Для руководителя и юриста предприятия первые недели после новогодних праздников — это время, когда к рутинной работе добавляются хлопоты по перезаключению старых договоров, которые прекращают свое действие.
Выполнить эту работу как можно скорее стоит в первую очередь для того, чтобы у фирмы не возникло проблем в отношениях с контрагентами.
Представим такую ситуацию: старый договор аренды помещений прекратил свое действие 31 декабря. Он предусматривал, что риск гибели и повреждения арендованного имущества несет арендатор. Стороны решили продлить свои отношения и заключить новый договор на тех же условиях, но из-за многочисленных проволочек сделали это только с февраля нового года. Таким образом, в январе аренда помещений юридически не была оформлена, а арендатор продолжал их занимать. Не станет же он выселяться из своего офиса только потому, что волокита с подписанием нового договора продолжалась дольше, чем он рассчитывал. Результат — правовая незащищенность арендодателя. Ведь если в январе произойдет пожар, арендатор не будет нести риск гибели имущества. И доказать, что в этом месяце отношения аренды продолжались, для арендодателя будет проблематично.
Чтобы не допустить возникновения подобных проблем, достаточно просто наладить ведение учета заключенных фирмой сделок. Такой учет можно вести на бумаге или в электронном виде. Существует, например, специальное программное обеспечение для юристов, позволяющее вести реестр хозяйственных договоров и отслеживать сроки их действия.
! Отдельно необходимо проследить за перезаключением тех договоров, которые от имени головной организации подписали руководители ее филиалов и представительств и которые могут храниться в этих обособленных подразделениях.
Главное, чтобы юрист или менеджер, ответственный за своевременное продление отношений с контрагентами, всегда имел перед глазами информацию о том, когда прекращается то или иное соглашение, и мог бы заранее предупредить об этом руководство.
Когда такое предупреждение поступило, руководству организации останется лишь определиться с тем, нужно ли и дальше работать с данным партнером.
Если на этот вопрос будет дан положительный ответ, необходимо загодя принять меры для пролонгации (то есть продления действия) договора, ведь пока идут согласования в различных подразделениях фирмы и пересылка документов партнерам, срок действия договора может уже закончиться.
Такой договор нам не нужен!
Прежде всего следует разделить все заключенные договоры на те, действие которых нужно прекратить, и те, по которым ваша фирма будет работать в новом году.
Сначала определимся с договорами, которые вы собираетесь расторгнуть.
Рассортируйте их на следующие группы.
1. Срочные (действующие до определенной даты) договоры, действие которых автоматически прекратилось в истекшем календарном году. Составлять какие-либо соглашения об их расторжении не понадобится.
Но срочный договор может включать условие об автоматической пролонгации, то есть о том, что его действие продлевается, если стороны не заявят о намерении прекратить его действие. Тогда контрагенту нужно направить письмо о том, что ваша фирма не намерена продлевать действие договора.
2. Бессрочные (заключенные на неопределенный период) договоры, а также те срочные договоры, которые продолжают действовать и после нового года.
Удостоверьтесь, содержит ли такой договор порядок его расторжения.
Например: «Настоящий договор может быть расторгнут по требованию любой из сторон при условии письменного уведомления другой стороны за 10 дней до даты расторжения». Если такое условие есть, расторгать договор надо в соответствии с этим порядком.
Договор, в тексте которого нет подобного указания, можно расторгнуть по соглашению сторон. Если такое соглашение не достигнуто, можно обратиться в суд. Правда, в последнем случае придется подыскать законное основание для расторжения договора, например существенное нарушение его условий другой стороной (ст. 450, 452 Гражданского кодекса РФ).
Продлеваем договор
Теперь поговорим о тех договорах, по которым фирма собирается работать и в новом году. Они также могут быть срочными и бессрочными.
Пролонгировать договор не нужно, если:
- этот договор бессрочный;
- срок его действия еще не истек;
- он включает условие об автоматической пролонгации при отсутствии возражений сторон.
В остальных случаях срок действия договоров стороны могут продлить:
- заново подписав стандартный бланк договора, содержащий те же условия, указав новые даты (этот способ применяется, например, при продлении отношений аренды государственного или муниципального имущества);
- заключив дополнительное соглашение, которое предусматривает продление договора на новый срок (см. образец).
Как было сказано выше, заключая новый договор или дополнительное соглашение, рекомендуется следить за тем, чтобы не создавалось периодов, когда отношения организаций не были бы оформлены договором. То есть если срок старого договора истекает 31 декабря 2004 года и стороны продолжают сотрудничество, новый договор лучше заключить с 1 января 2005 года.
Избежать недоразумений можно и по-другому.
Дело в том, что действие договора не обязательно должно начинаться с того момента, когда он был подписан его сторонами или с более поздней даты.
Пункт 2 ст. 425 ГК РФ позволяет сторонам придать заключенному между ними договору обратную силу, то есть задним числом распространить его действие на отношения, которые возникли до его подписания.
Таким образом, в тексте договора, подписанного, например, 2 февраля 2005 года, можно указать,что он применяется к отношениям сторон начинаяс 1 января 2005 года.
И в том, и в другом случае важно определить дату, когда истек срок старого договора. Этот день может быть обозначен в его тексте следующими способами.
Во-первых, момент, когда истекает срок действия договора, может быть связан с конкретной календарной датой.
К примеру: «Настоящий договор действует до 31 декабря 2004 года».
Во-вторых, срок действия договора может быть оговорен как определенный промежуток времени. Например: «Настоящий договор заключен сроком на один год».
При этом важно определить дату, с которой договор вступает в силу. Если она не обозначена в тексте, договор действует с даты его подписания представителями каждой из его сторон (п. 1 ст. 425 ГК РФ).
Что же касается даты прекращения действия такого договора, то для ее определения применяются следующие правила (ст. 192 и 193 ГКРФ):
- срок договора, заключенного на один год или на несколько лет, истекает в соответствующие месяц и число последнего года;
- срок договора, заключенного на несколько кварталов, месяцев или на
- полгода, истекает в соответствующее число последнего месяца срока; если окончание срока приходится на такой месяц, в котором нет соответствующего числа, то срок истекает в последний день этого месяца;
- срок договора, заключенного на полмесяца,
- считается равным пятнадцати дням;
- срок, исчисляемый неделями, истекает в соответствующий день последней недели срока.
Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.
Предъявите документы!
Итак, текст дополнительного соглашения подписан руководителем вашей организации, скреплен печатью и его можно направлять контрагенту.
Но прежде имеет смысл выяснить, кто будет его подписывать от имени фирмы-партнера.
Если у ваших контрагентов сменился руководитель или он передал свои полномочия по подписанию договоров другому лицу, нужно проверить полномочия нового руководителя или представителя, действующего по доверенности.
Сделать это можно, запросив у контрагента документ, на основании которого был назначен руководитель юридического лица (директор, генеральный директор). Для общества с ограниченной ответственностью таким документом является протокол общего собрания участников либо решение единственного участника, а для акционерного общества — протокол заседания совета директоров или общего собрания акционеров. Имя руководителя организации указывается также в выписке из Единого государственного реестра юридических лиц, которая выдается налоговой инспекцией. Копию любого из этих документов можно запросить для подтверждения полномочий руководителя.
Если от имени организации договор (дополнительное соглашение) подписывает не руководитель, а другое лицо, такому лицу должна быть выдана доверенность, в которой перечисляются все его полномочия. На практике встречаются случаи, когда генеральный директор на время своего отсутствия приказом передает свои полномочия по заключению хозяйственных договоров другому сотруднику фирмы. Но гражданское законодательство не предусматривает такой возможности. Полномочия представителя фирмы подтверждаются доверенностью, а не приказом. Только убедившись в полномочиях вашего контрагента, можно смело подписывать новый договор или соглашение.
В заключение скажем, что соглашение о продлении срока действия договора не всегда заключается в простой письменной форме. Если заключенный ранее договор был удостоверен нотариально, руководителям предприятий для подписания дополнительного соглашения придется посетить нотариальную контору (п. 1 ст. 452 ГК РФ). А продление договора, который подлежит государственной регистрации, также должно быть зарегистрировано (например, продление на новый срок договора аренды недвижимости, заключенного более чем на один год, нужно зарегистрировать в учреждении юстиции по регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним).