Услуги по ведению бухучета: кто ставит подпись

Цель аутсорсинга — оптимизировать затраты на те или иные виды деятельности. Не является исключением и оказание услуг по ведению бухгалтерского учета. О том, кто и какие документы может подписывать в рамках аутсорсинга, рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Екатерина Лазукова и Елена Мельникова.

Специализированная организация ведет бухгалтерский учет для своего заказчика по договору оказания бухгалтерских услуг. Вправе ли ее представитель ставить подпись в первичных документах (счетах-фактурах, накладных), а также в отчетности за главного бухгалтера и руководителя компании-заказчика? Как это оформить?

Если бухгалтерский и налоговый учет ведет специализированная организация, именно она выступает в роли главного бухгалтера по отношению к заказчику услуги по договору. Следовательно, за главного бухгалтера на документах бухгалтерского и налогового учета расписывается руководитель специализированной организации или уполномоченное им лицо, за руководителя — руководитель организации-заказчика. При желании организация-заказчик может полностью переложить право подписи на специализированную организацию.

Таким образом, подпись руководителя на документах и отчетности будет ставить руководитель (или иной сотрудник) специализированной организации, уполномоченный руководителем организации-заказчика.

Налоговая отчетность

Согласно ст. 26 НК РФ налогоплательщик (организация-заказчик) может участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, через уполномоченного представителя, выражающего его интересы в отношениях с налоговыми органами, иными участниками отношений, регулируемых законодательством о налогах и сборах (специализированную организацию по ведению бухгалтерского и налогового учета).

Уполномоченный представитель налогоплательщика-организации осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в соответствии с гражданским законодательством РФ (п. 1 и 3 ст. 29 НК РФ).

На основании п. 5 ст. 80 НК РФ налогоплательщик (организация-заказчик) или его представитель (специализированная организация) подписывает налоговую декларацию (расчет), подтверждая достоверность и полноту отраженных в ней сведений.

Если достоверность и полноту таких сведений подтверждает уполномоченный представитель налогоплательщика, в налоговой декларации (расчете) приводится основание представительства (наименование документа, свидетельствующего о наличии полномочий на подписание налоговой декларации (расчета)). При этом к налоговой декларации (расчету) прилагается копия документа, подтверждающего полномочия представителя на подписание налоговой декларации (расчета).

В качестве уполномоченного представителя, имеющего право подписи налоговой декларации (расчета), может выступать как руководитель организации, которая ведет бухгалтерский и налоговый учет организации-заказчика, так и иное лицо, если в соответствии со ст. 185—189 ГК РФ доверенность на право подписи налоговой декларации (расчета) выдана на имя руководителя указанной специализированной организации с правом передоверия другому лицу.

В такой ситуации при подаче в налоговую инспекцию налоговой декларации (расчета) организации-заказчика к ней следует прилагать не только документ, подтверждающий полномочия руководителя организации, осуществляющей ведение бухгалтерского и налогового учета, на подписание налоговой декларации (расчета), но и документ, свидетельствующий о наличии соответствующих полномочий у конкретного физического лица, которое подписало декларацию и которому передоверено право подписи налоговой декларации (расчета).

Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 24.12.2009 № 03-02-07/1-566.

Кроме того, в письме от 31.01.2011 № 03-02-07/1-28 Минфин России рекомендует руководствоваться установленным порядком заполнения формы налоговых деклараций по конкретному налогу, в том числе предусматривающим положения о подтверждении достоверности и полноты сведений в налоговой декларации уполномоченным представителем налогоплательщика.

Таким образом, подпись руководителя на документах налогового учета и отчетности ставит руководитель организации-заказчика или уполномоченное им лицо, которым может быть руководитель (или иной сотрудник) специализированной организации, а подпись главного бухгалтера — руководитель специализированной организации или уполномоченное им лицо.

Бухгалтерская отчетность

Руководитель предприятия в зависимости от наличия объема работ имеет право передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту. Об этом говорится в п. 2 ст. 6 Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ).

Бухгалтерскую отчетность компаний, в которых бухгалтерский учет ведет специализированная организация, подписывает ее руководитель (абз. 2 п. 5 ст. 13 Закона № 129-ФЗ).

Из статьи 7 Закона № 129-ФЗ можно сделать вывод, что в случае ведения бухгалтерского учета специализированной организацией именно она выступает в роли главного бухгалтера по отношению к заказчику услуги по договору.

Следовательно, подписи на бухгалтерской отчетности распределяются так:

• подпись руководителя ставит руководитель компании-заказчика или уполномоченное им лицо, которым может быть руководитель (или иной сотрудник) специализированной организации;
• подпись главного бухгалтера ставит руководитель специализированной организации или уполномоченное им лицо.

Первичные документы

Закон № 129-ФЗ не содержит положений о порядке оформления первичных документов в случае ведения бухгалтерского учета специализированной организацией.

Исходя из пунктов 12, 14 и 38 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н, когда ведение бухгалтерского учета передано на договорных началах специализированной организации, централизованной бухгалтерии или бухгалтеру-специалисту, документы, на которых должна быть подпись главного бухгалтера, вместо него подписывает руководитель специализированной организации, централизованной бухгалтерии либо специалист, осуществляющий бухгалтерский учет.

Итак, способ подписания первичных документов аналогичен способу подписания бухгалтерской отчетности.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, согласно п. 3 ст. 9 Закона №129-ФЗ подписывают руководитель компании и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица. Вероятно, речь идет о должностных лицах организации, совершающей эти хозяйственные операции. Других указаний в Законе № 129-ФЗ нет.

Значит, кассовые и банковские документы подписывает руководитель той компании, которая совершает хозяйственные операции, или уполномоченные им лица. Как уже отмечалось, под уполномоченными лицами понимаются руководитель или иные сотрудники специализированной организации.

Счета-фактуры

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер организации либо иные лица, уполномоченные приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. То есть полномочия могут быть предоставлены специализированной организации путем издания приказа либо выдачи доверенности.

Как следует из разъяснений контролирующих органов, если счет-фактуру подписывают уполномоченные лица, то в расшифровке подписи указываются фамилия и инициалы лица, подписавшего счет-фактуру, вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера (письма Минфина России от 28.04.2009 № 03-07-09/23, от 26.07.2006 № 03-04-11/127, от 11.01.2006 № 03-04-09/1 и ФНС России от 18.06.2009 № 3-1-11/425). Наличие в данном счете-фактуре также фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации не рассматривается как нарушение требований НК РФ.

В письме ФНС России от 18.06.2009 № 3-1-11/425 налоговые органы разъяснили: если в реквизитах «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» счета-фактуры присутствуют фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера организации, то под такими реквизитами надо дополнительно указать «За руководителя организации» и «За главного бухгалтера» соответственно. Уполномоченное лицо должно поставить подпись. После подписи приводятся фамилия и инициалы лица, подписавшего счет-фактуру. Обратите внимание: такое требование, как указание ФИО уполномоченного лица строго печатными буквами, в отношении счетов-фактур НК РФ не установлено.

Переписка