Какая задача, такое и решение

Коммерческая деятельность компании отражается в документации, в которой фиксируются бизнес-процессы. Сокращению издержек, связанных с неэффективной организацией документооборота, и повышению продуктивности делопроизводства в целом способствуют системы электронного документооборота.

Ежегодная международная конференция-выставка DOCFLOW, посвященная электронному документообороту и автоматизации управления, организатором которой выступает компания ABBYY Software House, показала, что на рынке информационных продуктов универсальной системы электронного документооборота не существует. Для каждой организации характерен свой набор документов, содержащих информацию о конкретных бизнес-процессах. Поэтому при выборе системы документооборота важно четко определить круг задач, для решения которых она предназначена.

Типовые задачи

Если компании необходима автоматизация сбора, учета, поиска и хранения документов, вполне достаточным будет внедрение системы электронного архива. Однако, как правило, перед организациями стоит более широкий круг задач, среди которых:

● организация совместного доступа всех сотрудников компании к системе документации в режиме реального времени в соответствии с уровнем конфиденциальности;

● построение аналитических отчетов для принятия управленческих решений на основе документов, хранящихся в различных базах данных и в различных форматах;

● управление состоянием документа на протяжении всего жизненного цикла — с момента создания до списания в архив.

Для решения подобных задач используются различные подсистемы систем электронного документооборота, а также их комбинации в зависимости от тех функций, которые необходимы конкретной организации.

Системы и подсистемы

Подсистемы автоматизации делопроизводства выполняют функции хранения информации о документах в специальных базах данных в виде карточек учета, в которых обычно фиксируется место физического хранения бумажной версии документа, а также информация о его типе и статусе. Для того чтобы получить отчет о ходе исполнения какого-либо распоряжения руководства, достаточно будет сделать запрос к такой базе данных, содержащий статус соответствующего документа.

Подсистемы ввода и обработки образов документов выполняют функции перевода документа из бумажной формы в электронную с последующим распознаванием его содержания. Подобные подсистемы используются, например, для обработки большого количества различных счетов или платежных документов.

Подсистемы маршрутизации документов отвечают за пересылку документов от руководства к исполнителям и обратно, а также позволяют отслеживать текущий статус документа. При этом доступ к документу возможен как в режиме реального времени, когда пользователь системы работает с документом, хранящимся на сервере компании, так и в режиме отложенного доступа, когда документ извлекается из архива и отправляется пользователю для работы, а затем обратно помещается в архив.

Развитием подсистем маршрутизации стали подсистемы комплексной автоматизации бизнес-процессов. Пользователь выполняет только специальные функции, необходимые для решения конкретной задачи, а всю остальную работу — определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности выполнения задачи — выполняет сама подсистема по предварительной настройке.

Использование систем электронного документооборота способствует повышению эффективности корпоративного управления в целом за счет ускорения информационных потоков и улучшения качества информационной поддержки принятия решений.

Системы электронного документооборота обеспечивают: