Отчетная кампания по сдаче сведений персонифицированного учета в ПФР за III квартал началась 3 октября, а закончится 15 ноября. Времени осталось немного. Мы подготовили ответы на наиболее актуальные вопросы, связанные с порядком формирования и представления сведений.
1. В некоторых отделениях Пенсионного фонда требуют сдавать АДВ-6-3 даже при отсутствии СЗВ-6-1. Насколько это правомерно? Действительно ли нужно формировать такую опись?
Форма СЗВ-6-1 «Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица» представляется только на определенных работников, которые в отчетном периоде:
- находились в отпуске без сохранения заработной платы или на больничном;
- работали в особых условиях;
- получили право на досрочное назначение трудовой пенсии.
Форму АДВ-6-3 «Опись документов о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже застрахованных лиц, передаваемых страхователем в ПФР» страхователь сдает в составе пачки документов, содержащих сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица. То есть данный бланк сопровождает пачки с формами СЗВ-6-1. Это прямо следует из правил заполнения формы АДВ-6-3 (п. 70 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п, далее — Инструкция № 192п). Таким образом, при отсутствии сведений, представляемых по форме СЗВ-6-1, сдавать АДВ-6-3 не нужно.
2. Надо ли указывать в реестре по форме СЗВ-6-2 застрахованных лиц, на которых подаются сведения по форме СЗВ-6-1?
Нет, не надо. Форма СЗВ-6-2 «Реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц» предназначена для отражения сумм начисленных и уплаченных страховых взносов на страховую и накопительную части трудовой пенсии по каждому застрахованному лицу. Форма СЗВ-6-1 «Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица», как уже отмечалось, представляется только на определенных работников. А именно на тех, кто в отчетном периоде находился в отпуске без сохранения заработной платы или на больничном, работал в особых условиях, получил право на досрочное назначение трудовой пенсии.
Если сведения по застрахованным лицам указать в обеих формах, то данные по одному и тому же работнику будут отражены дважды в описи АДВ-6-2, сопровождающей пачки документов по формам СЗВ-6-2, СЗВ-6-1, АДВ-6-3 (п. 68 Инструкции № 192п).
3. Как правильно сформировать сведения, если в текущем отчетном периоде была доплата за прошлые периоды?
Если страхователь производит в текущем периоде доплату взносов за прошлые периоды, то формировать отдельные пачки документов, в которых указаны суммы платежей текущего отчетного периода и суммы доплат за предыдущие отчетные периоды, не требуется. Дело в том, что в сведениях персонифицированного учета уплаченные страховые взносы указывают без разделения на суммы платежей текущего периода и суммы доплат за предыдущие отчетные периоды (письмо ПФР от 18.05.2011 № 08-26/5304).
4. Как оформлять персонифицированную отчетность при наличии переплаты по взносам?
В индивидуальных сведениях переплата по взносам отражаться не должна. В пунктах 69—72 Инструкции № 192п сказано, что суммы излишне уплаченных (взысканных) страховых взносов в формах не учитываются. Излишне перечисленные суммы показывают в расчете РСВ-1 ПФР по строке 150 со знаком «–» (форма утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 12.11.2009 № 894н, далее — Расчет). Расчет по взносам на обязательное пенсионное страхование представляют в ПФР ежеквартально вместе со сведениями персонифицированного учета (п. 1 ч. 9 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Таким образом, при наличии переплаты возникает расхождение в суммах уплаченных взносов по данным Расчета и сведений. В этом ничего страшного нет. Главное, чтобы сумма начисленных взносов по Расчету совпадала с аналогичными данными, указанными в форме АДВ-6-2.
5. Постоянно возникают расхождения на рубль в АДВ-6-2 и РСВ-1. Примут ли отчетность с «копеечными» расхождениями?
Такие расхождения возникают из-за округления показателей и разных периодов учета данных. В рекомендуемом порядке заполнения Расчета (размещен на сайте ПФР www.pfrf.ru) сказано, что все значения денежных показателей отражаются в рублях. Значения показателей менее 50 коп. отбрасываются, а значения показателей 50 коп. и более округляются до полного рубля (п. 1.2 Рекомендуемого порядка).
В форме АДВ-6-2 данные приводят в рублях (п. 69 Инструкции № 192п). В Расчете данные указывают нарастающим итогом с начала года (п. 3.2 Рекомендуемого порядка), а в персонифицированном учете — только за отчетный период, то есть за три месяца (п. 69, 71 и 72 Инструкции № 192п).
Переживать из-за «копеечных» расхождений не стоит. Их учет, как правило, предусмотрен специальными программами для подготовки и проверки отчетности. Если же вы представляете данные на бумаге, можно приложить к сведениям пояснительную записку.
6. При подаче корректирующих сведений по форме СЗВ-6-2 данные нужно представлять по всем застрахованным, указанным в исходном отчете, или только по тем, по которым были исправления?
Форма СЗВ-6-2 представляет собой Реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц. При подаче корректирующих сведений нужно указывать не только тех работников, по которым были исправления, но и тех, по кому не нужны корректировки. То есть если в исходном реестре было 60 человек, а корректировка нужна только по одному, следует пересдать форму полностью. Это нам подтвердили и в Пенсионном фонде.
Такой порядок следует из п. 72 Инструкции № 192п: при представлении корректирующих сведений в реестре указываются полные данные по корректируемому отчетному периоду.
7. По результатам камеральной проверки Расчета сотрудники ПФР за полугодие 2011 г. доначислили страховые взносы. Как скорректировать сведения персонифицированного учета?
Порядок корректировки сведений для рассматриваемой ситуации предлагает ПФР в письме от 18.05.2011 № 08-26/5320. Если по результатам камеральной проверки Расчета было выявлено занижение базы по страховым взносам в предыдущие отчетные периоды, доначисления нужно отразить в отчетности по персонифицированному учету следующим образом. На застрахованных лиц, база для начисления взносов по которым была увеличена и соответственно произведены доначисления, надо представить корректирующие сведения по формам СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 за период начисления указанных выплат. Эти уточненки представляются вместе с текущей персонифицированной отчетностью. При этом данные о корректирующих индивидуальных сведениях заносят в раздел «Сведения о корректирующих (отменяющих) сведениях» формы АДВ-6-2, сопровождающей исходные формы за отчетный период. Сумма доначисленных страховых взносов, указанная в этой форме, должна быть равна показателю по строке 120 Расчета.
8. В Пенсионном фонде настаивают на том, чтобы организация сдавала сведения в электронном виде. Но у нас в штате менее 50 человек. Имеем ли мы право отчитываться без использования телекоммуникационных каналов связи?
Если численность работников страхователя не превышает 50 человек, он не обязан представлять отчетность в электронном виде с электронно-цифровой подписью (п. 58 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н, далее — Инструкция № 987н). Однако согласно обращению, размещенному на сайте ведомства, ПФР рекомендует сдавать отчетность в электронном виде и тем организациям, у которых работают менее 50 человек. В Пенсионном фонде уверены, что внедрение электронного документооборота сокращает трудозатраты и организаций, и органов ПФР при приеме и обработке отчетности, а также наилучшим образом обеспечивает своевременность и оперативность сдачи данных. С этим нельзя не согласиться, тем более что работодатели могут использовать специальные программы для формирования электронной отчетности, размещенные на официальном сайте Пенсионного фонда (www.pfrf.ru) в разделе «Работодателям».
По телекоммуникационным каналам связи Расчет и сведения представляют одним отправлением. При этом файл с Расчетом и файлы с пачками индивидуальных сведений каждый в отдельности заверяются электронно-цифровой подписью, архивируются, шифруются и представляются в территориальный орган ПФР в одной транспортной посылке.
9. Какие документы нужно представить в ПФР, чтобы можно было сдавать отчетность в электронном виде?
Порядок регистрации и подключения организаций и предпринимателей к системе электронного документооборота Пенсионного фонда установлен Регламентом, утвержденным постановлением Правления ПФР от 26.01.2001 № 15, далее — Регламент. Непосредственно сам порядок электронного документооборота утвержден распоряжением Правления ПФР от 11.10.2007 № 190р.
Согласно п. 3.1 Регламента для того, чтобы компанию подключили к электронному документообороту, нужно подать на имя руководителя отделения Пенсионного фонда соответствующее заявление. После его получения орган ПФР направляет в адрес страхователя определенный пакет документов, в том числе номера ключей шифрования и электронной цифровой подписи и Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР. Далее организация заключает договор с сертификационным центром на изготовление и поставку средств криптографической защиты информации, ключей шифрования и электронной цифровой подписи. После их изготовления и передачи компании ее представитель должен приехать в фонд для предварительной регистрации и инструктажа, провести обмен открытыми ключами шифрования и ЭЦП, а также паролями для организации системы оповещения о компрометации ключей по телефону. После того как все эти условия соблюдены, страхователь считается полноценным участником электронного документооборота.
Обратите внимание: соблюдение установленной Регламентом процедуры имеет существенное значение. Проиллюстрируем это постановлением ФАС Западно-Сибирского округа от 29.09.2011 № А27-814/2011. ПФР оштрафовал компанию за непредставление сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета. Причиной послужило то, что между фондом и организацией отсутствовало соглашение об электронном документообороте. О причинах его отсутствия текст постановления суда умалчивает. Несмотря на отсутствие соглашения, фактически страхователь мог в этом документообороте участвовать, и в действительности сведения по ТКС были представлены. Но отсутствие соглашения явилось основанием для фонда считать, что если нет документа, значит, сведения не представлены. Однако суд встал на сторону компании. Он отметил: если есть возможность передать в Пенсионный фонд документацию в электронной форме, но соглашение отсутствует, это не свидетельствует о непредставлении сведений.
Подытоживая сказанное, отметим, что при подключении к электронному документообороту необходимо уделять особое внимание оформлению документов.
10. Пенсионный фонд в отчетности выявил расхождения. Нам дали две недели на исправление. Мы представили правильные сведения, но с опозданием на три дня. В результате ПФР вынес постановление о штрафе. Правомерны ли действия чиновников?
Ответственность за нарушение двухнедельного срока, отведенного для исправления данных персонифицированного учета, не предусмотрена. У работодателя есть возможность исправить неточности в сведениях уже после их сдачи. Как установлено в п. 16 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ (далее — Закон № 27-ФЗ) и п. 41 Инструкции № 987н, если ПФР выявит расхождения, то он обязан после их обнаружения направить страхователю уведомление об устранении несоответствий.
На исправление отводится две недели с момента получения такого уведомления. Направить данные нужно по тем же формам, но в соответствующем поле отметить, что они корректирующие. Если организация не успеет сдать исправленные данные в установленный срок, то территориальный орган ПФР вправе самостоятельно скорректировать сведения, известив об этом страхователя не позднее семи дней со дня принятия указанного решения.
Несмотря на то что ПФР зачастую налагает штраф за данное правонарушение по ст. 17 Закона № 27-ФЗ, такие действия неправомерны. Напомним, что указанной нормой предусмотрена ответственность за несдачу сведений или представление неполных данных. Несоблюдение двухнедельного срока не образует состава данного правонарушения. Это подтверждает и арбитражная практика. Суды в подобных ситуациях встают на сторону страхователя. Они указывают, что в случае нарушения двухнедельного срока представления корректирующих сведений о застрахованных лицах санкции неправомерны (постановление ФАС Дальневосточного округа от 01.11.2010 № Ф03-7020/2010, Определением ВАС РФ от 29.12.2010 № ВАС-17521/10 отказано в передаче дела в Президиум).
11. Штраф за представление неполных сведений по нескольким сотрудникам рассчитывается из суммы взносов только по этим работникам или по всем?
Непредставление сведений либо представление неполных и недостоверных данных влечет ответственность в размере 10% причитающихся соответственно за отчетный период и за истекший календарный год платежей в Пенсионный фонд (ст. 17 Закона № 27-ФЗ). Причем при расчете штрафа учитывают суммы только по тем застрахованным, по которым сведения не были представлены или представлены не в полном объеме (письмо ПФР от 28.06.2006 № КА-09-26/6784 и п. 16 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.08.2004 № 79). Органы Пенсионного фонда Российской Федерации вправе взыскивать штраф только по суду. В этом они существенно ущемлены в правах по сравнению с налоговыми органами. Последние могут списать штраф со счета организации в безакцептном порядке.