Форма СЗВ-М: проблемы и решения

Форму СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах» можно назвать одной самых простых. Однако, как показывает практика, и при ее заполнении возникают трудности. О том, какие ошибки допускают бухгалтеры, — наша тема номера.

Форма СЗВ-М появилась на свет после того, как Федеральный закон от 29.12.2015 № 385-ФЗ дополнил ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон № 27-ФЗ) п. 2.2. В нем сказано, что страхователь должен представлять в Пенсионный фонд о каждом работающем у него застрахованном лице следующие сведения:

• страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);

• фамилию, имя и отчество;

• ИНН (при наличии у страхователя данных об ИНН застрахованного лица).

В связи с этим Правительство РФ постановлением от 01.02.2016 № 83п утвердило форму СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах». Обратите внимание: эти сведения сдаются не только в отношении штатных работников организации, но и лиц, заключивших с компанией гражданско-правовые договоры.

Срок сдачи

Согласно п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ страхователи должны представлять сведения ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (месяцем). Соответственно, последний день срока — это именно 15-е число. А как быть, если этот день приходится на выходной или праздничный день?

Закон № 27-ФЗ не содержит ответа на этот вопрос. По мнению специалистов Пенсионного фонда, если последний день срока приходится на выходной и (или) нерабочий праздничный день, то последним днем представления формы СЗВ-М считается первый следующий за ним рабочий. Такая позиция содержится в письме ПФР от 07.04.2016 № 09-19/4844. В нем чиновники указали, что в данной ситуации нужно применять положения законодательства, регулирующие сходные отношения (аналогия закона). В то время действовал Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ. К нему и обратились специалисты Пенсионного фонда. Согласно ч. 7 ст. 4 этого закона в случае, если последний день срока приходится на день, признаваемый в соответствии с законодательством РФ выходным и (или) нерабочим праздничным днем, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

Но данный закон с 1 января 2017 г. утратил силу. В связи с этим Пенсионный фонд выпустил новое разъяснение по данному вопросу — письмо от 28.12.2016 № 08-19/19045. Позиция осталось прежней, только поменялось обоснование. Теперь чиновники ссылаются на положения ст. 193 Гражданского кодекса РФ. В ней сказано, что если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий.

Бумажная форма против электронной

Согласно п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ порядок представления сведений определяется численностью застрахованных работающих. Если она составляет 24 человека и менее, то работодатели вправе представить форму СЗВ-М как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Если численность составляет 25 человек и более, то форму можно подать только в электронном виде.

Но есть один нюанс. Форма СЗВ-М представляется в отношении застрахованных лиц. А ими являются граждане РФ и законно проживающие иностранцы за исключением высококвалифицированных специалистов, признаваемых таковыми в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 № 115-ФЗ. Таким образом, если в штате организации есть высококвалифицированные иностранные работники, то они в форму СЗВ-М не включаются.

Соответственно, если, например, из 50 человек на фирме 26 человек — это высококвалифицированные иностранные специалисты, то компания имеет право сдать форму СЗВ-М в бумажном виде.

Особенности заполнения

В форме СЗВ-М организация должна указать:

• свои реквизиты (краткое наименование, ИНН/КПП, регистрационный номер в ПФР);

• ответный период;

• тип формы (исходная, дополняющая, отменяющая);

• сведения о застрахованных лицах (ФИО застрахованного лица, СНИЛС, ИНН).

Главное — числиться в штате

В сведениях о застрахованных лицах указываются данные о работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, и т.п. По логике, страхователи должны представлять форму СЗВ-М на всех работающих у них граждан, на выплаты в пользу которых начисляются страховые взносы.

А нужно ли составлять форму в отношении работников, которым в отчетном периоде организация не производила выплат? Например, работники находились в отпуске по уходу за ребенком, в неоплачиваемом отпуске, на военных сборах. Или другая ситуация: компания заключила договор подряда, оплата по которому будет производиться только после выполнения работы или оказания услуги. Нужно ли подрядчика включать в форму СЗВ-М с начала срока действия договора подряда и до его окончания?

Ответ на эти вопросы один: да, нужно. В письме от 06.05.2016 № 08-22/6356 специалисты Пенсионного фонда указали, что отсутствие факта начисления выплат и иных вознаграждений за отчетный период не является основанием для непредставления отчетности по данной форме.

Обратите внимание: нет никаких исключений в отношении дистанционных работников. Как сказано в ст. 312.1 ТК РФ, на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных в главе 49.1 ТК РФ.

Работников нет, а отчетность есть

На практике встречаются так называемые «спящие» организации, у которых нет работников и даже нет договора с руководителем. Но это не освобождает их от подачи формы СЗВ-М.

Дело в том, что для целей Закона № 27-ФЗ под работающими гражданами понимаются лица, к которым относятся работающие по трудовому договору, в том числе руководитель организации, являющийся единственным учредителем. При этом такой руководитель заключать с самим собой трудовой договор не обязан. По крайней мере, так считают специалисты Роструда (письмо от 06.03.2013 № 177-6-1).

Следовательно, даже в такой ситуации в форме СЗВ-М нужно ежемесячно отражать сведения о руководителе.

Работник без СНИЛС

Согласно ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка и СНИЛС оформляются работодателем. Но пока будет идти оформление, вполне может наступить срок подачи формы СЗВ-М.

В этом случае данные о сотруднике нужно включить в форму без указания СНИЛС. А затем, когда СНИЛС будет получен, работодателю нужно будет подать в Пенсионный фонд дополняющую форму. При этом в поле 3 «Тип формы (код)» необходимо проставить значение «доп».

Отпуск с увольнением

Если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, то форма подается и за тот месяц, в котором сотрудник уволился. Например, если он уходит в отпуск в марте 2018 г., а дата его увольнения — апрель 2018 г., то данные об этом сотруднике нужно включить в форму еще и в апреле 2018 г. Обоснование следующее.

В статье 127 ТК РФ определено, что по письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.

Соответственно, в рассматриваемой ситуации до даты увольнения в последний день отпуска гражданин будет числиться работником компании.

Посмертное увольнение

В пункте 6 ст. 83 ТК РФ предусмотрено, что одной из причин увольнения является смерть работника. Основанием для такого увольнения будет являться свидетельство о смерти. Получив данный документ, работодатель издает приказ об увольнении. После этого производится соответствующая запись в трудовую книжку, которая затем передается родственникам.

Но так как человек до момента смерти и увольнения все-таки трудился в компании, данные о нем должны быть отражены в форме СЗВ-М.

«Блуждающее» отчество

Проблемы с указанием отчества в форме СЗВ-М в большинстве случаев возникают у компаний, в штате которых трудятся иностранные работники.

СНИЛС для иностранцев оформляется на основании разрешения на временное проживание. Данные для составления трудового договора нужно брать из СНИЛС. При этом данные в паспорте, который предъявляет иностранный работник работодателю, должны соответствовать данным в СНИЛС. Таким образом, если в СНИЛС отчество не указано, то и в форме СЗВ-М его быть не может.

На практике встречаются ситуации, когда в национальном паспорте иностранного гражданина отчество есть, а в заграничном паспорте оно отсутствует. Как правило, отметка о разрешении временного проживания в РФ проставляется на заграничном паспорте. Именно этот документ удостоверяет личность иностранца на территории нашей страны. Поэтому и при приеме на работу вся информация об иностранном гражданине берется из загранпаспорта. А вот в Пенсионном фонде могут быть иные сведения об иностранце.

Именно так произошло в деле, которое было рассмотрено АС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 05.07.2017 № А19-16470/2016. В форме СЗВ-М компания указала сведения о трех иностранных работниках без отчеств. При этом Пенсионный фонд располагал данными с указанием их отчеств. Управление Пенсионного фонда привлекло компанию к ответственности за совершение нарушения законодательства об индивидуальном (персонифицированном) учете.

Суд первой инстанции поддержал ревизоров из ПФР. Арбитры указали, что на компании лежала обязанность при принятии на работу граждан проверить реквизиты страховых свидетельств и при необходимости инициировать корректировку данных, чего организация не сделала.

А вот апелляция и кассация встали на сторону организации и отменили решение ПФР на том основании, что представленные организацией сведения соответствуют сведениям в паспортах застрахованных лиц. Суды отметили, что компания заполнила форму СЗВ-М в соответствии со сведениями в их заграничных паспортах (отчество отсутствует). Поэтому данные сведения соответствуют действительности, а неинициирование корректировки данных, имевшихся у Пенсионного фонда, не образует состав правонарушения, предусмотренного Законом № 27-ФЗ. Более того, на момент вынесения решения Пенсионный фонд уже обладал правильными данными об иностранных работниках, поскольку выдал им новые СНИЛСы (без отчества).

Член совета директоров

Даже если вознаграждение членам совета директоров выплачивается только один раз в год, данные о них нужно отражать в форме СЗВ-М в течение всего года — за каждый месяц. Объясняется это правовой позицией Конституционного суда.

В определениях от 06.06.2016 № 1169-О и 1170-О Конституционный суд указал, что действующее правовое регулирование предполагает отнесение вознаграждения, производимого членам совета директоров общества в связи с выполнением возложенных на них обязанностей по управлению и контролю за деятельностью общества, к объекту обложения страховыми взносами независимо от того, содержится ли условие о выплате данного вознаграждения в договоре между членом совета и обществом. Данный вывод позволяет считать такие выплаты производимыми в рамках гражданско-правовых договоров.

Получается, что члены совета директоров в течение года оказывают организации услуги по управлению ей. Именно за это они получают вознаграждение, облагаемое обязательными страховыми взносами. Ну а раз имеет место факт оказания услуг, то данные о членах совета нужно указывать в форме СВЗ-М. Ведь, как мы уже сказали, фактическая выплата вознаграждения никакого значения не имеет.

Ученический договор

Сведения о гражданине, с которыми заключен ученический договор, в форму СЗВ-М включать не надо.

Минтруд России в письме от 26.02.2015 № 17-3/В-83 указал, что в силу ст. 56, 198 и 199 ТК РФ ученический договор не является трудовым договором или гражданско-правовым договором о выполнении работ или оказании услуг. А Минфин России в письме от 03.07.2017 № 03-15-06/41745 отметил, что на стипендию, начисляемую таким ученикам, обязательные страховые взносы не начисляются.

Штрафные санкции

Согласно ст. 17 Закона № 27-ФЗ за непредставление в установленный срок или представление недостоверных сведений к страхователю применяются штрафные санкции — 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица. Учитывая, что форма подается ежемесячно, то и ошибка в заполнении, переходящая из месяца в месяц, будет наказываться штрафом за каждый месяц отдельно.

Обратите внимание: если в форме содержатся ошибки в отношении отдельных работников, то нельзя считать ошибочной всю форму СВЗ-М. К такому выводу пришли арбитры в постановлении АС Западно-Сибирского округа от 23.08.2017 по делу № А27-22235/2016.

Также в ст. 17 Закона № 27-ФЗ предусмотрена ответственность за несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов. Размер штрафа составляет 1000 руб.

Исправление ошибок

Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах утверждена приказом Минтруда России от 21.12.2016 № 766н. В пункте 39 этого документа сказано, что финансовые санкции к страхователю не применяются, если он исправил ошибку до момента ее обнаружения территориальным органом Пенсионного фонда

Это означает, что если компания или предприниматель совершили ошибку при заполнении формы СЗВ-М, но обнаружили и исправили ее до того, как об этом узнал Пенсионный фонд, страхователь наказан не будет. Аналогичные выводы содержатся в постановлениях АС Дальневосточного округа от 10.04.2017 № Ф03-924/2017 по делу № А16-1601/2016, Восточно-Сибирского округа от 05.10.2017 по делу № А78-1989/2017.

Технические огрехи

Интересную ситуацию, касающуюся штрафных санкций, рассмотрел АС Поволжского округа в постановлении от 19.05.2017 № Ф06-20555/2017. Компания допустила при передаче в Пенсионный фонд формы СЗВ-М техническую ошибку, не относящуюся к данным о застрахованных лицах. Форма была передана и принята своевременно. Затем ошибка была обнаружена, и компания представила данную форму за тот же период, но уже с исправлением. При этом и в первом, и во втором варианте формы стоял код «исхд».

Чиновники решили, что вся форма подана с нарушением установленного срока, и оштрафовали компанию.

Суд это решение отменил. Он указал, что оснований для представления дополняющей или отменяющей формы отчетности, подаваемой с целью дополнения или отмены ранее принятых Пенсионным фондом сведений о застрахованных лицах за данный отчетный период, у общества не имелось, так как никаких дополняющих или изменяющих сведений о застрахованных лицах представленная форма не содержит.

Следовательно, указание кода «исхд» было правомерным. А так как первоначальная форма (с технической ошибкой) была подана своевременно, то говорить о пропуске срока подачи документа нельзя.

Еще одно судебное решение — постановление АС Уральского округа от 29.06.2017 № Ф09-3556/17. Компания при сдаче формы СЗВ-М допустила техническую ошибку при указании отчетного периода (вместо мая написала июнь). Суд посчитал, что такая оплошность вообще не подпадает под действие ст. 17 Закона № 27-ФЗ. Поэтому в данной ситуации никаких штрафных санкций быть не должно.

Выдача сведений работникам

Одной из обязанностей страхователя является бесплатная передача каждому застрахованному лицу, работающему у него по трудовому договору или заключившему договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, копии сведений, представленных в Пенсионный фонд в отношении данного застрахованного лица. Основание — ст. 15 Закона № 27-ФЗ.

Обратите внимание: согласно п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ копии сведений по форме СЗВ-М нужно выдать застрахованному лицу не позднее пяти календарных дней со дня его обращения, а при увольнении — в день увольнения или в день прекращения действия гражданско-правового договора. Получается, что если работник увольняется до того, как работодатель представил форму СЗВ-М в Пенсионный фонд, то все равно компания обязана выдать работнику данную форму за месяц его увольнения.

Следует отметить, что в законодательстве не урегулирован вопрос о том, сколько форм СЗВ-М нужно выдать сотруднику — только за последний месяц или за все время работы? По нашему мнению, этот вопрос стоит решить персонально с конкретным сотрудником и выдать ему столько форм, сколько он попросит.

Еще один момент. В статье 5.27 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение трудового законодательства, которая применяется, если работодатель не выдал работнику при его увольнении сведения персонифицированного учета. Это нарушение влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — в размере от 1000 до 5000 руб.;

• на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

А вот в отношении граждан, работавших по гражданско-правовому договору, такой нормы нет. Так что если страхователь не выдаст такому гражданину форму СЗВ-М, наказать его не получится.

К сведению

Согласно ст. 1 Закона № 27-ФЗ страхователями признаются:

• юридические лица, в том числе иностранные, и их обособленные подразделения;

• международные организации, ведущие свою деятельность на территории РФ (в отношении застрахованных лиц в соответствии с Федеральным законом от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»);

• родовые, семейные общины малочисленных народов Севера, Сибири и Дальнего Востока РФ, занимающиеся традиционными отраслями хозяйствования;

• крестьянские (фермерские) хозяйства;

• граждане, в том числе иностранные, проживающие на территории РФ, и индивидуальные предприниматели, ведущие прием на работу по трудовому договору, а также заключающие договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы.