Командировочные расходы
На первый взгляд наиболее логично учесть оплату за номер, предназначенный для ведения переговоров, в составе командировочных расходов. Посмотрим, насколько такой вариант соответствует главе 25 НК РФ.
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Ее цель определяет руководитель организации и указывает в служебном задании (п. 6 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение).
Работодатель обязан возместить командированному работнику расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации (ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения).
Оплата второго номера для ведения переговоров в командировке, на наш взгляд, как раз относится к иным расходам, осуществленным работником с разрешения руководителя организации. Ведь в служебном задании в этом случае должно быть указано, что работник направляется в командировку, чтобы найти новых деловых партнеров, и для проведения переговоров он вправе снять отдельный номер в гостинице.
В пункте 24 Положения сказано, что иные расходы, связанные с командировками, возмещаются при представлении документов, подтверждающих эти расходы. Такие расходы возмещаются в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.
Следовательно, если в коллективном договоре не прописан порядок возмещения подобных расходов, организация должна издать локальный нормативный акт, оговорить в нем размер и порядок возмещения расходов, а также случаи, когда возмещение производится.
Перечень командировочных расходов, которые налогоплательщик имеет право учесть при исчислении налогооблагаемой прибыли, приведен в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Из его формулировки следует, что перечень не является закрытым. Поэтому в составе командировочных расходов могут учитываться и иные затраты, связанные со служебными командировками. Мы считаем, что организация вправе учесть расходы на оплату второго гостиничного номера для проведения переговоров в составе командировочных расходов.
Обратите внимание на один момент. Налоговики скорее всего исключат оплату номера для ведения переговоров из состава расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль. Чтобы избежать споров с проверяющими, лучше забронировать не два номера, а один номер люкс с несколькими комнатами. Тогда организация правомерно может включить оплату такого номера в состав командировочных расходов в качестве затрат на наем жилого помещения. Ведь предельный лимит расходов на аренду жилья не установлен.
Другие расходы, связанные с производством
Можно учесть затраты на оплату второго номера для проведения переговоров по подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией. В этой ситуации для признания расходов достаточно, чтобы они были экономически обоснованны и документально подтверждены, как того требует ст. 252 НК РФ.
В письме от 28.04.2010 № 03-03-05/97 Минфин России отметил, что любые расходы независимо от того, поименованы они в соответствующих статьях НК РФ или нет, при условии соответствия указанным в ст. 252 НК РФ критериям можно учесть при расчете налога на прибыль. Конечно, если расходы прямо не указаны в ст. 270 НК РФ.
Поскольку затраты на оплату номера в гостинице для ведения переговоров прямо не поименованы ни в одной статье Налогового кодекса, но отвечают требованиям ст. 252 НК РФ, полагаем, что их можно учесть как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией.
Представительские расходы
Есть еще один способ учета затрат на оплату второго номера для проведения переговоров — как представительские расходы. Дело в том, что затраты организации на проведение официального приема, каковым и являются переговоры, включены в перечень представительских расходов (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Существует большая вероятность, что налоговики будут склоняться именно к такому варианту учета затрат, поскольку представительские расходы нормируемые (в течение отчетного (налогового) периода включаются в прочие расходы в размере, не превышающем 4% расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период). Но этот способ учета также не гарантирует, что у проверяющих не возникнет претензий. Ведь в списке представительских расходов оплата номера в гостинице, предназначенного для ведения переговоров, прямо не поименована. Налоговики могут и не признать такие расходы. Это связано с тем, что, по мнению Минфина России и налоговых органов, перечень представительских расходов, приведенный в п. 2 ст. 264 НК РФ, исчерпывающий. Следовательно, не указанные в нем расходы к представительским не относятся (письма Минфина России от 12.03.2003 № 04-02-03/29 и УФНС России по г. Москве от 16.05.2006 № 20-12/41851).
Тем не менее суды отмечают, что Налоговый кодекс не содержит ограниченного перечня представительских расходов. При разрешении вопроса об относимости расходов к указанной категории прежде всего надо исходить из их экономической оправданности (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 15.03.2006 № А29-1822/2005а).
Поскольку оплата второго номера для проведения переговоров, как уже отмечалось выше, экономически оправданна, организация, на наш взгляд, вправе учесть данные расходы как представительские. Правда, подобный вариант учета не очень выгоден компаниям. Во-первых, он не исключает споров с налоговиками. Во-вторых, представительские расходы являются нормируемыми. Поэтому если их лимит превышен, то организация не сможет учесть расходы на оплату второго номера при расчете налога на прибыль.