Автомобиль личный, а цели служебные

Работники организации нередко используют личный автотранспорт в служебных целях, а работодатель возмещает им связанные с этим расходы. От того, как оформляется возмещение, зависят налоговые последствия подобной операции.

Платим компенсацию по Трудовому кодексу

Работнику, который с согласия или ведома и в интересах работодателя использует личный автомобиль для служебных целей, полагается компенсация, в частности за износ (амортизацию) (ст. 188 ТК РФ). Кроме того, в соглашении между работником и работодателем может быть предусмотрено возмещение расходов, связанных с использованием автомобиля, например стоимость ремонта.

Условия выплаты компенсации и ее размер устанавливаются в дополнительном соглашении к трудовому договору. Обратите внимание: этот документ должен быть обязательно оформлен в письменном виде. Таково требование трудового законодательства.

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль организация имеет право учесть компенсацию в прочих расходах, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для целей налогообложения прибыли такие расходы нормируются. Компания может включить в налоговую базу только компенсацию в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (далее — постановление № 92).

Иногда работники используют в деятельности организации личные грузовые автомобили. Можно ли в этом случае учесть компенсацию в составе расходов и в каком размере? Ведь в постановлении № 92 грузовые автомобили не поименованы. Следовательно, нормы компенсации для них отсутствуют.

Минфин России считает, что и в такой ситуации компания вправе учесть компенсацию в расходах, но на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150). Получается, что нормировать компенсацию за использование личных грузовых автомобилей сотрудников не надо.

Чтобы учесть возмещение при расчете налога на прибыль, транспортные средства должны принадлежать работникам на праве собственности. Значит, если сотрудник компании управляет автомобилем по доверенности, компенсация не отражается в составе расходов. Такой точки зрения придерживается Минфин России (письмо от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150). Свою позицию он аргументируют тем, что ст. 188 ТК РФ предусмотрена компенсация за использование в служебных целях личного имущества работников.

В налоговом учете расходы по выплате компенсации работникам за использование легковых автомобилей или мотоциклов в служебных целях нормируются, поэтому бухгалтеру придется отражать разницы по ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций». Ведь в бухгалтерском учете такие затраты учитываются полностью.

Пример

В соответствии с дополнительным соглашением к трудовому договору ООО «Магнит» выплачивает менеджеру Е.А. Козлову компенсацию за использование легкового автомобиля в служебных целях — 3000 руб.

Для целей налогового учета согласно постановлению № 92 компенсация включается в расходы в размере 1500 руб., поскольку рабочий объем двигателя автомобиля — более 2000 куб. см.

В бухгалтерском учете эта операция будет отражена так:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 73

— 3000 руб. — начислена компенсация;

Дебет 73 Кредит 50

— 3000 руб. — выплачена компенсация;

Дебет 99 Кредит 68

— 300 руб. [(3000 руб. – 1500 руб.) х 20%] — отражено постоянное налоговое обязательство.

НДФЛ

С суммы выплаченной компенсации организация не удерживает НДФЛ. Ведь согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей.

Долгое время Минфин России считал, что НДФЛ не облагаются только компенсации в пределах норм, установленных для целей налогообложения прибыли (письма от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87 и от 26.03.2007 № 03-04-06-01/84). Такую позицию специалисты финансового ведомства обосновывали тем, что в п. 3 ст. 217 НК РФ есть одно уточнение. В нем говорится, что освобождаются от налогообложения компенсационные выплаты в пределах норм. Поскольку таких лимитов для применения главы 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ нет, нужно использовать нормы, предусмотренные для главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ. Такая точка зрения Минфина России приводила к постоянным налоговым спорам.

В конце прошлого года Минфин России изменил свою позицию в пользу налогоплательщиков. Компенсация за использование личного транспорта работников полностью освобождена от обложения НДФЛ (письма Минфина России от 23.12.2009 № 03-04-07-01/387, от 24.03.2010 № 03-04-06/6-47 и от 20.05.2010 № 03-04-06/6-98). Причем аналогичной позиции теперь придерживаются и налоговые органы (письмо ФНС России от 27.01.2010 № МН-17-3/15).

Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, Минфин России советует запастись:

• документом, подтверждающим, что автомобиль принадлежит сотруднику на праве собственности (например, копией паспорта транспортного средства);
• расчетом суммы компенсации;
• документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах организации;
• документами, подтверждающими осуществление расходов, связанных с использованием автомобиля (в них должны быть указаны суммы произведенных затрат).

Страховые взносы

Компенсация за использование автомобиля работника для служебных целей не облагается страховыми взносами во внебюджетные фонды.

Из подпункта «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212- ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ) следует, что не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Данная норма практически дублирует п. 3 ст. 217 НК РФ.

Никаких норм на сегодняшний день действующим законодательством в области обязательного страхования не утверждено. Рассматриваемая компенсация установлена трудовым законодательством. Поэтому на ее сумму не начисляются взносы во внебюджетные фонды.

Разъяснения по данному вопросу не давно выпустили специалисты Минздравсоцразвития России (письмо от 12.03.2010 № 550-19). Они согласны с тем, что компенсации за использование личного автотранспорта для служебных целей не облагаются страховыми взносами, но при одном условии. Использование автомобиля должно быть связано с исполнением трудовых обязанностей сотрудника организации (разъездной характер работы, служебные цели).

На сумму компенсации не надо начислять и взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Дело в том, что суммы, выплачиваемые в возмещение дополнительных расходов, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей, включены в Перечень выплат, на которые взносы не начисляются (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования РФ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765).

Заключаем договор аренды автомобиля

Есть еще один вариант оформления выплат, связанных с использованием работником личного автотранспорта для служебных целей. Организация может заключить с сотрудником договор аренды автомобиля. Причем существуют два вида договоров: аренда транспортного средства без экипажа (ст. 642 ГК РФ) и аренда транспортного средства с экипажем (ст. 632 ГК РФ).

В первом случае управлять автомобилем и эксплуатировать его будет арендатор (ст. 645 ГК РФ). Работник за это получит арендную плату. Во втором случае работник не только сдает в аренду свой автомобиль, но и предоставляет услуги по его управлению.

При аренде транспортного средства без экипажа арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства (в том числе текущий и капитальный ремонт), его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы по его эксплуатации (ст. 644 и 646 ГК РФ).

Если иное не предусмотрено договором аренды, при аренде транспортного средства с экипажем юридическое лицо — арендатор несет только расходы, касающиеся коммерческой эксплуатации транспортного средства, в частности расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов. Основание — ст. 636 Гражданского кодекса РФ.

Налог на прибыль

Арендную плату компания может без проблем учесть при расчете налога на прибыль, если такие расходы документально подтверждены и экономически обоснованны (подп. 10 п. 1 ст. 264 и ст. 252 НК РФ). Аналогичной точки зрения придерживается и Минфин России (письмо от 26.05.2009 № 03-03-07/13).

Также организация сможет включить в состав расходов и затраты на содержание арендованного автомобиля. В письме Минфина России от 13.02.2007 № 03-03-06/1/81 разъясняется, что на расходы можно отнести затраты на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы автомобиля. Они учитываются исходя из фактического пробега машины (с учетом фактического расхода ГСМ в производственных целях и стоимости его приобретения). Кроме того, компании имеют право учесть и затраты на покупку запасных частей, а также стоимость ремонта автомашины.

Как видим, в отличие от компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях арендная плата учитывается при расчете налога на прибыль полностью, без каких-либо ограничений. Поэтому с точки зрения минимизации налога на прибыль компании выгоднее заключать с работником договор аренды.

НДФЛ

Арендная плата, которую получит работник, считается его доходом. Следовательно, возникает объект обложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208, ст. 209 НК РФ). Ставка налога в этом случае — 13%.

Организация при выплате сотруднику арендной платы будет признаваться налоговым агентом. Поэтому при выплате такого дохода она должна исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ (ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы

Объектом обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Если предметом гражданско-правового договора считается передача в пользование имущества (имущественных прав), то выплаты по таким сделкам не признаются объектом обложения страховыми взносами (ч. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ).

Договор аренды транспортного средства без экипажа относится именно к таким договорам. Поэтому арендная плата не облагается страховыми взносами во внебюджетные фонды. Так же считают и специалисты Минздравсоцразвития России (письмо от 12.03.2010 № 550-19).

Иная ситуация при заключении договора аренды с экипажем. Дело в том, что работник не только передает в аренду свой автомобиль, но и предоставляет услуги по его управлению. Поэтому говорить, что такая сделка полностью подпадает под действие ч. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ, неверно. Чтобы избежать проблем, советуем при заключении подобного договора плату за аренду автомобиля и вознаграждение за услуги по управлению транспортным средством прописывать отдельными суммами. Тогда арендная плата не будет облагаться взносами.

Что касается взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, сумма арендной платы ими не облагается. Вознаграждения, выплачиваемые по гражданско-правовым договорам, поименованы в п. 22 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования РФ.

Cправка

Подведем итог

Конечно же каждая организация самостоятельно решает, как компенсировать работникам использование автомобиля в служебных целях. Рассмотренные варианты имеют плюсы и минусы. На наш взгляд, организации выгоднее заключить договор аренды транспортного средства без экипажа.

Налогообложение операций по использованию личного транспорта работника