Современные компьютерные технологии обеспечивают бухгалтеру возможность работы не только в офисе
Иногда бухгалтеру необходимо перенести данные с одного компьютера на другой, обработать новые документы, а затем обновить основную информационную базу. Например, когда приходится брать работу на дом либо выезжать в другой офис фирмы, чтобы поработать там. Программа «1С:Бухгалтерия 8.0» позволяет организовать обмен данными, сохранять и передавать все выполненные пользователем изменения вне зависимости от того, где была проведена работа. С помощью «1С:Бухгалтерии 8.0» бухгалтер может организовать свой трудовой режим с учетом интересов бизнеса, личных предпочтений и удобства работы.
Обмен данными в «1С:Бухгалте-рии 8.0» осуществляется созданием распределенной информационной базы, состоящей из нескольких отдельных баз, или узлов распределенной системы. Для территориально удаленного компьютера (ноутбука) они создаются на основе текущей (рабочей) базы, с которой бухгалтер работал на своем основном компьютере.
Во вновь созданную базу переносятся конфигурация и все данные. Далее файл, содержащий эту базу, можно скопировать на внешний носитель или переслать по электронной почте и продолжить работу в удобном месте.
На удаленном компьютере, где также должна быть установлена программа «1С:Бухгалтерия 8.0», следует скопировать файл на жесткий диск, по определенной процедуре внести его в список используемых информационных баз, после чего спокойно работать.
ВНИМАНИЕ!
Пока один из бухгалтеров работает вне офиса, другие сотрудники могут продолжить работу в текущей (рабочей) информационной базе. Однако, если одновременно работают два и более пользователя, следует приобрести дополнительные лицензии на программу.
После того как работа на удаленном компьютере закончена, необходимо сохранить внесенные в информационную базу изменения. Непосредственно в «1С:Бухгалтерии 8.0» их можно сохранить в сжатом виде (в формате ZIP). После чего файл сообщения копируется на внешний носитель или отправляется по электронной почте. На основном рабочем месте его надо повторно скопировать на жесткий диск компьютера и по той же процедуре добавить к основной информационной базе. При этом к документам, которые внесены и обработаны на основном рабочем месте, добавятся те, которые были созданы в удаленном режиме.
Работа на удаленном компьютере требует от пользователя выполнения некоторых регламентов. Методисты фирмы «1С» рекомендуют соблюдать последовательность процедур переноса и обновления баз.
Так, для правильного функционирования механизмов обмена необходимо получение ответных сообщений, которые содержат «квитанции» получения сообщения обмена из «рабочей» базы нужно в территориально удаленной базе тоже сформировать сообщение и передать его обратно в «рабочую» базу для помещения в нее «квитанций» о доставке. Соблюдение регламента позволит избежать повторного переноса в удаленную базу уже доставленных данных (документов, объектов, справочников и т. п.).
Регламент следует соблюдать всегда, даже когда полный обмен данными не нужен, а вполне достаточно передавать их в одном направлении (например, только из «рабочей» базы в территориально удаленную или, наоборот, — из аудиторской фирмы в офис компании).
Мнение специалиста
АЛЕКСАНДРА КУРКЖИНА,
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА
КОМПАНИИ «РОСЭКСПЕРТ-АУДИТ»
(САНКТ-ПЕТЕРБУРГ)
«У наших специалистов часто возникает необходимость в переносе данных, так как они оказывают услуги по бухгалтерскому обслуживанию. Но и на другом компьютере вне офиса использовать такие возможности может даже неподготовленный пользователь. Например, чтобы организовать информационный обмен в «1С:Бухгалтерии 7.7», мы покупали дополнительную компоненту «1С:Предприятие 7.7. Управление распределенными информационными базами», а в «восьмерке» все механизмы уже включены в программу, и, чтобы их активизировать, нужно только произвести несложные настройки».