При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Передача осуществляется на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. Рассмотрим, какой порядок передачи дел установлен законодательством.
Особое место в ряду законодательных актов, регулирующих работу с документами, занимает Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Законодательство регулирует формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства.
Ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение документов, образовавшихся в процессе деятельности ликвидируемой организации.
Упорядочение
Упорядочение документов включает в себя экспертизу ценности документов, уточнение их фондовой принадлежности, формирование и описание дел для подготовки архивной описи, составление описи и создание научно-справочного аппарата к ней, составление исторической справки к фонду организации, техническое оформление дел и др.
Предварительно перед упорядочением необходимо ознакомиться с положением (уставом) организации и положениями о ее структурных подразделениях, структурой, исторической справкой к фонду организации (при наличии), нормативно-распорядительными документами о создании, реорганизации, ликвидации, а также уточнить сведения о предшественниках и преемниках организации.
Если в компании ранее имело место упорядочение документов, необходимо изучить предыдущие описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения для сохранения преемственности при упорядочении документов.
В каждой компании формируется обязательный пакет документов по личному составу со сроком хранения 75 лет, являющихся основанием для выдачи справок социально-правового характера:
- приказы (распоряжения) по личному составу;
- личные карточки;
- личные дела уволенных работников;
- трудовые договоры (контракты) и соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
- лицевые счета работников или заменяющие их расчетно-платежные ведомости;
- акты о несчастных случаях, связанных с производством;
- документы, подтверждающие право на льготы в организациях с вредными условиями труда (табели и наряды работников вредных профессий, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, технологические карты и др.);
- подлинные личные документы (трудовые книжки и др.).
В организациях могут оформляться и другие документы по личному составу со сроком хранения свыше десяти лет (например, документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий и присуждению премий, списки работников). Они также включаются в опись дел по личному составу.
При отсутствии (утрате) лицевых счетов и расчетно-платежных ведомостей, приказов по личному составу, личных карточек в организации на хранение в качестве исключения можно оставить вторичные документы с временным сроком хранения — индивидуальные карточки учета сумм начисления выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного социального налога, а также сумм налогового вычета, журналы регистрации приказов, движения трудовых книжек и т.д. Названные документы включаются в опись по личному составу только при условии, что компания представила в государственный архив официальную справку об отсутствии (утрате) документов.
При упорядочении документов наиболее сложными считаются работы по определению состава документов, подлежащих приему в архив. Состав таких документов определяется в результате экспертизы их ценности и уточнения фондовой принадлежности.
Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов проводится для того, чтобы:
- определить состав документов организаций, содержащих ценную информацию и подлежащих отбору и передаче в архивы организации, а затем в государственные архивы на постоянное хранение;
- установить временные сроки хранения документов, имеющих практическое или справочное значение на протяжении определенного периода;
- выделить к уничтожению документы организации с истекшими сроками хранения.
В ходе экспертизы следует руководствоваться перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (отраслевые перечни), утвержденными приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, а также указаниями на сроки хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших в данные перечни, которые устанавливаются федеральными законами и другими федеральными нормативными правовыми актами.
Сроки хранения, закрепленные упомянутыми документами, являются обязательными для всех организаций независимо от формы собственности (государственных и негосударственных).
Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
Документы постоянного хранения организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, хранятся в компаниях до их ликвидации и при ликвидации выделяются к уничтожению по акту с указанием в нем соответствующих статей обозначенных выше перечней.
По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу.
В соответствии с современными требованиями постановки делопроизводства дела постоянного хранения и по личному составу оформляются в структурных подразделениях согласно номенклатуре дел, при ее отсутствии — на основании примерной номенклатуры дел однородных организаций, отраслевого и типового перечней. Только после этого дела передаются в архив организации.
Как показывает практика, данные требования в большинстве организаций не соблюдаются вообще или соблюдаются частично. Документы формируются в дела с отступлениями от номенклатуры дел, а при ее отсутствии группируются в дела в произвольном порядке. Документы находятся на скоросшивателях, в которых они систематизированы в обратном хронологическом порядке, количество листов в деле превышает 250, отдельные документы помещены в пластиковые файлы и др. В дела помещаются вторые экземпляры и копии документов, черновики, разрозненные документы. Нередко при ликвидации организации документы передаются в архив в состоянии россыпи. Поэтому при описании документов почти всегда требуется формировать заново или переформировывать дела постоянного хранения и по личному составу.
Формирование дел
Группируя документы в дела, необходимо соблюдать следующие требования:
- включать в дела подлинные документы, иногда при отсутствии подлинников — заверенные копии;
- документы постоянного и временного хранения формировать в отдельные дела;
- размещать в дело по одному экземпляру каждого документа (можно включать черновые и дублетные экземпляры наиболее значимых документов, копии документов с подлинными резолюциями, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу);
- объединять в дела документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, судебные, личные, документы учебных заведений, которые формируются за учебный год (кроме документов по административным и бухгалтерским вопросам), документы театров, характеризующие сценическую деятельность — в пределах театрального сезона и др.
Кроме того, при небольшом объеме документов одного вида в случае упорядочения документов за несколько лет они могут быть сформированы в дело по видам документов в пределах нескольких календарных лет, например приказы генерального директора по личному составу за 2001—2003 гг.;
- не включать в дело более 250 стандартных листов при толщине не более 4 см (количество нестандартных листов может быть больше, но толщина дела сохраняется в пределах 4 см). Если в процессе формирования дела количество листов превысило норму, дело надо разделить на тома;
- систематизировать документы в деле так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы;
- формировать документы вместе с приложениями независимо от даты их утверждения или составления. Приложения к документам объемом свыше 250 листов формируются в отдельные тома.
Оформление дела постоянного хранения и по личному составу включает в себя нумерацию листов в деле, составление листа заверителя, внутреннюю опись (при необходимости), подшивку (переплет), оформление обложек дел, проставление шифров на делах.
Дела временного хранения (до десяти лет), поступающие в государственный архив при ликвидации организации или оставленные на хранение в компании, оформляются частично. Допускается не проводить систематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела, не составлять заверительные надписи. Документы разрешается хранить в папках-скоросшивателях.
Описи можно составлять на все дела организации до момента ее ликвидации.
Описи дел являются основным учетным документом в архивах и составляются по единой для всех организаций установленной форме. Они имеют справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглавления (если у описи есть разделы), предисловия, списка сокращенных слов, различного вида указателей.
Предисловие к описи ликвидированных организаций, передающих документы по личному составу в Главархив, подписывается руководителем организации (председателем ликвидационной комиссии, конкурсным управляющим) или составителем и заверяется печатью.
При упорядочении документов ликвидированных организаций оформляется историческая справка за весь период их деятельности. В ней приводится информация об истории организации-фондообразователя, фонда, а также краткая характеристика документов фонда.
Сведения о создании, реорганизации, ликвидации, изменении названия, подчиненности можно найти в распорядительных документах организации-фондообразователя и ее вышестоящих органах, материалах учредительных и ликвидационных собраний, регистрационных документах и проч.
Историческая справка к фондам ликвидированных организаций, передающих документы по личному составу в Главархив, подписывается руководителем организации (председателем ликвидационной комиссии, конкурсным управляющим) или составителем и заверяется печатью.
После составления описей дел постоянного хранения и по личному составу на документы с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению в процессе экспертизы ценности документов, готовятся акты о выделении к уничтожению по установленной форме.
Уничтожение и передача дел в архив
Дела с истекшими сроками хранения, включенные в акт, уничтожаются только после утверждения руководителем организации описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период.
После утверждения описи дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу и временного хранения (свыше десяти лет) действующей и ликвидированной организации экспертно-проверочной комиссией архивного органа описи передаются на утверждение руководителю организации (председателю ликвидационной комиссии). Затем три экземпляра описи постоянного хранения (в том числе первый) и один экземпляр описи по личному составу передаются в государственный архив, а один экземпляр остается в организации.
Упорядоченные документы организации передаются на хранение в государственный архив в установленном порядке.
Дела передаются поединично. На всех экземплярах описи ставятся отметки о приеме документов в государственный архив.
Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи дел. Перед передачей документов на такое хранение представители госархива проверяют правильность научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт. Дефекты исправляются силами организации. Вместе с документами передаются описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.
Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на государственное хранение, выполняются за счет организации, сдающей документы.