Наше предприятие отгрузило на экспорт продукцию собственного производства. Партнер оплатил только 2/3 поставленной продукции, а остальную часть оплачивать отказался, вследствие чего нам грозили штрафы по валютному контролю. Для решения вопроса сотрудников фирмы направили в командировку за границу. В результате неоплаченную продукцию вернули в режиме реимпорта. В дальнейшем она была реализована отечественным партнерам. Правомерно ли принять в расходы, учитываемые при налогообложении прибыли, затраты по командировке наших сотрудников за границу?
И. Гречишкина, г. Серпухов
Да, указанные расходы можно учесть при налогообложении прибыли при соблюдении определенных условий. В целях налогообложения прибыли полученные доходы налогоплательщики уменьшают на сумму произведенных расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и осуществлены (понесены) налогоплательщиком в рамках деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Документальным подтверждением расходов на командировки могут являться следующие документы:
— приказ о направлении работника в командировку;
— авансовый отчет;
— служебное задание для направления в командировку;
— отчет о выполнении служебного задания по результатам командировки;
— проездные документы;
— документы о найме жилого помещения;
— прочие подтверждающие оправдательные документы по произведенным расходам.
Напомним, что в своем Письме от 06.12.2002 № 16-00-16/158 Минфин РФ дал такие разъяснения: командировочное удостоверение составлять необязательно, так как имеется приказ о направлении работника в командировку.
Помимо вышеперечисленных документов, при осуществлении командировок за границу расходы могут подтверждать документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого эти расходы были произведены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
СПРАВКА
В гражданском законодательстве РФ под обычаем делового оборота принято понимать сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе (ст. 5 ГК РФ (часть 1).
Обычаи делового оборота, противоречащие обязательным для участников соответствующего отношения положениям законодательства или договору, не применяются.
Не стоит забывать, что вышеперечисленные документы должны быть оформлены соответствующим образом:
— по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 по согласованию с Минфином РФ и Министерством экономики РФ);
— при отсутствии унифицированных форм — по формам, разработанным организацией самостоятельно, содержащим обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством РФ по бухгалтерскому учету и утвержденные приказом по учетной политике организации (ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Чтобы правильно оценить произведенные расходы, бухгалтеру нужно проанализировать результаты выполненной работы командированных сотрудников, содержащиеся в отчете о выполнении служебного задания.
Из сути рассматриваемой ситуации следует, что целью служебной командировки являлось урегулирование договорных отношений в рамках имеющегося контракта с иностранным контрагентом.
Необходимость этой командировки была вызвана отказом зарубежного партнера произвести окончательные расчеты с российским поставщиком за оставшуюся часть поставленной продукции.
Можно предположить, что в результате проведенных переговоров было подписано дополнительное соглашение к имеющемуся контракту о возврате иностранным партнером российской стороне части поставленной продукции. Возврат указанной продукции был осуществлен в таможенном режиме реимпорта, после чего она была реализована на территории РФ. Таким образом, в указанном случае делаем вывод о том, что результатом служебной командировки стало предотвращение для организации потерь денежных средств, связанных с отказом зарубежного партнера оплачивать оставшуюся продукцию.
Однако у российской организации должны быть в наличии документы, подтверждающие намерение иностранного контрагента, выражающееся в отказе оплачивать оставшуюся продукцию. В частности, это могут быть:
— официальные уведомления российской организации в адрес зарубежного контрагента, содержащие напоминание об оплате оставшейся части поставленной продукции;
— официальные уведомления со стороны зарубежного партнера об отказе произвести оплату за указанную продукцию в адрес российской организации.
Хроника переговоров сторон может быть представлена в виде оригиналов этих документов, включая факсимильную и почтовую переписку.
Также в качестве дополнительного документа можно составить бухгалтерскую справку, в которой будут раскрыты причины и подведены итоги состоявшейся служебной командировки сотрудников за границу. Желательно приложить к бухгалтерской справке оригиналы или копии первичных подтверждающих документов по произведенным командировочным расходам.
Однако, помимо сказанного, не стоит забывать, что существуют разные точки зрения при принятии определенных расходов по командировкам в целях налогообложения прибыли. Например, Минфин РФ высказал мнение, что расходы по найму такси для проезда командировочного сотрудника до аэропорта, включая проезд из аэропорта до гостиницы в месте назначения за рубежом, не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций (Письмо Минфина РФ от 10.05.2006 № 03-03-04/2/138).
Также следует учесть, что суточные по командировкам учитываются в пределах норм, утвержденных Правительством РФ. При этом время фактического нахождения сотрудника в зарубежной командировке должно определяться по отметкам, сделанным в заграничном паспорте. Эта точка зрения неоднократно высказывалась в письмах Минфина РФ (Письмо Минфина РФ и Минтруда РФ от 17.05.96 № 1037-ИХ, Письмо Минфина РФ от 17.05.2006 № 03-03-04/1/469).
Таким образом, организацией-налогоплательщиком должны быть детально рассмотрены все факторы, влияющие на принятие правильного решения при отнесении расходов на уменьшение налогооблагаемой прибыли.