Слабый контроль за процессом перевозок и перерасходом топлива (в частности, из-за учета ГСМ по нормам, а не по факту), а также дополнительные затраты на ремонт свидетельствуют о наличии у большинства предприятий резервов для снижения транспортных издержек. Выявить их позволяют, в частности, современные системы дистанционного контроля. Посмотрим, какой экономический эффект от внедрения таких систем можно получить.
Больший удельный вес в транспортных расходах занимают затраты на топливо — 40%, ремонт и запчасти — 18%. На диаграмме приведена структура затрат автохозяйства или транспортного подразделения, которая различается в зависимости от отрасли и вида деятельности предприятия.
Транспортные расходы компаний не могут не увеличиваться, ведь цены на топливо, равно как и объемы его потребления, растут. Например, стоимость бензина АИ-92 с 2007 г. (см. рисунок) до середины января 2011 г. возросла в среднем на 26%. На такой внешний фактор автоперевозчики и транспортные службы не способны влиять. Динамику цен надо отслеживать и использовать в условиях благоприятной конъюнктуры цен.
Компании в состоянии контролировать расход топлива и оптимизировать его. Рассмотрим технологию снижения затрат с помощью спутниковых систем мониторинга транспорта.
Снижение затрат на топливо, ремонт и запчасти
Снизить затраты на топливо или остановить их рост можно, эффективно расходуя топливо и устраняя его непроизводительное потребление. Для этого нужно точно установить фактический расход при различных условиях и понять бизнес-процессы предприятия, связанные с использованием транспорта. Надо также детально проанализировать расход топлива в течение определенного периода и понять причины перерасхода.
На расход топлива непосредственно влияют технологический (неоптимальные работа транспорта и маршруты движения, перепробег), экономический и управленческий (закупки по высокой цене, неэффективная система внутреннего контроля и проч.) и человеческий (хищения, нарушения) факторы. Влияние последнего связано с перерасходом топлива: сливы, недозаправки, заправки в неположенных местах, несанкционированные (левые) рейсы. Пилотные проекты на ряде предприятий показали, что обычно 20% топлива с каждой машины уходит налево. А это, естественно, сказывается на финансовых результатах работы предприятия. Дело в том, что учет ГСМ ведется по нормам, а не по факту. И когда возникает экономия топлива, водители в путевых листах сдают пробег и расход по нормам. Возникающая разница и представляет собой резервы для снижения расходов на топливо.
В настоящее время существуют принципиально различные подходы к решению проблемы.
Во-первых, лучше производить заправку по карточкам с лимитами. Правда, остается проблема учета пробега и реального расхода.
Во-вторых, целесообразно применять современные системы дистанционного контроля эксплуатации автотранспорта и расходования топлива, входящие в состав большинства систем мониторинга.
Приведем пример снижения расходов на природный газ для автопогрузчиков с помощью системы, регистрирующей необходимые параметры работы каждого погрузчика и позволяющей получать отчеты с соответствующими показателями.
В одной международной компании по производству напитков использование такой системы помогло решить проблему.
Для снижения непроизводительных расходов на газ определили его затраты, связанные с простоями на холостом ходу. Рабочее время погрузчика учитывается по времени работы его мотора. Задача состояла в разделении времени, когда погрузчик движется, и времени, когда он стоит (идет погрузка либо двигатель работает на холостых оборотах). С помощью системы проанализировали ситуацию и установили, что простой на холостом ходу для одного погрузчика за месяц составит 18 часов. Исходя из нормы расхода газа на холостом ходу 1,5 л/час за месяц получилось 27 л. За год для парка из 100 погрузчиков расход газа составил 32 400 л, или 1473 баллона по 22 л. При средней стоимости баллона газа 300 руб. расходы на него только на простои достигли 441 900 руб. (табл. 1).
Чтобы выявить приписки по расходу газа, сравнили его расход по показаниям системы за месяц (246 л) и по данным отчета сотрудника (396 л). Разница составила 150 л. Поскольку на практике объемы нарушений (приписок) отклоняются как в меньшую, так и в большую сторону, полученную сумму уменьшили на 25% и получили 112,5 л. Для парка из 100 погрузчиков объем приписанного газа составил 135 000 л в год (6136 баллонов). Стоимость такого объема — 1 840 800 руб.
В совокупности ликвидация простоев и приписок привела к снижению расходов на газ на сумму 2 282 700 руб. в год.
Значительно сократить излишние затраты при работе погрузчиков позволила объективная информация о приписках и простоях. Предотвратить их — значит сэкономить деньги.
Неэффективное использование транспорта во многом связано и со слабым контролем процесса перевозки, что приводит к несанкционированным рейсам, не связанным с бизнесом и задачами организации, перерасходу топлива, неисправностям и преждевременному износу техники, дополнительным затратам на ремонт, аварийным ситуациям. И не всегда в этом виноват водитель. Зачастую процесс построен так, что водителю приходится выполнять много несвойственной ему работы, но затраты от этого только растут.
Оптимизировать можно и другие расходы, например на техобслуживание, ремонт, страхование.
ТО проводится с определенной периодичностью в зависимости от пробега. Перерасход средств на ТО, ремонт и запчасти связан в первую очередь с повышенным пробегом, нарушением условий, правил эксплуатации техники и внутренних процессов персоналом. Самый простой пример — накрутка одометра и увеличение отчетных показаний водителями. Известны случаи, когда приписки составляли 50% и более от реального пробега, что приводило к более частому необоснованному ТО и увеличивало расходы на ремонт и запчасти.
Спутниковые системы мониторинга позволяют в режиме реального времени отслеживать автомобиль на маршруте и формировать табличный отчет за любой период. Этот процесс уже не зависит от водителя.
Результативность использования системы
Системы мониторинга транспорта позволяют получать объективные данные по различным параметрам, будь то перевозка продуктов по торговым точкам или доставка стройматериалов на объект, на их основе оптимизировать логистику перевозок в дорожно-строительных компаниях, предотвращать ущерб готовой продукции, рационально использовать денежные средства. Она помогает эффективно распределять загрузку водителей, минимизировать простои, повышать производительность труда. При этом речь не идет о снижении зарплаты. Она становится действительно заработанной. Приведем примеры.
Дорожно-строительная компания с помощью управления транспортной логистикой решила проблему оперативности доставки асфальта на строительные объекты. Асфальт вывозили самосвалами. Проблема заключалась в том, что на загрузку асфальта на заводе, с которым был заключен договор у компании, выстраивались огромные очереди. На эту операцию уходило несколько часов ежедневно. Проанализировали отчеты по остановкам и стоянкам с помощью спутниковой системы, и часть машин направили на другие асфальтовые заводы. Оперативность подачи асфальта на объекты выросла более чем в два раза.
В службе городского такси с помощью такой системы удалось сократить время подачи машины с одного часа до 30—40 минут. Для этого использовались специализированные электронные карты города. Сейчас эта система модифицирована настолько, что может находить ближайшую машину с учетом пробок и кратчайшего времени в пути. Согласитесь, для службы такси это конкурентное преимущество.
На одном из крупнейших российских мясокомбинатов с численностью парка более 500 автомобилей система мониторинга помогает предотвращать ущерб из-за отказа холодильной установки в кузове автомобиля или ее умышленного выключения водителем. Продукты портились, заказчик их не принимал, и предприятие несло убытки. Один автомобиль перевозил груз на сумму 2—4 млн руб. Датчик температуры в составе системы мониторинга передавал данные о температуре в рефрижераторе в режиме реального времени в диспетчерский центр и превратился в мощный и эффективный инструмент для бизнеса.
В момент критичного повышения температуры у диспетчера отображалось тревожное событие, и он предпринимал меры (оповещал водителя, отзывал машину с маршрута, высылал резервную исправную машину и т.д.). С введением на мясокомбинате такой системы потери от размораживания и порчи продуктов сократились на 12—15%, что соответствует десяткам миллионов рублей в год.
Экономическое решение
Приобретение подобных систем мониторинга транспорта — долгосрочные инвестиции. Такая система парку в 100 машин обойдется в 3 600 000 руб. Из них 1 800 000 (50%) — стоимость бортового навигационного терминала, 800 000 руб. (22%) — емкостный датчик уровня топлива, 700 000 руб. (19%) — работы по монтажу и установке представляют собой переменные расходы на каждый автомобиль, 300 000 руб. (8%) — программное обеспечение, настройка, обучение и консультирование (постоянные расходы на установку системы для парка из 100—200 машин). Затраты на создание диспетчерской службы предприятия, зарплата сотрудников, доработки системы, затраты на сотовую связь в эту сумму не входят.
Принимая решение об оснащении транспорта подобной системой, необходимо рассчитать ее окупаемость.
Опыт показывает, что приобретать системы имеет смысл специализированным транспортным предприятиям, в парке которых не менее 40 автомашин. Покупают же их пока те, у кого парк от 100 до 200 машин различной грузоподъемности. Предприятиям, использующим транспорт как вспомогательное средство для доставки продукции клиентам, следует задуматься о приобретении систем, если доля расходов на транспорт достигает 10% в структуре себестоимости. На каждом предприятии этот вопрос решается индивидуально с учетом специфики и состава парка.
Как определить окупаемость системы? Сначала надо рассчитать расходы на топливо по принятой на предприятии системе учета, затем скорректировать эту величину на полученный на практике статистическим методом коэффициент 0,2 (среднее значение округлений и приписок). Результат и будет экономией расходов на топливо от применения системы. Рассмотрим пример.
Определим расходы на топливо, например, для парка с 100 автомашинами «Газель» и среднедневным пробегом одного авто 100 км, средним расходом топлива 22л/100 км и его ценой 25,7 руб. за 1 л при 22 рабочих днях в месяц. Воспользуемся формулой из примера для малых и средних фирм. Подставив данные, получим 248 776 руб. (100 авто х 100 км х 22 л/100 км х х 25,7 руб./л х 22 раб. дн. х 0,2). Разделим стоимость системы 3 600 000 руб. на полученную экономию. Окупаемость системы —14,5 месяца. Мы показали принцип подхода к расчету окупаемости. В каждом конкретном случае ее нужно рассчитывать исходя из специфики работы предприятия.
Для крупных предприятий с автопарком свыше 100 автомобилей предпочтительнее системы полного цикла под ключ. Вначале определяют транспортные процессы, которые необходимо контролировать, затем систему дорабатывают с помощью подрядчиков под эти процессы. Создается специальный отдел или служба, назначаются ответственные за работу приобретенного оборудования, серверной и клиентской программной части, за аналитику, по организационным вопросам (гарантийное и негарантийное обслуживание, ремонты, обновления, обучение сотрудников, консультирование и т.д.).
Финансировать покупку такой дорогостоящей системы лучше через лизинг.
В лизинге грузовой техники (она стоит дорого, а штатных охранных систем к ней обычно не предлагается) применение такой системы мониторинга тоже актуально. Она содержит в себе и охранные элементы (открытие-закрытие дверей, запуск двигателя, отклонение от установленного маршрута, система идентификации водителя) и может работать как спутниковый охранный комплекс. Для страховых компаний при страховании транспорта и груза это дополнительное преимущество при расчете риска угона.
Решение для малого и среднего бизнеса
Для предприятий с автопарком 10—20 машин самое оптимальное решение — абонентский сервис. Оборудование предоставляется в пользование (в аренду), диспетчерское программное обеспечение — бесплатно или за небольшую плату. Стоимость такой системы — 171 300 руб. Из них 75 300 руб. (44%) — установка бортового терминала на автомобиль и программного обеспечения, настройка и обучение и 96 000 руб. (56%) — абонентская плата за обслуживание системы в год ее приобретения, предоставление сервера и консалтинговых услуг.
Такой подход при отсутствии собственных средств позволяет, не прибегая к кредитам банка, оперативно внедрить типовое решение и быстро освоить систему. Клиент получает мониторинг транспорта как услугу сторонней организации аналогично, например, доступу в Интернет.
Затраты на сотовую связь (СИМ-карты с тарифом, поддерживающим GPRS) для крупных предприятий рассчитываются индивидуально в зависимости от настроек системы. При абонентском сервисе они включены в абонентскую плату. Обычно затраты на сотовую связь не превышают 150 руб. в месяц на один автомобиль.
В условиях ограниченных финансовых ресурсов такая услуга активно развивается. Интерес к ней проявляют предприятия, которые начинают сравнивать свои доходы и расходы.
К сведению
Спутниковая система мониторинга транспорта состоит из двух подсистем — бортового навигационного оборудования — GPS (глобальной системы позиционирования), представляющего собой приемник — миниатюрный чип, встраиваемый в сотовый телефон, и диспетчерской — набора клиент-серверных приложений, получающих и обрабатывающих данные спутникового мониторинга.
Спутниковая система позиционирования определяет координаты транспортного средства и параметры его движения: местоположение, направление, скорость. Программное обеспечение позволяет формировать данные о маршруте, пробеге, остановках и стоянках автомобиля. С помощью встроенных датчиков она может контролировать работу различных узлов и агрегатов автомобиля, в том числе топливного бака. Обработанные данные по сетям сотовой связи GSM передаются на центральный сервер системы, работающий круглосуточно.
Пример
Расчет экономического эффекта (снижение расходов на топливо) от использования системы на основе абонентского сервиса для небольшой коммерческой фирмы с автопарком из десяти машин при условии работы транспорта без выходных.
Показатели работы автопарка:
Пробег автомобиля в день — 200 км
Количество автомобилей — 10
Стоимость 1 л бензина — 25,7 руб.
Средний расход топлива для автомобиля «Газель» — 22 л/100 км
Абонентская плата — 800 руб./мес.
Экономию топлива можно определить по формуле:
Э = L x 0,16 x 30,5 дн. x M x q :100 x p,
где L — пробег авто в cреднем за день;
0,16 — коэффициент, полученный на практике статистическим методом, — среднее значение округлений и приписок пробега с учетом погрешности одометра;
30,5 — среднегодовое количество дней в месяце;
M — количество машин;
q — средний расход топлива;
p — цена 1 л бензина.
Подставив исходные данные в формулу, получим ежемесячную экономию расходов на топливо 55 183 руб. в месяц. Эта величина представляет собой разницу между расходами на топливо, по данным работников, и фактическими данными, полученными в системе, то есть скрытый резерв расходов на топливо, который система сделала явным и превратила в экономию средств.
Окупаемость расходов на использование системы можно представить так, как показано в табл. 2.
Из приведенных расчетов следует, что расходы на пользование системой в год 171 300 руб. окупятся экономией средств за три месяца. Совокупный экономический эффект за год составит 491 196 руб. За эти средства можно при необходимости приобрести новый автомобиль.
Если предприятие не собирается покупать автомобиль, оно ежемесячно будет иметь в обороте дополнительно
55 138 руб.
Расчет экономии расходов на газ на простоях на холостом ходу (таблица 1)
|
На один погрузчик в месяц |
На 100 погрузчиков за год | ||||
|
простой
|
норма
|
расход
|
расход газа
|
средняя стоимость
|
расходы
|
|
18 ч |
1,5 л/ч |
27 л |
32 400 л |
300 руб. |
441 900 |
|
1473 баллона | |||||
Окупаемость расходов на пользование системой на условиях абонентского сервиса (таблица 2)
|
За месяц,
|
За год, руб. |
Формула расчета | |
|
Количество машин в парке |
10 | ||
|
Экономия в месяц на десяти машинах |
55 183 |
55 183 | |
|
Абонентская плата на одну машину в месяц и на парк в год |
800 |
96 000 |
10 машин х 12 мес. х 800 руб. |
|
Установка системы |
7530 |
7530 х 10 | |
|
Расходы на систему за год |
171 300 |
96 000 руб. + 75 300 руб. | |
|
Экономия, накопленная за год |
662 196 |
55 183 руб. х 12 мес. | |
|
Годовой суммарный эффект |
491 196 |
171 300 руб. – 662 196 руб. | |
|
Простой срок окупаемости, лет |
3,01 |
171 300 руб. : 55 183 руб. |