Если в числе контрагентов российской организации есть зарубежные компании, то, естественно, первичные документы от них поступают на иностранном языке. Обязательно ли нужно переводить такую первичку? Если да, то можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на услуги переводчика? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье.
Равнение на русский язык
В нашей стране государственным языком признан русский язык (ст. 68 Конституции Российской Федерации и ст. 1 Федерального закона от 01.07.2005 № 53ФЗ). Соответственно официальное делопроизводство в российских организациях ведется только на русском языке (п. 1 ст. 16 Закона РФ от 25.10.91 № 1807‑1 «О языках народов Российской Федерации»).
Таким образом, тексты первичных документов должны быть составлены на русском языке. Этот вывод подтверждается и нормами Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. Так, в п. 9 этого Положения сказано, что документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Если же первичные документы составлены на иностранном языке, то они должны иметь построчный перевод на русский язык. Обратите внимание, что нотариально заверять перевод не нужно, так как такое требование не закреплено на законодательном уровне.
Итак, с бухгалтерским учетом все предельно ясно: к учету принимаются документы на русском языке либо с построчным переводом. А как обстоят дела в налоговом учете?
Сразу скажем, что контролирующие органы требуют перевода на русский язык документов, составленных на иностранных языках (см., например, письма Минфина России от 03.11.2009 № 030306/1/725 и УФНС России по г. Москве от 25.02.2009 № 1615/016363).
Хотя, как ни странно, но иногда в судах организациям удается доказать, что перевод документов в целях налогового учета затрат необязателен, поскольку такое требование не прописано в Налоговом кодексе. Примером может служить постановление ФАС Московского округа от 08.10.2008 № КАА40/806108.
На наш взгляд, компаниям все же лучше перевести иностранную первичку на русский язык. Тем более что для целей налогообложения прибыли под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. А требование о переводе документов на русский язык прямо закреплено в законодательстве о бухгалтерском учете.
Справка
Если организация занимается внешнеэкономической деятельностью, у нее также могут быть составлены на иностранном языке некоторые документы по сделке. По запросу агента валютного контроля (это уполномоченные банки) представляются надлежащим образом заверенные переводы на русский язык документов, исполненных полностью или в какойлибо их части на иностранном языке. Таково требование п. 5 ст. 23 Федерального закона от 10.12.2003 № 173ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». То есть здесь нужен не только перевод, но и его нотариальное заверение.
Ищем переводчика
Перевести документы на русский язык может как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации, на которого возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей (письма Минфина России от 22.03.2010 № 030306/1/168, от 03.11.2009 № 030306/1/725 и от 14.09.2009 № 030305/170). При этом действующее законодательство не регламентирует, в какой форме должен быть выполнен перевод. Поэтому это может быть как отдельный документ, так и перевод, сделанный от руки на ксерокопии первичного документа.
Если за переводом вы обращаетесь в специализированную фирму (или к профессионалу), в этом случае заключается договор возмездного оказания услуг (ст. 779 ГК РФ).
В нем нужно прописать обязанности сторон, сроки перевода, цену услуг.
Надо отметить, что перевод может быть выполнен и организацией, выдавшей первичный документ, например, в виде справки (письмо Минфина России от 17.09.2009 № 030305/170).
С типовыми документами проблем не будет
Если организация занимается внешнеэкономической деятельностью, в ее документообороте могут быть типовые документы. Финансисты разрешают в этом случае перевести на русский язык постоянные реквизиты типовой формы, а в дальнейшем переводить лишь изменяющиеся показатели документа (письмо Минфина России от 03.11.2009 № 030306/1/725).
Более того, если какаято информация документа не имеет существенного значения для подтверждения расходов, ее можно и вовсе не переводить. Так, в случае выписки авиабилетов и иных перевозочных документов на английском или ином языке в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов для целей налогообложения прибыли. Это ФИО пассажира, цена перевозки, маршрут следования. Переводить условия применения тарифа, правила авиаперевозки и перевозки багажа не нужно (письма Минфина России от 22.03.2010 № 030306/1/168 и от 14.09.2009 № 030305/170).
Налоговый учет
Рассмотрим, принимаются ли расходы на перевод в целях налогообложения прибыли. Налоговики в своих письмах указывают, что такие расходы можно рассматривать как плату за информационные услуги (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 26.05.2008 № 2012/050126). Это касается конечно же услуг сторонних переводчиков. Поэтому при расчете налога на прибыль такие расходы будут считаться прочими. Основание для этого — подп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Обратите внимание, если организация применяет упрощенную систему налогообложения, то она не сможет учесть расходы на перевод иностранной первички. Дело в том, что в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, который содержит закрытый перечень расходов, нет такого вида расхода.
Если компания решит нотариально заверить перевод, то плату государственному или частному нотариусу можно учесть при расчете налога на прибыль (подп. 16 п. 1 ст. 264 НК РФ) и при упрощенной системе налогообложения (подп. 14 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Но и в том, и в другом случае такие расходы принимаются в пределах тарифов, утвержденных в установленном порядке. Сейчас действуют тарифы, прописанные в ст. 333.24 НК РФ.
«Иностранные» реквизиты счетафактуры
Глава 21 «Налог на добавленную стоимость» НК РФ не содержит требования о том, что счетфактура должен быть составлен только на русском языке.
Контролирующие органы считают, что счетфактура не должен содержать сведений на иностранном языке. В противном случае покупатель будет лишен права на вычет (письма ФНС России от 10.12.2004 № 03108/2472/16 и УФНС России по г. Москве от 15.03.2005 № 1911/16874). Аргументируется такая позиция п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.
На сегодняшний день по этому вопросу сложилась неоднозначная арбитражная практика. Некоторые суды поддерживают налоговые органы (постановления ФАС Дальневосточного округа от 24.01.2007 № Ф03А51/062/5126 и Уральского округа от 22.09.2009 № А07425/2009). Но есть и решения в пользу налогоплательщиков. В них арбитры приходят к выводу, что указание в представленных налогоплательщиком счетахфактурах наименования отгруженного товара на иностранном языке или в виде аббревиатуры не может рассматриваться как нарушение порядка составления счетовфактур (постановление ФАС Дальневосточного округа от 10.10.2007 № Ф03А51/072/4130).
Справка
На основании подп. 4 п. 9 ст. 89 НК РФ руководитель (заместитель руководителя) налогового органа вправе приостановить проведение выездной налоговой проверки для перевода на русский язык документов, представленных налогоплательщиком на иностранном языке. На это же обращено внимание в письмах Минфина России от 05.05.2011 № 030207/1156 и от 22.03.2010 № 030305/57.
Трудовые книжки иностранных работников
По общему правилу трудовая книжка российского образца (форма утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) должна быть у каждого работника организации, в том числе иностранца (ст. 11 и 66 ТК РФ). Поэтому если компания берет в штат иностранного гражданина, то она заводит ему новую трудовую книжку российского образца. Такие разъяснения в отношении работника — гражданина Украины приведены в письме Роструда от 15.06.2005 № 90861. Специалисты этого ведомства указывают на то, что трудовая книжка украинского образца, представленная гражданином Украины, не соответствует форме, признаваемой на территории РФ. Поэтому, если иностранный работник трудится в организации более пяти дней, работодатель на основании ст. 66 ТК РФ обязан завести на него трудовую книжку. При этом никаких записей об общем (непрерывном) трудовом стаже данного работника на территории Украины в соответствии с трудовой книжкой украинского образца в трудовую книжку российского образца не производится.
Но есть и некоторые исключения. Их действие обусловлено международными соглашениями, которые подписаны Российской Федерацией с некоторыми иностранными государствами. Правда, такие исключения касаются только граждан из стран СНГ (то есть ближнего зарубежья). Так, договором между Российской Федерацией и Республикой Беларусь предусмотрены равные права граждан договаривающихся государств в трудоустройстве, оплате труда и предоставлении других социальных гарантий на территориях России и Белоруссии (ст. 7 Договора о равных правах граждан от 25.12.98). То есть гражданин Республики Беларусь вправе при трудоустройстве в России предъявить белорусскую трудовую книжку, а российский работодатель может делать в ней все необходимые записи — о приеме, переводе, увольнении и другие.