Есть ситуации в бизнесе, когда организации выгоднее не приобретать имущество в собственность, а воспользоваться тем, которое уже есть у его сотрудников. Например, нанять курьеров с личными автомобилями, а не содержать собственный автопарк или оплачивать сотрудникам сотовую связь, а не закупать телефонные аппараты и заключать договор с оператором. Гражданское и трудовое законодательство дает возможность оформить такое использование несколькими способами. Какой из вариантов выгоднее?
Использование в коммерческой деятельности организации имущества, принадлежащего ее сотрудникам, юридически можно оформить тремя разными способами.
Два из них предполагают заключение гражданско-правового договора и в принципе могут использоваться во взаимоотношениях не только с сотрудниками, но и с посторонними физическими лицами.
Третий же вариант предполагает отношения в рамках уже имеющегося трудового договора и оформляется кадровыми документами. С него мы и начнем подробное рассмотрение.
Кадровый вариант
Вариант оформления использования имущества сотрудников в интересах организации при помощи кадровых документов, пожалуй, самый простой. Он основывается на правилах ст. 188 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье работник, использующий в интересах работодателя с его согласия и ведома собственное имущество, имеет право на получение компенсации, а также на возмещение расходов, связанных с таким использованием.
Как видим, указанная норма не требует заключения каких-либо дополнительных договоров и актов: достаточно лишь обеспечить документальное подтверждение того, что использование имущества не самодеятельность работника, а осуществляется с ведома и согласия работодателя.
Для этого работнику достаточно подготовить на имя руководителя организации служебную или докладную записку, в которой он ставит работодателя в известность, что для выполнения порученной ему трудовой функции ему необходимо использовать личное имущество. Естественно, нужно указать, какое именно имущество будет использоваться, его оценочную стоимость, а также для выполнения каких конкретно функций и в течение какого периода оно будет использоваться. Руководитель, получив от работника такой документ, визирует его и издает приказ по организации. В нем он указывает, что сотрудник использует собственное имущество в интересах работодателя, за что ему выплачивается компенсация (тут же, в приказе, приводится ее размер), а также компенсируются расходы, связанные с использованием такого имущества (лучше здесь же в приказе указать, какие именно это расходы – ГСМ для автомобиля, картриджи для принтера и т.п.). На основании этих документов (служебной записки и приказа) организация вправе включать в расходы суммы компенсации, выплачиваемые сотруднику (п. 49 ст. 264 НК РФ).
Правда, в отношении компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в НК РФ установлены отдельные правила. Такие расходы учитываются на основании другого положения ст. 264 НК РФ, а именно подп. 11 п. 1. И для этого случая установлены нормы — постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Например, за легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. см компенсация, учитываемая в расходах, не может быть больше 1200 руб. в месяц. А для более мощных авто — 1500 руб. в месяц. Обратите внимание: нормы эти распространяются только на суммы, выплачиваемые сотруднику в качестве компенсации за износ автомобиля. Расходы на ГСМ в любом случае выплачиваются в полном размере и сверх этой суммы (ст. 188 ТК РФ).
Выплаты в порядке ст. 188 ТК РФ не облагаются НДФЛ в полном размере на основании п. 3 ст. 217 НК РФ (письмо Минфина России от 24.03.2010 № 03-04-06/6-47). Не начисляются на эти суммы и страховые взносы (основание — подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования».
Пользуемся бесплатно
Перейдем теперь к гражданско-правовым способам оформления использования имущества сотрудников. Как мы уже упоминали, главное их отличие от кадрового способа — наличие отдельного договора. И одним из таких возможных договоров может быть договор ссуды или, как его еще называют, безвозмездного пользования. Как следует из названия договора, никаких выплат в пользу сотрудника он не предполагает в принципе. Соответственно никаких проблем с начислением НДФЛ и страховых взносов по данному договору не возникает.
В то же время данный договор дает возможность организации учитывать в расходах затраты, связанные с использованием такого имущества — тех же ГСМ, картриджей, оплаты Интернета, связи и т.п. Дело в том, что согласно правилам Гражданского кодекса РФ при заключении договора ссуды имущество переходит во владение организации (ст. 689 ГК РФ).
Соответственно юридически именно организация использует это имущество в своей деятельности. Значит, она вправе учесть все расходы на такую эксплуатацию. Например, если речь идет об автомобиле, организация может учесть расходы на ГСМ на текущий и капитальный ремонт, техническое обслуживание и даже на страхование. Если, конечно, все эти расходы по договору ссуды возложены на ссудополучателя (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если организация выбирает данный вариант оформления отношений с сотрудником, нужно учесть, что помимо договора ссуды нужно будет оформить акт приемки-передачи имущества, являющегося предметом договора. Также потребуется приказ по организации, на основании которого имущество, полученное организацией по договору ссуды, будет использовать конкретный работник. Факт получения имущества сотрудником тоже желательно зафиксировать либо актом, либо в журнале учета движения материальных средств.
Обратите внимание!
Получая имущество по договору безвозмездного пользования, организация безвозмездно получает право пользования данным имуществом. Следовательно, для целей налогообложения прибыли получение имущества в безвозмездное пользование является безвозмездным получением имущественного права.
Согласно п. 8 ст. 250 НК РФ внереализационными доходами налогоплательщика признаются, в частности, доходы в виде безвозмездно полученного имущества (работ, услуг) или имущественных прав.
Налогоплательщик, получающий по договору в безвозмездное пользование имущество, включает в состав внереализационных доходов доход в виде безвозмездно полученного права пользования имуществом, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества (письмо Минфина России от 19.03.2010 № 03-03-06/4/24).
Арендуем имущество
Наконец, третий вариант — заключение с работником — владельцем имущества договора аренды (ст. 606 ГК РФ). По существу этот договор схож с договором ссуды.
Но отличия есть. Главное — по договору аренды в пользу собственника имущества производятся выплаты за пользование его имуществом. А значит, возникает объект обложения налогом на доходы физических лиц (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ) и организация как налоговый агент должна удержать этот налог из сумм, выплачиваемых сотруднику (ст. 226 НК РФ). Здесь заметим, что последнее время очень активно обсуждается вопрос о том, что при аренде имущества у физлица организация налоговым агентом не является. В качестве оснований приводится формулировка ст. 228 НК РФ о том, что физические лица, получившие от организаций, не являющихся налоговыми агентами, вознаграждения по трудовым и гражданско-правовым договорам, в том числе и по договорам аренды любого имущества, исчисляют и уплачивают НДФЛ самостоятельно.
Но дело в том, что это правило действует только в случаях получения таких доходов от «организаций, не являющихся налоговыми агентами». Понятие же налогового агента приводится в ст. 226 НК РФ. И согласно ей налоговый агент — это организация, индивидуальный предприниматель, нотариус, занимающиеся частной практикой, адвокат, учредивший адвокатский кабинет, а также обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, указанные в п. 2 ст. 226 НК РФ. А если мы внимательно прочитаем п. 2 ст. 226, то обнаружим в нем обратную ссылку на ст. 228 НК РФ. То есть норма об удержании НДФЛ с выплат по аренде замкнута сама на себя.
Одновременно Минфин России настаивает, что по договорам аренды российские организации являются налоговыми агентами (письма Минфина России от 16.08.2010 № 03-04-05/3-462 и от 06.12.2010 № 03-04-06/3-290). Судебная практика тоже не в пользу организаций (постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.05.2010 по делу № А66-9581/2009). Поэтому, на наш взгляд, в данном случае безопаснее удержать НДФЛ из арендной платы.
Расходы в виде арендной платы организация вправе включить в расходы (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Кроме того, в расходах, так же, как и при ссуде, могут учитываться расходы по содержанию и страхованию арендованного имущества. При условии что эти обязанности согласно договору лежат на арендаторе (ст. 644 и 646 ГК РФ).
Что касается страховых взносов, то на выплаты по договору аренды они не начисляются (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
Директору ООО «Цветы на дом»
от водителя-экспедитора Стоянова П.Н.
Служебная записка
В связи со служебной необходимостью в целях ускорения доставки товаров покупателям прошу разрешить мне использовать при осуществлении своих должностных обязанностей личное имущество — GPS-навигатор Garmin Nuvi 310, оснащенный картографическим продуктом «Дороги России».
16 февраля 2011 г. Стоянов П.Н.
Виза директора:
Не возражаю, отделу кадров до 17.02.2011 подготовить приказ о размере компенсации и порядке возмещения расходов.
ООО «Цветы на дом»
Приказ
г. Москва 18 февраля 2011 г.
В связи с поступившей от водителя-экспедитора Стоянова П.Н. служебной запиской о необходимости использования при исполнении служебных обязанностей личного имущества и на основании статьи 188 Трудового кодекса Российской Федерации
Приказываю:
1. Согласиться с предложением Стоянова П.Н. об использовании при исполнении должностных обязанностей личного имущества – GPS-навигатора Garmin Nuvi 310, оснащенного картографическим продуктом «Дороги России».
2. В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации ежемесячно начислять и выплачивать Стоянову П.Н. компенсацию за использование личного имущества в размере одной тысячи рублей. Выплату данной суммы производить одновременно с заработной платой за месяц.
3. В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации ежемесячно проводить Стоянову Н.П. компенсацию расходов, связанных с использованием имущества, указанного в п. 1 настоящего приказа. Расходы компенсируются в течение пяти рабочих дней после предоставления работником в бухгалтерию письменного отчета с приложением документов, подтверждающих понесенные расходы.
4. Контроль за выполнением данного приказа возложить на главного бухгалтера — Ганину О.И.
Директор Скоков Н.А.
Договор ссуды
г. Москва 18 февраля 2011 г.
Новиков Иван Петрович, паспорт серии 0112 № 452254, выдан ОВД «Зябликово» г. Москвы 07.11.2008, код подразделения 771‑01, именуемый в дальнейшем «Ссудодатель», с одной стороны, и
ООО «Мастер цветов», в лице директора Савиновой Натальи Павловны, действующего на основании Устава общества, именуемое в дальнейшем «Ссудополучатель», с другой стороны,
совместно именуемые далее «Стороны», а по отдельности «Сторона», заключили настоящий договор (далее — Договор) о ниже-
1. Ссудодатель обязуется передать в безвозмездное пользование Ссудополучателю движимое имущество (далее по тексту договора — Имущество) — персональный переносной компьютер — ноутбук Sony Vaio Z1235VGP, сервисный номер IA123654987IU, а Ссудополучатель обязуется вернуть это же Имущество в порядке и сроки, установленные п. 13 и п. 2 Договора. 2. Договор заключен на срок до 30 декабря 2011 г. Если Ссудополучатель продолжает пользоваться Имуществом после истечения указанного срока при отсутствии возражений со стороны Ссудодателя, Договор считается возобновленным на тех же условиях на неопределенный срок. 3. Передаваемое в безвозмездное пользование Имущество является собственностью Ссудодателя и на момент заключения Договора Имущество в споре или под арестом не состоит, не является предметом залога и не обременено другими правами третьих лиц. 4. Стороны договорились, что стоимость Имущества на момент его передачи Ссудополучателю составляет 50 000 (пятьдесят тысяч) руб. 5. Имущество передается Ссудополучателю для использования в его предпринимательской деятельности. 6. Ссудодатель обязан передать Имущество Ссудополучателю вместе со всеми его принадлежностями и относящейся к нему документацией по акту в срок до 25 февраля 2011 г. 7. Ссудополучатель обязан перед подписанием акта приемки-передачи осмотреть Имущество и проверить его состояние. 8. Все расходы по содержанию Имущества, включая расходы на его обслуживание и ремонт, приобретение и установку необходимого программного обеспечения, несет Ссудополучатель. 9. Ссудополучатель обязан использовать Имущество по его назначению и в соответствии с ограничениями, указанными в п. 4 Договора. 10. Ссудополучатель обязан по окончании срока, указанного в п. 2 Договора, либо в течение двух дней после его досрочного расторжения вернуть Ссудодателю Имущество в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа. 11. Произведенные Ссудополучателем отделимые улучшения Имущества являются собственностью Ссудодателя. 12. Ссудополучатель вправе с согласия Ссудодателя производить неотделимые улучшения Имущества, стоимость которых после прекращения Договора Ссудополучателю не возмещается. 13. За нарушение сроков возврата Имущества Ссудодатель вправе требовать от Ссудополучателя уплаты неустойки (пени) в размере одного процента от стоимости Имущества, указанной в п. 4 Договора, за каждый день просрочки. 14. Все изменения и дополнения к Договору действительны, если совершены в письменной форме и подписаны Сторонами. 15. Договор может быть досрочно расторгнут по соглашению Сторон либо по требованию одной из Сторон в порядке и по основаниям, предусмотренным статьей 698 Гражданского кодекса РФ. 16. Стороны будут стремиться к разрешению всех возможных споров и разногласий, которые могут возникнуть по Договору или в связи с ним, путем переговоров. 17. Споры, не урегулированные путем переговоров, передаются на рассмотрение суда в порядке, предусмотренном действующим законодательством РФ. 18. Договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из Сторон, и вступает в силу с момента его подписания Сторонами. 19. Адреса, реквизиты и подписи Сторон: Ссудодатель Ссудополучатель
следующем.