Разъясните, каков срок хранения документов ? У нас есть информация, что ряд документов, например путевые листы, могут быть уничтожены по прошествии 1—2 лет.
ООО «Лидия», г. Хабаровск
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов. Расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены в соответствии с законодательством РФ (ст. 252 НК РФ).
Сроки хранения первичных учетных документов регламентируются архивным законодательством в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000), ст. 23 НК РФ и ст. 17 Закона «О бухгалтерском учете».
В ст. 17 Закона «О бухгалтерском учете» предусмотрена обязанность организации хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчет
Место хранения обработанных первичных документов организация определяет самостоятельно — у себя или в архиве (государственном или частном).
Документы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Письмом Минфина СССР от 29.07.83 № 105).
Налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.
Отсутствие первичных документов или счетов-фактур, равно как и регистров бухгалтерского учета, является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и может повлечь следующие штрафы (ст. 120 НК РФ):
— за нарушение, совершенное в течение одного налогового периода, — 5000 руб.;
— за нарушение, совершенное в течение более одного налогового периода, —15 000 руб.;
— если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы — штраф в размере 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.
Налоговики могут также наложить штраф за непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах (ст. 126 НК РФ). Это нарушение влечет штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.
К ответственности может привлекаться не только организация, но и должностные лица, то есть бухгалтер и директор. Так, за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а также порядка и сроков хранения учетных документов должностные лица наказываются административным штрафом в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Этот штраф может наложить только суд.
Порядок хранения документов в организации могут проверить работники архивной службы. С их подачи мировой судья может наказать руководителя фирмы. Это может быть предупреждение или штраф. Размер штрафа составляет от 3 до 5 МРОТ (ст. 13.20 КоАП РФ).
Кроме того, уклонение от уплаты налогов и (или) сборов с организации путем непредставления налоговой декларации или иных документов, представление которых в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах является обязательным, наказывается штрафом в размере от 100 000 до 300 000 руб. То же деяние в особо крупных размерах приведет к штрафу от 200 000 руб. до 500 000 руб. (ст. 199 УК РФ). Должностных лиц по этой статье наказывают, только если доказано, что они умышленно не представляли документы (Постановление КС РФ от 27.05.2003 № 9-П).
Исходя из вышеизложенного организация обязана обеспечить хранение первичных учетных документов (включая путевые листы) не менее 5 летности несет руководитель организации.