Минфин России в письме от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270 попытался помочь бухгалтерам разобраться с вопросом о сроках хранения некоторых документов. Проблемы возникают из-за того, что разными нормативными актами установлены различные сроки. Помимо этого существуют исключения из общего правила, что также не способствует ясности в решении данной проблемы.
В Налоговом кодексе сказано, что обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, организации обязаны в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
В Федеральном законе от 21.11.96 № 129‑ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ) говорится, что хранить первичку, регистры бухгалтерского учета и бухотчетность организации должны не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) следует хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (ст. 17 Закона № 129-ФЗ).
Конкретные сроки для определенных документов установлены в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень).
Таким образом, документы, поименованные в Перечне, надо хранить в течение установленных им сроков, иные документы — согласно нормам НК РФ и Закона № 129-ФЗ.
Сколько хранить документы по амортизации
В соответствии с п. 2 ст. 259.1 НК РФ сумма начисленной за один месяц амортизации при применении линейного метода в отношении объекта амортизируемого имущества определяется как произведение его первоначальной стоимости и нормы амортизации, исчисленной из срока полезного использования. Значит, в течение срока полезного использования объекта амортизируемого имущества происходит списание в расходы первоначальной стоимости ежемесячно в равном размере.
Первоначальная стоимость определяется на основании первичных учетных документов, подтверждающих сумму расходов на приобретение, сооружение, изготовление объектов. К таким документам относятся:
- акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2);
- справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3);
- акт приемки законченного строительством объекта (форма № КС-11);
- акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией (форма № КС-14);
- акт приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1);
- акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма № ОС-1а);
- акт приема-передачи групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1б);
- товарная накладная (форма № ТОРГ-12);
- товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т).
В соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, для объектов основных средств может быть установлен срок полезного использования от года и свыше 30 лет. Возникает вопрос: в течение какого срока хранить указанные первичные документы в целях исчисления налога на прибыль?
Начнем с того, что в целях налогового учета для хранения первички, подтверждающей осуществление расходов в виде амортизационных начислений, НК РФ не устанавливает каких-либо специальных сроков. То есть надо исходить из общего срока, равного четырем годам. При этом данный срок исчисляется в специальном порядке. Как отметил Минфин России в письме от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270, «срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества)».
Данные документы являются и бухгалтерской первичкой. Они утверждены постановлениями Госкомстата России от 11.11.99 № 100, от 21.01.2003 № 7 и от 25.12.98 № 132, принятыми в целях реализации положений Закона № 129-ФЗ. То есть на них распространяется срок хранения, установленный ст. 17 данного закона, — пять лет.
Перечень предписывает сохранять документы об определении амортизации основных средств постоянно. То есть указанные бумаги, фигурально выражаясь, бессмертны.
Убытки переносим — документы сохраняем
В отличие от сроков хранения документов, связанных с амортизацией, для периода сохранения бумаг, подтверждающих убытки при переносе их на будущее, предусмотрены исключения. В целях налогового учета хранить данные, подтверждающие объем убытка, необходимо в течение всего срока, если он уменьшает базу текущего налогового периода (п. 4 ст. 283 НК РФ).
Отметим, что в Налоговом кодексе не сказано, какие документы имеются в виду. В письме Минфина России от 03.04.2007 № 03-03-06/1/206 разъяснено, что в данном случае необходимо хранить первичку, подтверждающую полученный финансовый результат. Можно сделать вывод, что речь идет о комплексе документов, связанных с получением доходов и осуществлением расходов.
В письме Минфина России от 23.04.2009 № 03-03-06/1/276 отмечено: если в организации прошла проверка и претензий по поводу обоснованности переноса убытка нет, это не означает, что документы можно выбросить. То есть обязанность хранить документы проведенной налоговой ревизией не прекращается, поскольку списание убытков возможно только при наличии первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.
Получается, что организация, которая переносит убыток на будущее по максимально возможному сроку, равному десяти годам (п. 2 ст. 283 НК РФ), должна хранить документы по убытку в целях налогового учета в течение 14 лет, бухгалтерскую первичку — в течение 15 лет, а если какие-либо из этих документов поименованы в Перечне, то, как говорится, quantum satis — сколько потребуется.