1. Кто может выписывать счет-фактуру заказчику: бухгалтер или работники планово-экономического отдела? Кто несет ответственность за составление счетов-фактур и дальнейшие действия с ними?
2. На каком этапе документооборота выписывается счет-фактура? В свое время он выписывался бухгалтером после представления в бухгалтерию акта о выполненных работах и услугах, подписанного с двух сторон. Действует ли это сейчас?
Как происходит представление счета-фактуры на других предприятиях?
С.Е. Багринцева
1 Выписывать счета-фактуры могут любые лица, уполномоченные на то приказом (распоряжением) по организации. Это могут быть как бухгалтеры, так и работники планово-экономического отдела или иные работники организации.
Но вот ответственность за составление любого документа по общему правилу несут те, кто его подписывают.
В соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
Следовательно, руководитель организации может назначить лиц, которые будут подписывать счета-фактуры и соответственно отвечать за их составление. Опять же эта обязанность может быть возложена не только на определенных работников бухгалтерии или планово-экономического отдела, но и на любых сотрудников организации. Правда, если подобная обязанность не предусмотрена трудовым договором с работником или должностной инструкцией, то необходимо заручиться согласием данного работника.
Возникает вопрос, кто несет ответственность за дальнейшие действия со счетами-фактурами? По нашему мнению, руководитель может возложить эти функции (в частности, по передаче выписанного счета-фактуры заказчику, его отражению в журнале учета выставленных счетов-фактур и в книге продаж) на других работников.
В то же время нельзя забывать и о том, что начисление НДС в бухгалтерском учете — это обусловленная законом хозяйственная операция. Ответственность за соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). А главный бухгалтер, хотя и подчиняется непосредственно руководителю организации, несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности (п. 2 ст. 7 Закона № 129-ФЗ).
В этой связи, даже частично скинув ответственность за составление, выдачу, регистрацию и отражение в бухучете счетов-фактур на подчиненных, руководитель и главный бухгалтер предприятия полностью не освобождаются от ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ «Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности». Разумеется, в каждом конкретном случае суд будет определять степень вины всех причастных должностных лиц предприятия.
Согласно п. 2 ст. 169 НК РФ не могут являться основанием для принятия к вычету НДС счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ. В числе реквизитов типовой формы счета-фактуры (утверждена Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914) предусмотрены такие, как «Руководитель организации (подпись) (ф.и.о.)» и «Главный бухгалтер (подпись) (ф.и.о.)». В состав указанных реквизитов включается как личная подпись, так и ее расшифровка (инициалы, фамилия) (Письмо Минфина России от 05.04.2004 № 04-03-1/54).
Поэтому суммы НДС, указанные в счете-фактуре, в котором отсутствуют расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера организации-продавца или индивидуального предпринимателя, к вычету у покупателя не принимаются.
Если счет-фактура подписывается лицами, уполномоченными на то соответствующим распорядительным документом, то вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации после подписи необходимо указывать фамилию и инициалы уполномоченного лица. В то же время если в таком счете-фактуре присутствуют также фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера организации, то его не следует рассматривать как составленный с нарушением требований НК РФ (Письмо Минфина РФ от 26.07.2006 № 03-04-11/127).
2 Согласно п. 3 ст. 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее 5 календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) или со дня передачи имущественных прав.
Из текста вопроса можно понять, что ваша организация выполняет работы и оказывает услуги. Таким образом, в вашем случае счет-фактура должен выписываться в течение 5 дней с момента подписания акта о выполненных работах или акта об оказанных услугах.
На большинстве предприятий счет-фактура представляется заказчику работ (услуг) одновременно с актом, то есть в первый день пятидневного срока. Это действительно наиболее целесообразный вариант. Однако никто не запрещает организации отодвинуть выставление счета-фактуры на любой день пятидневного срока (в том числе на последний день).
Еще отметим следующее. Для случаев ежедневных поставок товара или непрерывного оказания услуг на основе долгосрочных договоров Минфин России допускал выставление одного счета-фактуры за месяц. Таким образом, покупателям одновременно с платежно-расчетными документами выставляется общий счет-фактура не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором продавцом осуществлялись непрерывные долгосрочные поставки товаров (оказание услуг) в адрес одного и того же покупателя (Письмо Минфина России от 18.07.2005 № 03-04-11/166). Предлагаемый в указанном Письме порядок не предусмотрен гл. 21 НК РФ, но можно надеяться, что позиция финансового ведомства по данному вопросу не изменилась.