Многие работодатели проводят аудит кадрового учета организации, только если возникают определенные обстоятельства: увольняется главбух или кадровик, грядет проверка Государственной инспекции труда. Гораздо эффективнее проводить самостоятельную ревизию оформления документов и соответствия их действующему законодательству регулярно (не реже одного раза в год). Ведь независимо от обстоятельств в документах должен быть порядок. Расскажем о том, какие типичные ошибки совершают работодатели и как их исправить до прихода инспектора.
Виды проверок
Руководствуясь нормами Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ, государственные инспекции труда проводят плановые — на основании ежегодного плана, согласованного с органами прокуратуры (размещается на сайте ГИТ), — и внеплановые проверки работодателей.
Как правило, основанием для внеплановой проверки является жалоба работника, поступившая либо непосредственно в ГИТ, либо из других государственных органов. В этом случае инспектор обязан проверить все доводы заявителя, провести проверку, а при выявлении нарушений — выдать предписание об их устранении и привлечь нарушителя к административной ответственности при наличии оснований.
Внеплановые проверки проводятся в документарной или выездной форме. Например, когда необходимо на месте посмотреть и сделать выводы о том, что происходит в компании (как правило, для оценки соблюдения требований охраны труда), проверка будет выездной. Если такой необходимости нет — представителя организации пригласят с документами в инспекцию на документарную проверку.
Какие документы затребует инспекция
Для начала — учредительные документы и приказы, подтверждающие полномочия должностных лиц организации. А также приказ о назначении сотрудника, персонально ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек, иные документы.
При необходимости перечень документов может быть расширен. Например, нелишними будут номенклатура дел кадровой службы и внутренний локальный нормативный акт (ЛНА), например положение о кадровой службе, регламентирующий ведение кадрового учета и распределение зон ответственности между работниками кадровой службы, их должностных обязанностей. Хотя такой ЛНА не является обязательным, он лишь определяет порядок ведения кадрового учета и устанавливает ответственных лиц.
Обязательные ЛНА
ГИТ обязательно запросит при проверке справку о действующих в организации локальных нормативных актах, их оригиналы, а также документы, подтверждающие факт ознакомления работников с названными актами.
ЛНА утверждаются приказом руководителя организации. Работодатель обязан ознакомить каждого работника под личную роспись с теми ЛНА, которые непосредственно связаны с его трудовой деятельностью. Как правило, работодатель сам выбирает, какой документ будет подтверждать, что работник ознакомился с такими актами под роспись (их примерный перечень приведен в таблице). Обычно это журнал регистрации ознакомления с ЛНА. Вести его можно в произвольной форме. Главные требования: такой журнал должен быть в твердом переплете, прошит и пронумерован, заверен подписью руководителя и печатью организации.
Кроме того, в трудовой договор, заключаемый с работником, вносится запись о том, что до поступления на работу работник ознакомлен с действующими в организации ЛНА (строго до подписания трудового договора, ст. 68 ТК РФ).
Примерный перечень обязательных документов
|
Документы |
Форма (статус) |
|
Потребуются при проверке ГИТ | |
|
Учредительные документы |
|
|
Приказы, подтверждающие полномочия должностных лиц |
|
|
Трудовые договоры работников |
|
|
Личные карточки |
Т-2* |
|
Штатное расписание |
Т-3* |
|
График отпусков |
Т-7* |
|
Табели учета рабочего времени |
Т-13* |
|
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них |
|
|
Форма утверждена в приложении № 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 |
|
|
Кадровые приказы |
Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-6, Т-6а, Т-8, Т8а, Т-9, Т-9а, Т-11, Т-11а* |
|
Документы, являющиеся основаниями к кадровым приказам | |
|
Трудовые книжки |
Форма утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 |
|
Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение
|
Типовой формы нет** |
|
Правила внутреннего трудового распорядка |
Типовой формы нет** |
|
Потребуются при проверке ГИТ на предмет выплаты зарплаты | |
|
Документы по оплате труда*** |
|
|
Сведения об отсутствии задолженности по зарплате |
|
|
Ведомости на выплату зарплаты |
Т-49, Т-51, Т-53* |
|
Лицевые счета по зарплате |
Т-54, Т-54а* |
|
Записки-расчеты о предоставлении отпусков работникам |
Т-60* |
|
Записки-расчеты при прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) |
Т-61* |
|
Расчетные листки |
Форма утверждается приказом по организации |
|
ЛНА, имеющие отношение к условиям оплаты труда и премирования |
Типовых форм нет, утверждаются приказами по организации** |
|
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки
|
Форма утверждена в приложении 2 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 |
|
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них |
Форма утверждена в приложении № 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 |
|
Листки нетрудоспособности |
Форма утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 25.04.2011 № 347н**** |
|
Документы, являющиеся основанием для начисления и выплаты пособия по беременности и родам, по уходу за ребенком |
|
|
Приказы (распоряжения), служебные записки и иные документы, связанные с условиями оплаты труда |
|
|
ЛНА, которые потребуются для ознакомления будущему работнику (до заключения трудового договора) | |
|
Правила внутреннего трудового распорядка |
Типовых форм нет** |
|
Положение об оплате труда и премировании***** | |
|
Положение о защите персональных данных | |
|
Коллективный договор (при наличии) | |
|
Инструкция по охране труда и технике безопасности | |
|
* Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении форм первичной учетной документации учету труда и его оплаты». ** При разработке ЛНА и других документов, для которых не установлена типовая форма, можно руководствоваться «Государственной системой документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.88, приказ Главархива СССР от 23.05.88 № 33) и Унифицированной системой документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30—2003» (утверждена постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). *** Предоставляет бухгалтерия. **** Применяется с 1 июля 2011 г. До этой даты действовал бланк листка нетрудоспособности, утвержденный приказом Минздравсоцразвития России от 16.03.2007 № 172 (в редакции приказа того же ведомства от 21.04.2010 № 259н). ***** Образец см. в «НБ», 2011, № 8. | |
Отсутствие документов, подтверждающих ознакомление работника под роспись с ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, считается серьезным нарушением ТК РФ. Обратите внимание, что знакомить работника с названными актами необходимо не только при приеме на работу, но и в процессе его трудовой деятельности, а также в случае внесения в ЛНА каких-либо изменений.
Два взгляда на график отпусков и штатное расписание
Среди работников кадровых служб бытует два противоположных мнения по поводу того, считаются ли ЛНА график отпусков и штатное расписание организации. Одни эксперты полагают, что эти документы являются ЛНА, поэтому с ними нужно знакомить всех без исключения работников. Другие не считают названные документы ЛНА со всеми вытекающими последствиями.
По мнению автора, график отпусков и штатное расписание являются организационно-распорядительными документами, следовательно, нет необходимости знакомить с ними под личную роспись всех работников организации.
Как оформлены трудовые отношения
Первое, что проверит инспектор после ЛНА, — это документы, подтверждающие наличие трудовых отношений. В частности, трудовые договоры, трудовые книжки, штатное расписание, личные карточки.
Обязательно будет проверено наличие трудовых книжек на всех сотрудников, для которых работа в организации является основной, а также порядок заполнения таких книжек.
Напомним, что трудовые книжки заполняют, руководствуясь Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69) и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее — Правила). В личной карточке повторяется запись, внесенная в трудовую книжку, и в обязательном порядке доводится до сведения работника (под личную роспись).
Важно!
В трудовую книжку вносятся сведения не только о приеме работника в данную организацию и его увольнении, но и также о переводе на другую постоянную работу и о награждении за успехи в работе.
Когда работник увольняется, необходимо внести запись в его трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и выдать работнику эту книжку в день увольнения. Если выдать работнику трудовую книжку в день увольнения невозможно, в его адрес направляют уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать письменное согласие на ее отправку по почте (ст. 84.1 ТК РФ).
Казалось бы, зачем работодателю трудовая книжка работника, который уже в организации не числится? Но, как показывает практика, это одно из самых распространенных нарушений трудового законодательства — задержка выдачи трудовой книжки при увольнении.
В таком случае работодатель накажет только самого себя. Напомним, что при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя либо внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей действующему законодательству формулировки причины увольнения работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок (ст. 234 ТК РФ). Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной (п. 35 Правил).
Также работодателю необходимо вести две обязательные книги:
— Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (заполняет кадровая служба или работник, уполномоченный на ведение кадрового учета организации). Книга предназначена для внесения записей о трудовых книжках. Ее необходимо прошить, пронумеровать, опечатать сургучом на почте или опломбировать;
— Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (заполняет бухгалтерия).
Одновременно с трудовыми книжками логично провести сверку по наличию трудовых договоров (соглашений к трудовым договорам) всех работающих сотрудников, а также личной росписи работников о выдаче экземпляра трудового договора на руки. Кроме того, необходимо проверить соответствие наименования должности в следующих документах: трудовом договоре, трудовой книжке, штатном расписании и личной карточке работника.
Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного с работником трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Однако не все работодатели соблюдают данное требование. Бывает, что приказ издается раньше, чем заключается трудовой договор. Или в трудовом договоре указывается срок испытания работника, а в приказе такого условия нет.
Случается, что ошибки допускают сотрудники кадровой службы: в трудовом договоре с работником указана одна должность, в штатном расписании — другая, в приказе и личной карточке — третья. Или в названных документах не совпадают размеры установленного работнику оклада. Подобные расхождения обязательно привлекут внимание инспектора ГИТ.
Кадровые приказы: только по форме!
Следующий этап проверки — кадровые приказы. Формы приказов должны соответствовать тем, что приведены в постановлении Госкомстата от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Дело в том, что согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации. Это означает только одно: приказы составляются с применением названных форм. При необходимости их можно дополнять, но исключать из них ничего нельзя, равно как и применять произвольные формулировки при заполнении приказов. Особенно это касается приказов на увольнение. Например, нередко формулировки в таких приказах иногда не позволяют определить по чьей инициативе — работника или работодателя — произведено увольнение.
Пример
В приказе на увольнение сотрудника приведена следующая формулировка: «Расторжение трудового договора (контракта) по инициативе работника, по инициативе администрации».
Такая формулировка неверна. Во-первых, неправильно указано основание увольнения, нет ссылки на статью Трудового кодекса, что делает невозможным использование приказа в качестве документа, необходимого для внесения записи об увольнении в трудовую книжку. Поэтому такой приказ может быть признан нарушением прав работника.
Во-вторых, ТК РФ не содержит понятий «контракт» и «администрация». Есть понятия «трудовой договор» и «работодатель».
Нарушением будет считаться отсутствие в приказе личной росписи работника об ознакомлении с приказом, а также даты ознакомления.
Проверяем оплату труда работников
Прежде всего стоит проверить обязательные документы кадрового учета, а также документооборот по зарплате: платежные ведомости (реестры к ним — в случае перечисления зарплаты на карточку работника), расчетные листки, лицевые счета работников и иные документы (примерный перечень см. в таблице).
Исходя из проверки этих документов можно сделать вывод о наличии либо отсутствии у работодателя перед работниками задолженности по выплате зарплаты, расчетных сумм при увольнении и отпускных.
Обратите внимание!
Задолженностью по зарплате будет являться в том числе невыплата отпускных в срок не позднее чем за три дня до наступления отпуска, невыплата расчетных сумм в день увольнения работника, несвоевременная выплата зарплаты. В этом случае работодателю придется выплатить не только зарплату, но и предусмотренную законом компенсацию в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования на день выплаты (ст. 236 ТК РФ).
В процессе проверки могут быть затребованы документы и по уволившимся работникам. Инспектор проанализирует, все ли положенные выплаты им были сделаны при увольнении (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск и т.п.).
Нельзя также забывать, что выплачиваемая работнику зарплата не должна быть ниже установленного в субъекте РФ минимального размера оплаты труда (МРОТ). Например, в Москве с 1 июля 2011 г. МРОТ составляет 11 100 руб. Однако для выплаты узаконенного минимума сотрудник должен полностью отработать за оплачиваемый период свою норму рабочего времени и выполнить нормы труда (трудовые обязанности), установленные для него. Если будет выявлено несоответствие между региональным МРОТ и размером фактической зарплаты, ГИТ выдаст предписание о произведении перерасчета выплаченных ранее работнику сумм с учетом такого МРОТ.
Оформляем результаты внутреннего аудита
Для устранения выявленных нарушений необходимо оформить результаты аудита документально: составить акт о выявленных нарушениях (образец см. на с. 119), издать приказ об их устранении (образец см. на с. 120) и незамедлительно его реализовать. Ведь к числу обстоятельств, смягчающих административную ответственность, в частности, относится предотвращение вредных последствий административного правонарушения, добровольное возмещение причиненного ущерба или устранение причиненного вреда (с. 4.2 КоАП РФ).
Образец 1
Закрытое акционерное общество «Омега»
ЗАО «Омега»
Акт (фрагмент)
04.07.2011 № 7
Москва
О проверке ведения документооборота
кадровой службы
Мною, __________________начальником отдела внутреннего контроля Марченковой Аллой Сергеевной
(наименование должности, ФИО)
в присутствии __________________юрисконсульта
Арефьева Алексея Романовича
(наименование должности, ФИО)
и начальника отдела кадров Семиной Ларисы Леонидовны
(наименование должности, ФИО)
составлен настоящий акт о нижеследующем. В период с 15 по 30 июня, мы, нижеподписавшиеся, провели проверку порядка ведения документооборота кадровой службы, в итоге выявлены следующие нарушения трудового законодательства и иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права:
№ п/п Перечень нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права
1 В трудовых договорах, заключенных с работниками, не установлены дни выплаты заработной платы в соответствии с ч. 6 ст. 136 Трудового кодекса РФ
2 В Правилах внутреннего трудового распорядка нарушение ч. 9 ст. 136 Трудового кодекса РФ, выразившееся в том, что при подаче работником заявления о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска вне графика отпусков менее чем за две недели до наступления предполагаемого отпуска, оплата отпуска будет произведена в дни выплаты заработной платы
3 В Правилах внутреннего трудового распорядка установить порядок исчисления средней заработной платы для расчета оплаты отпуска и компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии со ст. 139 Трудового кодекса РФ
4 Выплатить денежную компенсацию, предусмотренную ст. 236 Трудового кодекса РФ, за каждый день задержки выплаты причитающихся сумм на день увольнения в отношении работников Иванова И.И., Селина Л.М.
5 Скрепить сургучной печатью или опломбировать Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее в соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»
Настоящий акт составили:
начальник отдела
Марченкова
Марченкова А.С.
внутреннего
контроля
(должность)
(подпись)
(расшифровка подписи)
Содержание данного акта подтверждается личными подписями:
юрисконсульт Арефьев Арефьев А.Р.
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
начальник ОК Семина Семина Л.Л.
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Образец 2
Закрытое акционерное общество «Омега»
ЗАО «Омега»
Приказ
05.07.2011 № 15
Москва
Об устранении нарушений трудового законодательства
и иных нормативных актов, содержащих нормы
трудового права
В связи с выявленными случаями нарушений трудового законодательства и иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Начальнику отдела внутреннего контроля (Марченкова А.С.) в срок до 15 июля 2011 г. разработать и представить мне на утверждение план мероприятий по устранению выявленных нарушений.
2. В срок до 5 августа 2011 г. устранить выявленные в процессе внутреннего аудита нарушения.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Основание: Акт об итогах проверки документооборота кадровой службы от 04.07.2011.
Генеральный директор Львов А.В. Львов
Юрисконсульт Арефьев А.Р. Арефьев
05.07.2011
С приказом ознакомлена:
Марченкова А.С. Марченкова
05.07.2011