И бухгалтерское, и налоговое законодательство РФ требует от организаций надлежащего хранения бухгалтерской и налоговой документации. Тем не менее при ведении бизнеса организация может столкнуться с событиями, в результате которых документация будет уничтожена. Такое может случиться, например, в результате пожара, наводнения. Кроме того, лишиться документов компания может в случае их утери или кражи. Нужно ли восстанавливать документацию и как правильно это сделать, читайте в настоящей статье.
Срок хранения
Статья 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) обязывает организации хранить бухгалтерскую документацию в соответствии со сроками, устанавливаемыми правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Заметим, что под бухгалтерской документацией понимаются не только сами первичные бухгалтерские документы, но и регистры бухгалтерского учета, а также финансовая отчетность организации.
Конкретные сроки хранения отдельных видов бухгалтерской документации установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000.
Чуть меньший срок хранения документов установлен Налоговым кодексом РФ. В силу пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, налогоплательщик обязан в течение четырех лет.
Причем за сохранность, оформление и передачу документации в архив отвечает главный бухгалтер, а за организацию ее хранения - руководитель компании.
Если документы утрачены
Напоминаем, что общий порядок хранения документов установлен разд. 6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1983 N 105 (далее - Положение N 105). Этот документ, несмотря на столь солидный "возраст", до сих пор используется организациями для разработки системы документооборота, применяемой в организации.
Пунктом 6.8 Положения N 105 установлено, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации должен своим приказом назначить комиссию по расследованию причин пропажи или уничтожения документов.
Обратите внимание! Созданная комиссия должна не только выявить но и документально подтвердить причину утраты документов. Так, если документация была уничтожена во время пожара, то факт пожара должен быть подтвержден справкой органов противопожарной службы. Если имело место наводнение, ураган или иная чрезвычайная ситуация, связанная со стихийным бедствием, то факт подтверждается сотрудниками службы МЧС. Аварии, связанные с коммунальными сетями, например затопление помещения, подтверждаются соответствующими коммунальными службами, а факт кражи - органами внутренних дел.
Исходя из этого, в необходимых случаях в состав созданной комиссии, помимо собственных сотрудников организации - представителей администрации, финансовой службы, службы охраны труда, техники безопасности и т.д., должны входить также представители милиции, МЧС России, охраны, государственного пожарного надзора, коммунальных служб и т.п. Результаты работы данной комиссии оформляются специальным актом, утверждаемым руководителем компании.
Если уничтожение или гибель документов произошла в филиале юридического лица, то копия акта направляется в головную организацию.
Не забудьте, что ст. 12 Закона N 129-ФЗ требует в таких случаях проводить обязательную инвентаризацию имущества, порядок проведения и оформления результатов которой установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.
Подробная опись недостающих документов составляется именно по результатам проведения инвентаризации.
Следующее, что нужно сделать при утрате документов, - предупредить свой налоговый орган о факте утери, пропажи или гибели документов. Несмотря на то что налоговое законодательство не выдвигает такого требования к налогоплательщику, это необходимо сделать в интересах самой организации, особенно если период, за который была утрачена документация, пока не проверен налоговиками.
Нужно сказать, что любая утрата документов (независимо от причины) всегда повышает интерес налогового органа к налогоплательщику. Поэтому многие организации пытаются скрыть такой факт от фискалов. Однако это не в интересах налогоплательщика. Да, проверять будут, даже более тщательно, чем при обычной проверке. Однако своевременное предупреждение налоговиков позволит налогоплательщику получить время на восстановление документации, ведь восстанавливать документы придется. В противном случае последствия утраты документов могут привести к очень печальным последствиям.
Ответственность за отсутствие документов
Требование о сохранности документов предусматривает и ответственность за их отсутствие.
Напомним: отсутствие документов приравнивается ст. 120 НК РФ к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, в связи с чем при проверке организация рискует подпасть под штраф в размере не менее 5 тыс. руб. Причем штрафные санкции могут значительно возрасти, если утраченные документы касаются не одного, а нескольких налоговых периодов. В этом случае штраф составит уже 15 тыс. руб.
Ну а если налоговый орган увяжет отсутствие документов с занижением налоговой базы по налогу, то сумма штрафа составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тыс. руб.
Кроме того, за утрату документов организация может быть привлечена к ответственности и по ст. 122 НК РФ, а также по ст. 126 НК РФ.
Помимо всего прочего административной ответственности будут подвергнуты и сами должностные лица организации. Статьей 15.11 КоАП РФ установлено, что штраф в данном случае составляет от 2 до 3 тыс. руб.
Где взять информацию?
Итак, сокрытие факта утраты документов не в интересах компании, поэтому лучше проинформировать об этом налоговый орган сразу.
Обычно в таких ситуациях налогоплательщик обращается по месту своего учета с соответствующим заявлением, которое составляется в произвольной форме. К заявлению следует приложить документальное подтверждение причины утраты документов, в противном случае заявление не будет принято во внимание налоговиками. При этом не стоит рассчитывать на жалость и на то, что восстанавливать документы не придется.
Однако в этом случае, как уже было отмечено, налоговики могут предоставить налогоплательщику сроки, в течение которых он должен будет восстановить утраченные документы.
Если утрачены только сами первичные документы, а регистры бухгалтерского учета сохранились (например, в электронном виде), то ситуация не выглядит критической. Ведь бухгалтеру не придется действовать вслепую, рассчитывая только на свою память. Поэтому вполне возможно, что организация сумеет восстановить полностью утраченные документы в отведенные сроки и избежит штрафных санкций.
Гораздо хуже, если уничтожена вся документация, в том числе и хранящаяся в электронном виде. При таком варианте событий начать восстановление документов нужно с банка, обслуживающего данную организацию. Для этого организации следует обратиться в свою кредитную организацию с просьбой о предоставлении информации о движении денежных средств на расчетном, валютном и иных счетах организации за соответствующий период.
Причем если организацию обслуживали несколько банков, то с соответствующей просьбой необходимо обратиться во все банковские учреждения. На основе полученной информации наверняка удастся восстановить список контрагентов, с которыми фирма работала по безналичному расчету.
По восстановленному списку следует подготовить официальные запросы с просьбой о предоставлении копий документов.
Конечно, этот процесс достаточно трудоемок, но в данной ситуации такие действия действительно необходимы. Нужно сказать, что партнеры обычно идут навстречу пострадавшей организации и предоставляют требуемые дубликаты документов - договоров, накладных, счетов-фактур и других документов, свидетельствующих о проведении взаимных операций.
Возможно, часть контрагентов сменила адрес, и организация, утратившая документацию, просто не может разыскать своих бывших партнеров.
Но и здесь не стоит отчаиваться, так как помочь в розыске сможет информация, собранная в единых государственных реестрах - юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, сведения которых являются по большей части открытыми и общедоступными.
Поэтому при необходимости организация вправе обратиться в соответствующий Единый государственный реестр с просьбой о получении необходимых сведений о партнере. Любая информация из государственных реестров предоставляется на платной основе, причем размер платы устанавливается Правительством РФ.
Обратите внимание! Если организация не предпринимает никаких попыток восстановить документы, то их утрата даже по причине, не зависящей от организации, не будет исключать вину налогоплательщика.
Такое бездействие налогоплательщика будет рассматриваться как совершение налогового правонарушения по неосторожности со всеми вытекающими последствиями.
В восстановлении финансовой и налоговой отчетности сможет помочь и налоговый орган. Несмотря на то что это не входит в обязанности налоговиков, думается, что на подобную просьбу они не ответят отказом.
А вот с собственной "первичкой" придется разбираться по памяти, причем здесь организация может столкнуться с целым рядом проблем. Во-первых, те люди, которые оформляли утраченные первичные документы, возможно, уже не работают в этой организации. Во-вторых, уволиться могли и те сотрудники, на которых оформлялись документы.
Часть налогов придется пересчитать
На основе восстановленной документации организация должна будет заново сформировать регистры бухгалтерского учета и собственно финансовую отчетность. Если ее показатели совпадут с показателями финансовой и налоговой отчетности организации, предоставленной налоговым органом, то можно считать, что компании просто повезло, поскольку ей удалось восстановить утраченную документацию в полном объеме.
В случае расхождения хотя бы части показателей необходимо продолжать восстановление документации. Однако не стоит рассчитывать на то, что удастся полностью все восстановить. Не исключено, что часть налогов организации придется пересчитать. Ведь основное требование налогового учета - в том, что расходы, осуществленные налогоплательщиком, должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Если же часть расходов не имеет документального подтверждения, то эти суммы необходимо исключить из состава расходов. Непризнанные расходы обязательно "потянут" за собой и неправомерное применение налоговых вычетов по налогу на добавленную стоимость.
Следует помнить, что при отсутствии документов, подтверждающих доходы и расходы налогоплательщика, налоговый орган вправе доначислить налоги расчетным путем. Такое право фискальных органов закреплено в п. 1 ст. 31 НК РФ. При этом налоговый орган вправе исходить как из имеющейся у него информации о самом налогоплательщике, так и из данных об аналогичных налогоплательщиках.
Заметим, что правомерность действий налоговых органов о доначислении сумм налогов расчетным путем подтверждается и правоприменительной практикой.
Так, ФАС Волго-Вятского округа в Постановлении от 06.02.2008 N А43-36604/2006-40-1200 полностью поддержал правомерность доначисления налогов, определенных налоговиками расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике.
Не помогло и обращение налогоплательщика в ВАС РФ с просьбой о пересмотре дела в Президиуме ВАС РФ. Определением ВАС РФ от 16.06.2008 N 7354/08 по делу N А43-36604/2006-40-1200 в передаче дела налогоплательщику было отказано, так как арбитры не нашли оснований для изменения или отмены решения судей, вступившего в законную силу.