Зачастую работникам, направленным в командировку сразу в несколько городов, выгоднее арендовать автомобиль для переезда из одного пункта назначения в другой, чем оплачивать расходы на проезд общественным транспортом или такси. Можно ли стоимость аренды учесть при расчете налога на прибыль и не возникнут ли у сотрудника проблемы с НДФЛ? На эти вопросы в конце прошлого года ответил Минфин России в письме от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742.
Налог на прибыль: учтем все!
На протяжении последних пяти лет Минфин России считал, что компании не вправе при расчете налога на прибыль учитывать расходы на аренду автомобиля работником, находящимся в командировке (письмо от 08.08.2005 № 03-03-04/2/42). Такую точку зрения финансисты аргументировали тем, что порядок направления работников в командировки, утвержденный Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», не предусматривает возмещение командированному расходов на аренду автомобиля. Пункт 12 этого документа разрешает компенсировать только стоимость проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования. Автомобиль нельзя отнести к общественному транспорту. Значит, расходы на аренду машины не учитываются при расчете налога на прибыль.
Заметим, что этот документ на сегодняшний день действует только в части, не противоречащей Трудовому кодексу и Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Однако в п. 12 данного Положения содержится схожее правило: если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, расходы на проезд из одного населенного пункта в другой включают стоимость проезда транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта.
Арбитражная практика по данному вопросу складывалась в пользу налогоплательщика и подтверждала правомерность признания затрат на аренду автомобиля расходами для целей налогообложения. Например, такая позиция изложена в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 22.09.2010 № А32-49229/2009. Вывод суда: расходы на аренду автомобиля при должном документальном подтверждении и обосновании можно учесть в составе расходов на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (см. также постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 23.01.2006 № Ф04-9850/2005(19018-А27-15) и Северо-Западного округа от 25.04.2005 № А56-32729/04).
В конце прошлого года финансисты поставили точку в споре о правомерности включения в налоговую базу расходов на аренду автомобиля для поездок работника в командировке. Минфин изменил подход к решению проблемы, к счастью, в пользу налогоплательщиков.
В конце прошлого года финансисты выпустили разъяснение (письмо от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742), в котором пришли к выводу, что затраты на аренду автомобиля для перемещения командированного работника от одной организации к другой можно отнести к экономически оправданным расходам. Поэтому, если такие расходы документально подтверждены, их можно учесть при расчете налога на прибыль (ст. 252 и подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Подтверждающими документами могут быть договор аренды автомобиля, акт о его передаче/возврате, счета, чеки и иные документы, подтверждающие оплату услуг.
НДФЛ: для работника налоговая нагрузка не увеличится
Споры возникали и по вопросу, включать в доход работника стоимость оплаты услуг по аренде в командировке автомобиля или нет. Минфин России снова высказывал позицию не в пользу налогоплательщиков.
В письме от 08.08.2005 № 03-03-04/2/42 финансисты разъяснили, что п. 3 ст. 217 НК РФ содержит закрытый перечень расходов на командировки, не признаваемых в доходах командируемых работников для целей обложения НДФЛ. Расходы, связанные с оплатой арендуемого автомобиля для поездок работника в командировке, в данном перечне не поименованы. На этом основании был сделан вывод: сумма стоимости аренды автомобиля, возмещаемая организацией командированному работнику, признается его доходом и облагается НДФЛ.
Сейчас Минфин России высказывает диаметрально противоположную позицию (письмо от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742). Ни Трудовой кодекс, ни ст. 217 НК РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно.
С таким выводом не поспоришь. Действительно, в ст. 168 ТК РФ закреплена обязанность работодателя возмещать работнику расходы, связанные со служебной командировкой. Это, в частности, расходы на проезд, иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. А в пункте 3 ст. 217 НК РФ сказано, что не облагаются НДФЛ все виды предусмотренных действующим законодательством РФ компенсационных выплат, связанных в том числе с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). Компенсации — это денежные выплаты, определенные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). Соответственно оплата организацией аренды автомобиля для проезда работников в командировке относится к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением трудовых обязанностей. При этом в организации должны быть оправдательные документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля для служебных целей.
Порядок и размеры возмещения расходов, касающихся служебных командировок, определяются коллективным договором или локальными нормативными актами организации (положением о командировках, приказом по организации). Право работника осуществить дополнительные расходы (например, на аренду автомобиля) можно отразить в приказе о его направлении в командировку. Возможно и непосредственное письменное обращение работника об осуществлении им в период командировки дополнительных расходов. Получение резолюции, разрешающей произвести дополнительные расходы, будет свидетельствовать о правомерности его действий.
Как видим, теперь позиция Минфина России полностью соответствует действующему законодательству. Кстати, суды и ранее поддерживали налогоплательщиков. В постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 22.09.2010 № А32-49229/2009 судьи отметили, что оплата услуг аренды автотранспорта во время командировки не облагается НДФЛ в силу п. 3 ст. 217 НК РФ (см. также постановления ФАС Уральского округа от 03.09.2007 № Ф09-7059/07-С2 и Поволжского округа от 11.11.2004 № А65-25285/03-СА1-19).
Справка
Если сотрудник арендует автомобиль в заграничной командировке, следует учесть, что подтверждающие расход документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русском языке. Такое требование содержится в п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.