1. Нужно ли оформлять допсоглашения к трудовым договорам с сотрудниками (используют личные авто в служебных целях)? Следует отметить, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). По мнению автора, должно быть оформлено некое письменное соглашение сторон (работодателя и сотрудника), в котором бы отражался размер компенсации или порядок его расчета. Такое соглашение может быть оформлено как приложением к трудовому договору с сотрудником, так и отдельным документом/документами. Из этого документа/ документов должна прослеживаться договоренность между работодателем и работником о выплате компенсации работнику за использование им личного транспорта в служебных целях и сумма самой компенсации (либо порядок ее расчета).
Из запроса следует, что компенсация является не фиксированной, а расчетной величиной. Ее ежемесячный размер зависит от количества километров, которые проехал сотрудник для служебных целей, и не может превышать установленный в организации лимит. Порядок расчета компенсации содержится в приказе об использовании личного транспорта работников в служебных целях. А ссылка на такой приказ должна содержаться в Положении об использовании личного транспорта работников в служебных целях: «размер компенсации определяется в приказе генерального директора организации о компенсации за использование личного транспорта в служебных целях».
Из запроса следует, что со стороны работников ежемесячно оформляются отчеты об использовании личного транспорта в служебных целях. Фактический ежемесячный размер компенсации определяется на основании Положения об использовании личного транспорта работников в служебных целях, отчета работника и приказа генерального директора организации. По мнению автора, совокупность данных документов может указывать на то, что соответствующая договоренность между работодателем и работником достигнута и письменно зафиксирована. Можно сделать вывод о том, что в организации указанная компенсация установлена на основании соглашения сторон трудового договора, выраженного в письменной форме.
2. Может ли отсутствие указания в трудовом договоре о выплате компенсации за использование личного авто повлиять на налог на прибыль организаций? Существуют разъяснения Минфина и налоговых органов, указывающие на то, что основанием для выплаты компенсации является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности — соответствующие документы) (письма Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01- 02/140, УФНС России по г. Москве от 31.03.2006 № 18-11/3/25186). Из разъяснений не следует, что в случаях выплат указанных компенсаций в обязательном порядке необходимо наличие в трудовом договоре (или дополнительном соглашении к нему) условия о такой компенсации.
В то же время автор не исключает налоговых рисков по доначислению налога на прибыль, поскольку имеется позиция, согласно которой выплата компенсации должна быть предусмотрена трудовым или коллективным договором. Такое мнение выражено, например, в письме УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1. В письме говорится о том, что для подтверждения факта использования личного транспорта в служебных целях работником представляется заверенная копия технического паспорта машины. При управлении транспортом по доверенности представляется копия доверенности. Организации необходимо вести учет разъездов сотрудника, в том числе на основании путевых листов. Кроме того, выплата компенсации должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором и локальным нормативным актом (приказом) организации.
В письме союз «и» (в отсутствие союза «или») позволяет сделать вывод, что, по мнению УФНС России по г. Москве, помимо приказа по организации, выплата компенсации должна быть предусмотрена также и в трудовом либо коллективном договоре. Но учитывая, что это единичное мнение и более поздних по времени разъяснений с аналогичным выводом автором не обнаружено, данный риск оценивается ниже среднего.
При анализе судебной практики автором не было выявлено споров, при которых налоговые органы предъявляли бы претензии налогоплательщику только на том основании, что положения, касающиеся выплаты данной компенсации, отражены в иных документах (приказе руководителя и пр.), а в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему они отсутствуют. Данное обстоятельство косвенно подтверждает вывод автора о низкой степени риска.
3. Облагается ли компенсация за использование личного авто НДФЛ? Из Налогового кодекса РФ следует, что не подлежат налогообложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ компенсаций, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217 НК РФ). При использовании работником личного автомобиля в служебных поездках компенсацию за такое использование можно отнести к компенсационным выплатам, связанным с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. В то же время существуют налоговые риски по доначислению НДФЛ, поскольку имеются судебные прецеденты, когда налоговые органы предъявляли претензии к организациям на основании того, что положения, касающиеся выплаты данной компенсации, были отражены в иных документах (приказе руководителя и пр.), а в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему они отсутствовали (например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 13.09.2010 по делу № А26-12427/2009).
Данный спор был разрешен в пользу налогоплательщика, поскольку соответствующие положения содержались в Правилах внутреннего трудового распорядка, а сама компенсация выплачивалась на основании приказов руководителя, ряд которых содержали пункт «считать данный приказ приложением к трудовому договору».
Также есть решения, в которых суд пришел к выводу в пользу налогового органа на том основании, что организацией не были представлены в суд коллективный договор, трудовой договор или локальный нормативный акт, которыми были бы закреплены нормы возмещения расходов, связанные с использованием работником личного транспорта (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.05.2009 № Ф04-2760/2009(6013-А75-46), Ф04-2760/2009(7319-А75-46) по делу № А75-3013/2008). Можно сделать вывод на основании решения суда о том, что размеры компенсации допустимо отражать либо в трудовом/коллективном договоре, либо в локальном нормативном акте.