Какими документами оформить проведение партнерской конференции? Можно ли данные расходы учесть для налога на прибыль?
Согласно подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.
Проведение конференции является представительским мероприятием. В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также для официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Организовать представительское мероприятие организация может как собственными силами, так и с привлечением сторонних организаций. Действующим законодательством не установлен перечень необходимых документов. Вместе с тем, как показывает практика, в случае претензий со стороны налоговых органов подтвердить производственный характер произведенных расходов помогут правильно оформленные документы, приведенные ниже.
Прежде всего должна быть составлена и утверждена руководителем общества смета расходов. Обобщенная смета (приложение 2) утверждается ежегодно на календарный год приказом руководителя (приложение 1).
В дальнейшем к каждому мероприятию издается приказ руководителя (приложение 3), в приложении к которому утверждаются программа мероприятия (приложение 4), смета расходов на конференцию (приложение 5) и список участников делового мероприятия (приложение 6).
Нами приведены лишь минимальные требования, необходимые для признания документа первичным в целях бухгалтерского учета в соответствии с требованиями Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Каждая организация может их дополнить, доработать по своему усмотрению, даже объединить в один документ. Смета включает примерные дату, время и место проведения представительской встречи и статьи предполагаемых расходов (транспортное обеспечение, буфетное обслуживание, услуги переводчиков, аренда помещения (в случае, если встреча проходит вне местонахождения организации)). Программа мероприятия, как правило, включает примерный план переговоров (цели конференции, обсуждаемые вопросы), а список содержит информацию об участниках конференции — как о приглашенных к переговорам партнерах (наименование организации, наименование должности, ФИО), так и об официальных лицах организации, предполагаемых к присутствию на конференции. Проведение конференции может предусматривать перерывы на завтраки и (или) обеды, а также деловые ужины. В целях снижения налоговых споров в программе мероприятия можно предусмотреть выступление руководителя организации, предваряющее начало ужина. Целесообразно в приказе руководителя отдельным пунктом назначить ответственного за проведение конференции.
При организации представительского мероприятия путем привлечения сторонней организации, как правило, заключается комплексный договор на оказание услуг, включающий:
— аренду помещения (конференц-зала) и оборудования (проекторы, компьютеры, принтеры, доски и т.п.), если у организации не имеется собственных подходящих помещений либо официальный прием проводится вне ее местоположения;
— оформление зала (в случае необходимости);
— организацию буфетного обслуживания в перерывах;
— иные обоснованные расходы.
Отдельные договоры могут быть заключены с транспортной компанией на организацию транспортного обслуживания и с агентством по оказанию услуг по переводу.
Существенными условиями договора будут дата, время и место проведения официального мероприятия, количество арендуемого оборудования (желательно, чтобы оно не превышало числа участников по смете), количество обедов (также по числу участников) либо указание на организацию обеда, например шведского стола.
Фактом, подтверждающим оказание услуг, является акт выполненных работ, подписанный сторонами. В целях минимизации споров с контролирующими органами в акте также необходимо как можно подробнее указать перечень услуг, оказанных организации.
По итогам проведенной конференции составляется письменный отчет лицом, ответственным за проведение партнерской конференции (приложение 7).
Основанием для списания представительских расходов является акт о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации (приложение 8).
Обращаем внимание, что согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам не относятся затраты на организацию развлечений и отдыха. Такой вывод содержится и в официальных разъяснениях, например в письме Минфина России от 20.12.2005 № 03-03-04/1/430.
Следует учитывать также, что представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Обращаем внимание на Определение ВАС РФ от 30.11.2009 № ВАС-15476/09 со ссылкой на ст. 252, подп. 49 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ, в котором в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, признаны затраты на услуги сторонней организации по подготовке и проведению корпоративного мероприятия по итогам работы за финансовый год. При этом экономическая оправданность этих затрат оценивалась судом исходя из цели проведенного мероприятия, а именно его направленности на поддержание сотрудничества с действующими крупными клиентами, получение информации об их новых услугах.
Таким образом, при оформлении подтверждающих документов основное внимание необходимо уделить целям проведения мероприятий. Если же мероприятия (корпоративная вечеринка к новому году, юбилей компании, мероприятия по случаю профессионального праздника) не носят официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, расходы на их организацию не учитываются для целей налогообложения прибыли. На это указано и в письме Минфина России от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759.
Приложение 1
___________________________
(наименование организации)
Приказ № ___
г. ___________
«___»________ ___ г.
Об утверждении сметы представительских расходов
на _____ год
Приказываю:
1. Представительские расходы в _____ г. осуществлять в пределах _____% от фонда оплаты труда работников.
2. Утвердить прилагаемую смету представительских расходов на «___»________ ___ г.
Руководитель _______________/______________/
(подпись) (ФИО)
Приложение 2
Приложение 1
к приказу № от хх.хх.хх
Смета представительских расходов
на ____год
|
№ п/п |
Виды представительских расходов |
20__ г. |
||||
|
Всего |
I____ |
II____ |
III____ |
IV_____ |
||
|
1 |
Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) |
|
|
|
|
|
|
2 |
Транспортное обслуживание во время переговоров |
|
|
|
|
|
|
3 |
Буфетное обслуживание во время переговоров |
|
|
|
|
|
|
4 |
Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, во время проведения представительских мероприятий |
|
|
|
|
|
|
|
Итого |
|
|
|
|
|
Заместитель генерального директора по развитию _________________________
«__»______20__г.
Главный бухгалтер _________________________
«__»______20__г.
Приложение 3
_____________________________________________________
(наименование организации)
ПРИКАЗ № _______
г. ______________________ «__»______________ ___ г.
О проведении ________________________________
(указать мероприятие)
В целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества с
_____________________________________________
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести «__»________ ___ г. (вариант: в период с ____________________________
по ____________) официальный прием и переговоры с представителями _____________
__________________________________________________________________________.
2. Утвердить Программу проведения ___________________________ (приложение 1).
(указать мероприятие)
3. Утвердить смету представительских расходов на проведение
___________________ в размере _____________ (_________) рублей (приложение 2).
(указать мероприятие)
4. Главному бухгалтеру ____________________________________ выделить денежные
средства в размере, установленном сметой представительских расходов
(приложение 2), и в срок ____________________________ представить отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям с подтверждением их соответствующими первичными документами.
5. Утвердить список работников организации для участия в _________ (приложение 3):
6. Руководителю транспортного отдела ___________________ обеспечить транспортное обслуживание представителей ___________________во время проведения мероприятия.
7. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
__________________________________ (вариант: оставляю за собой).
(указать должность и ФИО)
Приложения:
— 1 «Программа проведения __________________________________»;
(указать мероприятие)
— 2 «Смета расходов на проведение ____________________________»;
(указать мероприятие)
— 3 «Список участников от ООО „Ромашка“ и приглашенных гостей _______________».
(указать мероприятие)
Руководитель _________________ _________________ ________________
(подпись) (ФИО)
С приказом ознакомлены: «__»________ ___ г. ____________ ___________
Приложение 4
Приложение 1
к приказу № ___ от хх.хх.хххх
Программа проведения
партнерской конференции
Место проведения: г. Ярославль, гостиница «Петушки»
Дата проведения: 15—17 ноября 2010 г.
|
Время |
Место |
Мероприятие |
|
15 ноября 2010 г. |
||
|
10.00—10.30 |
Конференц-зал гостиницы
|
Открытие партнерской конференции. Вступительная речь генерального директора ООО «Ромашка» |
|
10.30—13.30 |
Обсуждение вопросов, связанных с... Выступление докладчиков от ЗАО «Люпин» (Сидиров С.С., тема доклада «…») и ООО «Розочка» (Петров П.П., тема доклада «…») |
|
|
13.30—14.30 |
Ресторан гостиницы |
Обед |
|
14.30—18.30 |
Конференц-зал гостиницы |
Круглый стол. Обсуждение актуальных вопросов участниками конференции |
|
16 ноября 2010 г. |
||
|
10.00—13.00 |
Конференц-зал гостиницы |
Выступление докладчиков от ЗАО «Искорка»
|
|
13.00—14.00 |
Ресторан при гостинице |
Обед |
|
14.00—18.00 |
Конференц-зал гостиницы |
Видеоконференция с региональными представителями на тему «…» |
|
17 ноября 2010 г. |
||
|
10.00—13.00 |
Холл гостиницы, конференц-зал |
Работа по секциям |
|
13.00—14.00 |
Ресторан при гостинице |
Обед |
|
14.00—17.00 |
Конференц-зал |
Согласование, утверждение программы развития, взаимодействия, стратегического партнерства |
|
17.00—17.30 |
Ресторан «Старая Русь» |
Заключительная речь генерального директора
|
|
17.30 |
Банкет |
|
Руководитель _________________ _________________ ________________
(ФИО) (подпись) (дата) Приложение 5
Приложение 2
к приказу № ___ от хх.хх.хххх
Смета расходов
на проведение конференции 15—17 ноября 2010 г. в г. Ярославле
|
№ п/п |
Виды представительских расходов |
Сумма, руб. |
Основание |
|
1 |
Расходы на проведение официального приема
|
|
Договор № от |
|
2 |
Транспортное обслуживание во время переговоров |
|
Договор № от |
|
3 |
Буфетное обслуживание во время переговоров |
|
Договор № от хх.хх.хх, договор № от хх.хх.хх |
|
4 |
Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, во время проведения представительских мероприятий |
|
|
|
|
Итого |
|
|
Руководитель _____________ ______________ ______________
(ФИО) (подпись) (дата)
Главный бухгалтер _____________ ______________ ______________
(ФИО) (подпись) (дата)
Приложение 6
Приложение 3
К приказу №
от хх.хх.хх
Список участников
От ООО «Ромашка»:
генеральный директор Иванов И.И.;
директор по развитию Ромашкин Р.Р.;
секретарь Курочкина К.К.;
специалист отдела IT Айтишников А.А.;
специалист производственного отдела Цехов Г.Г. (докладчик);
специалист отдела маркетинга Маркетологов М.М. (докладчик).
От ЗАО «Люпин» ведущий инженер Сидоров С.С. (докладчик).
От ООО «Розочка» генеральный директор Петров П.П. (докладчик).
От ЗАО «Искорка» руководитель департамента Семенов С.С. (докладчик).
От ОАО «Самолетик» главный конструктор Самолетов В.В. (докладчик).
От ООО «Яблонька» генеральный директор Яблонев Я.Я. (докладчик).
От ООО «ААА» специалист Суворов А.А.
От ООО «БББ» специалист Кузнецов Б.Б.
От ЗАО «ВВВ» специалист Ильин В.В.
Руководитель _____________ ______________ ______________
(ФИО) (подпись) (дата)
Приложение 7
Утверждаю
Генеральный директор ООО «Ромашка»
Иванов И.И.
хх.хх.хххх
Отчет
о проведении официального приема (конференции)
Место проведения: г. Ярославль
Дата проведения: 15—17 ноября 2010 г.
|
Время |
Мероприятие |
Результаты |
|
1 |
2 |
3 |
|
15 ноября 2010 г. |
||
|
10.00—10.30 |
Открытие партнерской конференции. Вступительная речь
|
Выступление генерального директора. Затронуты краеугольные моменты в сотрудничестве по реализации совместных проектов |
|
10.30—13.30 |
Обсуждение вопросов, связанных с... Выступление докладчиков от ЗАО «Люпин» (Сидиров С.С., тема доклада «...»)
|
Обсуждение вопросов, связанных с … Заслушали выступление докладчиков от ЗАО «Люпин» (Сидиров С.С., тема доклада «ХХХ») и ООО «Розочка» (Петров П.П., тема доклада «…»). Актуальные темы получили широкий резонанс |
|
14.30—18.30 |
Круглый стол. Обсуждение актуальных вопросов участниками конференции |
Проведен круглый стол. Обсуждение актуальных вопросов участниками конференции (указать каких). Продолжительные прения |
|
16 ноября 2010 г. |
||
|
10.00—13.00 |
Выступление докладчиков от ЗАО «Искорка» (Семенов С.С., тема доклада «…»), ОАО «Самолетик» (Самолетов В.В., тема доклада «…»), ООО «Яблонька» (Яблонев Я.Я., тема доклада «…»). Ответы на вопросы |
Заслушали выступления докладчиков от ЗАО
|
|
14.00—18.00 |
Видео-конференция с региональными представителями на тему «…» |
Участвовали представители компаний ООО «ААА», ООО «БББ», ЗАО «ВВВ». Высказали намерения о дальнейшем сотрудничестве |
|
17 ноября 2010 г. |
||
|
10.00—13.00 |
Работа по секциям |
Проведена работа по секциям, заключены соглашения о намерениях в сферах сотрудничества |
|
14.00—17.00 |
Согласование, утверждение программы развития, взаимодействия, стратегического партнерства |
Утверждена долгосрочная программа стратегического партнерства |
|
1 |
2 |
3 |
|
17.00 — 17.30 |
Заключительная речь генерального директора ООО «Ромашка» об итогах конференции |
Заключительная речь генерального директора ООО «Ромашка» об итогах конференции |
|
17.30 |
Банкет |
Банкет, закрепление деловых контактов |
Результаты официального приема
Представителями ООО «ААА» проявлена заинтересованность в приобретении продукции.
Подписан договор с ООО «БББ» на поставку продукции.
Установлены партнерские отношения между представителями ЗАО «ВВВ» и ООО «Ромашка».
Общая сумма расходов на проведение официального приема составила ... руб., включая НДС, в том числе:
— расходы на транспортное обслуживание — … руб.;
— расходы на буфетное обслуживание во время переговоров — … руб.;
— оплата официального ужина в ресторане(на четырнадцать персон) — … руб.
Ответственное лицо _____________ ______________ ______________
(ФИО) (подпись) (дата)
Приложение 8
Утверждаю:
«________________________»
__________________________
«___»______________ _____ г.
Акт
об отнесении затрат,
связанных с проведением партнерской конференции
в г. Ярославле с 15 по 17 ноября 2010 г.,
к представительским расходам
Дата составления: 18 ноября 2010 г.
Место проведения: гостиница «Петушки», ресторан «Старая Русь».
Дата проведения: 15—17 ноября 2010 г.
Состав участников
От ООО «Ромашка»:
генеральный директор Иванов И.И.;
директор по развитию Ромашкин Р.Р.;
секретарь Курочкина К.К.;
специалист отдела IT Айтишников А.А.;
специалист производственного отдела Цехов Г.Г. (докладчик);
специалист отдела маркетинга Маркетологов М.М. (докладчик).
От ЗАО «Люпин» ведущий инженер Сидиров С.С. (докладчик).
От ООО «Розочка» генеральный директор Петров П.П. (докладчик).
От ЗАО «Искорка» руководитель департамента Семенов С.С. (докладчик).
От ОАО «Самолетик» главный конструктор Самолетов В.В. (докладчик).
От ООО «Яблонька» генеральный директор Яблонев Я.Я. (докладчик).
От ООО «ААА» специалист Суворов А.А.
От ООО «БББ» специалист Кузнецов Б.Б.
От ЗАО «ВВВ» специалист Ильин В.В.
Признать затраты в сумме ______________ руб. на проведение партнерской конференции в гостинице «Петушки» и ресторане «Старая Русь» участниками деловой встречи, не превысившие утвержденную смету, в качестве представительских расходов на основании отчета и сметы о проведении партнерской конференции, а также программы проведения деловых переговоров.
Руководитель _____________ ______________ ______________
(ФИО) (подпись) (дата)