Руководитель фирмы, который намерен распространить свои деловые интересы на другой регион, оказывается перед выбором. Например, для поддержания деловых контактов можно периодически направлять своих сотрудников в командировки. А можно организовать в этом регионе свой филиал или представительство. О порядке создания таких обособленных подразделений читайте в нашей статье.
Филиал или представительство?
Прежде всего давайте определимся с терминами.
Представительство — это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет юридическое лицо и защищает его интересы (ст. 55 Гражданского кодекса РФ).
Функции филиала гораздо шире: общество (АО или ООО) может передать ему не только функции представительства, но и любые другие свои функции.
Поэтому, решая вопрос о том, что же открывать в данном регионе — филиал или представительство, следует руководствоваться задачами, которые будут стоять перед обособленным подразделением. Если, например, оно будет заниматься только поиском новых партнеров для общества и заключением от его имени договоров, имеет смысл открывать представительство. Если же юридическое лицо намерено организовать в регионе производство, открыть торговые точки и т. п., нужно создавать филиал.
Правовое положение обособленных подразделений акционерного общества прописано в ст. 5 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО), а созданных обществом с ограниченной ответственностью — в ст. 5 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО).
С чего начать?
Начните с принятия решения о создании обособленного подразделения.
Такое решение вправе принять:
- в ООО — общее собрание участников — не менее чем 2/3 голосов (п. 1 ст. 5 Закона об ООО);
- в АО — совет директоров — простым большинством голосов (подп. 14 п. 1 ст. 65 Закона об АО).
Решение об образовании обособленного подразделения оформляется протоколом, кроме случаев, когда оно принято единственным участником ООО.
Приняв такое решение, нужно утвердить Положение о филиале или представительстве, на основании которого данное подразделение будет действовать. В акционерном обществе Положение утверждает совет директоров (см. приложение к статье), либо общее собрание акционеров, либо генеральный директор (в зависимости от того, кому данное полномочие предоставлено уставом). В ООО Положение утверждается участниками на общем собрании.
Решение о создании обособленного подразделения и положение о нем лучше принимать одновременно, чтобы не допустить ситуации, когда формально уже созданный филиал какое-то время будет существовать без надлежащей правовой базы.
Российское законодательство не предъявляет четких требований к содержанию положения об обособленном подразделении.
Но правовая практика выработала ряд вопросов, которые, как правило, включаются в положение:
- правовой статус филиала (представительства), возможность открытия им банковских счетов, наличие
- печати и штампа, почтовый адрес;
- сфера деятельности филиала (представительства);
- порядок управления (какой орган устанавливает структуру филиала (представительства), кому
- подчиняется его директор);
- взаимные права и обязанности филиала (представительства) и общества (АО или ООО);
- контроль за финансово-хозяйственной деятельностью филиала (представительства) со стороны общества;
- процедура прекращения деятельности филиала (представительства).
Утверждением положения о филиале или представительстве обязанности органов управления общества не ограничиваются. Сведения об обособленных подразделениях общества должны содержаться в его уставе. Поэтому следующим шагом должно стать утверждение компетентными органами общества вносимых в его устав изменений.
Изменения вносит тот же орган, который принял решение о создании филиала (представительства): в обществе с ограниченной ответственностью — общее собрание участников (п. 4 ст. 12 Зако на об ООО), в акционерном обществе — совет директоров (п. 5 ст. 12 Закона об АО).
Закон не содержит указаний, какие именно сведения об обособленных подразделениях нужно вносить в устав. Следовательно, в нем достаточно будет просто указать адрес местонахождения.
Кто за старшего?
Новому обособленному подразделению нужен собственный руководитель (директор, управляющий и др.). Назначить его должен исполнительный органобщества — генеральныйдиректор, директор и т. п.
Он же издает приказ о назначении на должность директора филиала или представительства и заключает с ним трудовой договор.
Кроме этого, исполнительный орган общества выдает директору филиала (представительства) доверенность, на основании которой он будет действовать.
Для того чтобы ограничить возможность злоупотреблений со стороны директора обособленного подразделения, имеет смысл включить в текст доверенности запрет на совершение сделок по отчуждению (продаже, сдаче в аренду) дорогостоящего имущества без согласия генерального директора общества или совета директоров (в АО). Такжеможно ограничить предельную цену договоров,которые имеет право заключать директор филиалаили представительства.
Включите в доверенность право директора передоверить другому работнику свои полномочия. Это поможет избежать «безвластия» в те периоды, когда директор находится в отпуске или набольничном.
При наличии оформленных доверенностью полномочий все сделки, заключенные директором филиала (представительства), считаются совершенными от имени общества. Это подтверждается п. 20 Постановления Пленума Верховного Суда РФ № 6, Пленума ВАС РФ № 8 от 01.07.96 «О некоторых вопросах, связанных с применением части первой Гражданского кодекса РФ».
Не забудьте про устав!
Государство и кредиторы должны быть в курсе изменений, произошедших в уставе юридического лица. Поэтому в соответствии с п. 5 ст. 5 Закона об ООО и с п. 1 ст. 14 Закона об АО о произошедших в уставе общества изменениях нужно поставить в известность налоговую инспекцию по месту его регистрации.
Для этого представляется заявление по форме № Р13001, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 439. Вместе с заявлением представляются решение о внесении изменений в устав и сам текст изменений.
Срок представления названных документов — три дня с момента принятия общим собранием участников ООО или советом директоров решения о внесении изменений (п. 5 ст. 5 Закона № 129ФЗ).
И сновав налоговую…
Но и после того, как изменения устава зарегистрированы, не все формальности еще улажены. Теперь АО или ООО, как и полагается честному налогоплательщику, должно встать на учет в налоговых органах по месту нахождения своего обособленного подразделения (п. 1 ст. 83 НК РФ).
Из данного правила есть одно исключение: если общество уже встало на учет в конкретном налоговом органе по одному из предусмотренных ст. 83 НК РФ оснований, при открытии филиала (представительства) ему не придется подавать заявление о повторной постановке на учет в том же органе (п. 39 Постановления Пленума ВАС РФ от 28.02.2001 № 5 «О некоторых вопросах применения части первой Налогового кодекса РФ»).
Срок подачи заявления о постановке на учет — один месяц после создания обособленного подразделения (п. 4 ст. 83 НК РФ).
Налоговое законодательство четко определяет, что «признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации». Главный признак обособленного подразделения — наличие стационарных рабочих мест, которые созданы на срок более одного месяца (п. 2 ст. 11 НК РФ).
Значит, обязанность по постановке на налоговый учет по месту нахождения филиала или представительства возникает у общества со дня, когда оборудованы стационарные рабочие места, расположенные вне места нахождения общества.
Численность сотрудников при этом значения не имеет: Министерство РФ по налогам и сборам в Письме от 29.04.2004 № 09-3-02/1912 указывает, что даже одно рабочее место, расположенное вне места нахождения головной организации, признается обособленным подразделением.
Например, общество ведет строительство здания вне места своего нахождения. Для этого оборудована строительная площадка, а также созданы стационарные рабочие места. Создание таких мест автоматически означает, что организация обязана встать на учет в налоговой инспекции по месту нахождения своего обособленного подразделения (стройплощадки).
Форма заявления о постановке на налоговый учет утверждена Приложением № 2 к Приказу МНС РФ от 03.03.2004 № БГ-3-09/178.
Пункт 2.1.4 этого же Приказа содержит перечень документов, заверенные копии которых подаются вместе с заявлением. Но Приказ от 03.03.2004 № БГ-3-09/178 предусматривает и такой вариант, при котором документы, подтверждающие создание обособленного подразделения, отсутствуют (например, филиал (представительство) уже развернул свою деятельность, но юридически его существование еще не оформлено).
В таком случае к заявлению прилагается заверенная копия свидетельства о постановке общества на учет в налоговом органе по месту его нахождения.
Не нужно также забывать об обязанности в десятидневный срок сообщать налоговикам об открытии филиалом или представительством банковских счетов (п. 2ст. 23 НК РФ). Общество извещает об этом налоговую инспекцию по месту своего нахождения.