Платим за лечение работников и членов их семей…

Иногда работодатель взваливает на себя некоторые форс-мажорные расходы своих работников. Один из таких случаев — оплата дорогостоящего лечения. Подобная выплата обычно делается за счет чистой прибыли. Облагается ли она страховыми взносами? Нужно ли удерживать НДФЛ? Если нет, то какие документы необходимо иметь?

В силу п. 10 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению доходы физического лица в виде сумм, уплаченных работодателем за лечение и медицинское обслуживание своих работников, их супругов, родителей и детей. При этом в данной норме указаны следующие условия ее применения.

Во-первых, эти суммы должны уплачиваться из средств, оставшихся в распоряжении организации после уплаты налога на прибыль. Минфин России в письме от 21.10.2008 № 03-04-06-01/311 поясняет, что возможность полной или частичной оплаты работодателем лечения и медицинского обслуживания без удержания НДФЛ связывается не с неуменьшением налоговой базы по налогу на прибыль, а с наличием у организации средств после уплаты налога на прибыль. То есть в качестве одного из условий освобождения определено наличие у организации прибыли как таковой, а средства, необходимые для оплаты вышеуказанных сумм, должны формироваться после уплаты налога на прибыль.

Во-вторых, льгота применяется при наличии у медицинских учреждений соответствующих лицензий. В письме Минфина России от 20.06.2007 № 03-04-05-01/196 разъясняется, что п. 10 ст. 217 НК РФ не установлено различий между российскими и иностранными медицинскими учреждениями, оказывающими медицинские услуги или осуществляющими лечение налогоплательщика и (или) членов его семьи.

В-третьих, льгота применяется при наличии документов, подтверждающих фактические расходы на лечение и медицинское обслуживание. Иначе говоря, документы к моменту выплаты средств должны быть уже в наличии. Если их не будет, то НДФЛ придется удержать, а потом, когда работник представит документы и соответствующее заявление о возврате налога, в порядке, предусмотренном ст. 231 НК РФ, излишне удержанную сумму налога налоговый агент сможет вернуть работнику.

По мнению финансового ведомства, подтверждающими документами являются любые расчетно-платежные документы, из которых видно, что оплата произведена медицинскому учреждению за лечение и медицинское обслуживание конкретного работника и члена (членов) его семьи (письмо Минфина России от 13.04.2007 № 03-04-06-01/118). Например, это могут быть договор, счет, кассовый чек.

В-четвертых, оплата расходов на лечение и медицинское обслуживание должна быть осуществлена работодателем за работника или членов его семьи, родителей прямо, а не через третьи лица. Для этого абз. 2 п. 10 ст. 217 НК РФ предусмотрено три варианта оплаты: 1) безналичная оплата непосредственно медицинским учреждениям; 2) выдача наличных денежных средств, предназначенных на эти цели, непосредственно работнику или членам его семьи, родителям; 3) зачисление средств, предназначенных на эти цели, на счета работника в учреждениях банков (вариант оплаты на счет члена семьи не подходит). Если средства будет выплачивать другая организация (партнер работодателя по его поручению), то можно ожидать непонимания со стороны налоговых органов.

В-пятых, приведенный перечень родственников не подлежит расширению в целях применения льготы. Например, если речь идет о лечении сестры, то с выплаты придется удержать НДФЛ.

Теперь переходим к страховым взносам. Согласно ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ) объектом обложения признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц:

• по трудовым договорам;
• по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых самозанятым лицам — предпринимателям, адвокатам, нотариусам);
• по договорам авторского заказа; договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства; издательским лицензионным договорам; лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Согласно второму предложению ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ для плательщиков страховых взносов — организаций объектом обложения признаются также выплаты, начисляемые в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования.

Когда организация оплачивает лечение работника или его родственников, она как раз производит выплату, начисляемую в пользу работника. По сути, оказывает ему материальную помощь.

По общему правилу п. 11 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ не облагаются страховыми взносами суммы материальной помощи, не превышающие 4000 руб. на одного работника за расчетный период. Исключения из этого правила (когда материальная помощь может превышать указанный лимит) касаются лишь случаев, предусмотренных в п. 3 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ. В частности, в любой сумме не облагается взносами единовременная материальная помощь физическим лицам в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством в целях возмещения причиненного им материального ущерба либо вреда их здоровью, а также физическим лицам, пострадавшим от террористических актов на территории РФ.

Понятие «чрезвычайное обстоятельство» не определено в нормативных документах. Но очевидно, что факт чрезвычайного обстоятельства должен быть подтвержден официальным документом (справкой органов Госпожнадзора, МВД, СЭС, ДЭЗов, медицинских учреждений о соответствующем происшествии или болезни, решением органов власти о введении чрезвычайной ситуации на территории и т.д.).

В арбитражной практике по ЕСН имеются примеры признания в качестве чрезвычайных обстоятельств таких факторов, как болезнь работника и хирургическая операция супруга работника (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 31.05.2004 № Ф04/2985-1220/А27-2004). Налоговики соглашаются признать пожар чрезвычайным обстоятельством при наличии подтверждающих документов (письмо Минфина России от 30.09.2008 № 03-11-04/1/20, УФНС России по г. Москве от 22.08.2008 № 21-11/079263@).

Таким образом, если можно доказать обусловленность расходов на лечение возникновением чрезвычайных обстоятельств, то соответствующая сумма матпомощи не должна облагаться страховыми взносами в полной сумме. Если эту связь установить невозможно (например, плановое зубное протезирование точно не связано с чрезвычайными обстоятельствами), то сумма матпомощи в виде оплаты лечения работника (его родственников) не облагается взносами лишь в пределах 4000 руб. за расчетный период. Если же в данном расчетном периоде работник уже исчерпал лимит 4000 руб. при получении ранее сумм материальной помощи, то облагаться будет вся сумма.

На наш взгляд, для обоснования льгот по НДФЛ и страховым взносам целесообразно иметь не один, а два соответствующих пакета документов.

Из вышеупомянутых условий применения льготы по НДФЛ становится ясен состав пакета документов (их копий), который организации желательно иметь для обоснования применения льготы при налоговой проверке по НДФЛ:

1) баланс, из которого видно наличие нераспределенной прибыли;

2) решение собрания акционеров (участников), допускающее расходовать такие средства на лечение работников;

3) приказ руководителя о выплате соответствующих средств на лечение работника (его супруга(и), родителей или детей);

4) копия лицензии медицинского учреждения;

5) все расчетные и платежные документы между работником (его близким из числа упомянутых) и медицинским учреждением;

6) платежное поручение работодателя о перечислении на банковский счет медицинского учреждения или на счет работника с основанием «в качестве оплаты за лечение такого-то…» либо расходный кассовый ордер с подписью работника (его близкого из числа упомянутых) о получении денег с подобным основанием.

Для обоснования освобождения материальной помощи от страховых взносов при проверке, проводимой администратором уплаты страховых взносов (ПФР и ФСС), может понадобиться несколько иной пакет документов (их копий):

1) заявление работника с просьбой выдать материальную помощь для оплаты лечения (с приложением документов, подтверждающих стоимость лечения). В заявлении в том числе должен быть указан способ получения материальной помощи (перечисление на счет лечебного учреждения, на счет работника или выдача наличными);

2) справка соответствующего государственного органа, которая подтверждает чрезвычайный характер обстоятельств, повлекших необходимость лечения (при наличии). Если эта справка не от медицинского учреждения, то желательно иметь медицинское заключение медицинского учреждения, по срокам сделанное непосредственно после наступления чрезвычайного обстоятельства;

3) вышеупомянутый приказ руководства, но с указанием, что выплачивается материальная помощь на лечение. Причем если лечение носит чрезвычайный характер, это желательно указать;

4) в случае чрезвычайного характера лечения — вышеупомянутые расчетные и платежные документы, подтверждающие целевое использование средств материальной помощи;

5) при отсутствии чрезвычайного характера лечения — справка бухгалтерии о полученных работником (или их отсутствии) суммах материальной помощи в расчетном периоде на момент выплаты данной материальной помощи (проверяется достижение к данному моменту лимита 4000 руб.).

справка