Если в компании отсутствуют оригиналы бумажных документов, у нее могут возникнуть проблемы с подтверждением произведенных расходов при расчете налога на прибыль. Такой вывод следует из разъяснений Минфина России, приведенных в письме от 13.02.2020 № 03-03-06/1/9882.
В комментируемом письме специалисты финансового ведомства рассмотрели следующую ситуацию. Организация импортирует товары со всего мира для последующей перепродажи. Для оперативного учета документы от зарубежных поставщиков поступают в компанию по факсу либо по электронной почте в виде скан-копий или фотокопий, выполненных с оригинала на бумажном носителе. Причем зачастую зарубежные поставщики не передают первичку в оригинальном виде. Можно ли в этом случае учитывать расходы на основании копий документов, поступивших по электронной почте или факсу?
Точка зрения Минфина
Ни Налоговый кодекс, ни Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) не содержат конкретного перечня документов, подтверждающих произведенные организацией расходы. Так, в п. 1 ст. 252 НК РФ сказано, что для целей налогообложения прибыли расходы должны быть документально подтверждены. При этом затраты принимаются по документам, оформленным в соответствии с законодательством РФ, либо документам, оформленным в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) по документам, косвенно подтверждающим произведенные расходы.
Согласно ст. 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. В последнем случае он должен быть подписан квалифицированной подписью. Только в этом случае электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с российским законодательством (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Исходя из приведенных норм, финансисты указали, что расходы могут быть подтверждены документами, оформленными в электронном виде и подписанными квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью). Получается, что если у компании отсутствуют оригиналы бумажных документов и электронных документов, подписанных надлежащим образом, то учесть расходы на основании документов, полученных по факсу либо по электронной почте (скан-копий и фотокопий), нельзя.
Проблема с принятием копий документов к учету заключается в том, что в них отсутствует оригинал подписи. Ведь подпись лица, ответственного за сделку, является одним из обязательных реквизитов первичного учетного документа (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). По мнению финансистов и налоговой службы, факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли (письма Минфина России от 13.04.2015 № 03-03-06/20808, УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968).
Судебная практика
Арбитражная практика по вопросу учета расходов на основании документов, полученных по факсу, неоднозначна. Так, в постановлении от 20.06.2012 по делу № А12-13422/2011 ФАС Поволжского округа указал, что нормы законодательства о бухгалтерском и налоговом учете не предусматривают возможности использования электрофотографического воспроизведения подписи руководителя с помощью средств механического или иного копирования при оформлении первичных документов, счетов-фактур, платежных документов и других документов, имеющих финансовые последствия. А тот же суд в постановлении от 19.09.2013 по делу № А12-25215/2012 одним из оснований для исключения из состава расходов спорных затрат назвал отсутствие оригинальных подписей на документах, полученных по средствам факсимильной связи.
Суды, признающие правомерным учет расходов на основании документов, полученных по факсу, указывают, что законодательство о бухгалтерском учете не содержит запрета на использование в качестве оправдательного документа его копии. Если такие документы содержат все обязательные реквизиты, необходимые для ведения бухгалтерского учета, то расходы считаются подтвержденными. К такому выводу пришел АС Московского округа в постановлении от 03.11.2015 по делу № А41-39387/14. Правда в этом деле компания впоследствии представила налоговикам оригиналы документов.
Что касается подтверждения расходов отсканированными документами, то суды приходят к выводу, что они не подойдут при отсутствии подлинников (постановление АС Поволжского округа от 25.05.2017 по делу № А57-157/2016).
Обратите внимание: отсканированный документ является электронной копией документа, изготовленного на бумажном носителе. Дело в том, что процесс сканирования представляет собой получение электронного образа документа. А он, в свою очередь, признается электронной копией документа (п. 12 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утвержденной постановлением Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 № 100).
Как мы уже говорили, действующее законодательство допускает составление документов в электронном виде. Однако электронный документ и электронная копия документа — не одно и то же. В первом случае составляется оригинал документа, и он заверяется электронной подписью, а во втором случае формируется всего лишь копия бумажного документа и, как правило, она не визируется электронной подписью.
К сожалению, нам не удалось найти судебной практики, подтверждающей правомерность учета расходов на основании отсканированного документа в том случае, когда он подписан электронной подписью.
Какие копии подойдут
Финансисты допускают учет расходов на основании копий документов, которые заверены в установленном порядке. Так, в письме от 22.04.2019 № 03-11-11/28986 специалисты Минфина России указали, что копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. При этом заверенной копией является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Основание — подп. 23 и 25 п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст.
При заверении соответствия копии документа подлиннику под реквизитом «подпись» указываются:
-
слово «Верно»;
-
должность лица, заверившего копию;
-
его собственноручная подпись;
-
расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
-
дата заверения копии.
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год»), и заверяется печатью организации (п. 5.26 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).
Таким образом, если у компании есть копия документа, заверенная в приведенном выше порядке, то она подтвердит понесенные расходы.