

1 Контроллинг — комплексная система поддержки управления организацией, направленная на достижение ее целей и результатов через координацию взаимодействия систем менеджмента и мониторинга их эффективности. — Прим. ред.

2 Руководитель магистерской программы «Управление инновациями и информацией в экономике» в Высшей школе Бонн-Рейн-Зиг, имеет практический опыт консультирования, руководителя проектов и ИТ-менеджера, автор многих пуб­ликаций.