Многие проблемы при использовании систем электронного документооборота (СЭД) возникают из-за того, что новейшие технологии внедряются в условиях законодательства, ориентированного на бумажный документооборот. Причина слабой государственной поддержки новых технологий в делопроизводстве и документообороте очевидна: еще можно да и дешевле управлять «по старинке». Активность проявляется там, где современные технологии позволяют контролировать финансовые потоки и получать деньги, а это — Центральный банк, налоговая инспекция, Пенсионный фонд и Таможенная служба.
Законы
Одним из проявлений недостаточного внимания государства к внедрению СЭД является слабый интерес к разработке законодательно-нормативной базы, которая позволила бы гораздо шире использовать электронные документы и современные технологии. Сегодня:
✔ не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами;
✔ отсутствуют законы, по-настоящему уравнивающие в правах бумажный и электронный документы. В результате внедряющие СЭД организации вынуждены одновременно поддерживать две системы и не могут окупить расходы на внедрение современных технологий за счет сокращения «бумажной» системы;
✔ нет законодательных актов, разрешающих переводить неоперативные документы до истечения срока их хранения на аналоговые и/или электронные носители, одновременно уничтожая бумажные оригиналы.
Удивительно, но никто не поднимает вопрос о разработке законодательства о переводе бумажных документов на другие носители с правом уничтожения их оригиналов. А ведь именно отсутствие этого закона не позволяет широко внедрять современные технологии в делопроизводстве и документообороте. В зарубежной практике расходы на внедрение СЭД и/или систем микрофильмирования окупаются главным образом за счет высвобождения площадей архивов и сокращения числа сотрудников, занятых в бумажном делопроизводстве.
Законодательство, позволяющее переводить бумажные документы на другие носители (не обязательно электронные), дало бы возможность многим организациям осуществить постепенный переход на современные технологии при меньших затратах.
Потребность в таком законе возрастает в свете пожеланий налогового ведомства значительно увеличить срок хранения налоговых документов. Для организаций это дополнительные расходы, тонны лишней бумаги, нехватка архивных площадей и, как следствие, вынужденное использование очень дорогого у нас аутсорсинга хранения документов. Наконец, не помешал бы и закон, требующий от государственных ведомств сокращать бумажный документооборот и активно использовать, где это уместно, современные технологии.
Однако сами по себе законы могут лишь помогать или мешать прогрессу. Принятие законов ничего не даст, если у государства и у коммерческих организаций нет интереса в современных технологиях. И, наоборот, использование СЭД ничто не остановит, если в них есть реальная необходимость. Например, электронную цифровую подпись (ЭЦП) многие начали использовать еще до принятия Закона об ЭЦП и продолжают успешно использовать, несмотря на все его недостатки.
Стандарты и регламенты
Хорошие законы — это еще не все. Как следует из отчета, подготовленного для ЮНЕСКО и Международного совета архивов в январе 2004 года «Аутентичность электронных документов», «...обеспечение стандартов качества делопроизводства важно для максимально возможной защиты аутентичности электронных документов. Внедрение стандартов и сводов хорошей деловой практики должно идти рука об руку с законодательством».
Здесь тоже есть проблемы.
Отсутствуют:
✔ единая техническая политика относительно СЭД, используемых в России. Такая политика необходима для того, чтобы закупаемые различными государственными органами системы соответствовали определенным минимальным требованиям и могли взаимодействовать друг с другом. Кроме того, национальные требования к СЭД заставили бы разработчиков программного обеспечения (в том числе и зарубежных) за их счет сделать свои продукты более подходящими для отечественного документооборота;
✔ официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы государственными органами и судами;
✔ методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожения, работы с конфиденциальными и секретными электронными документами и т. д. Сейчас каждое ведомство должно самостоятельно разработать соответствующие внутренние нормативы.
По новому законодательству стандарты стали добровольными, а разрабатывать их могут любые заинтересованные организации. Это дает возможность обойтись без участия государства. Опыт показывает, что стандарты крайне необходимы всем, а вот желания их разрабатывать нет ни у кого.
Международный опыт
Наше отставание во внедрении СЭД дает нам возможность воспользоваться опытом тех, кто идет впереди. Интерес представляют:
✔ международный стандарт ИСО 15489 по управлению документацией. Но он официально не переведен на русский язык. Данный стандарт фиксирует современный уровень управления документами, и его нужно не только перевести, но и принять в качестве нашего национального стандарта;
✔ стандарты, содержащие требования к системам электронного документооборота;
✔ стандарты по обеспечению долговременной сохранности электронных документов;
✔ стандарты управления электронными документами, чтобы они принимались судами в качестве доказательств;
✔ стандарты управления отдельными видами электронных документов, такими как электронная почта, системы мгновенных сообщений, базы данных, интернет-страницы.