Качество предоставляемых вузами и университетами образовательных услуг во многом зависит от системы управления этими организациями. Для принятия эффективных оперативных и стратегических решений необходима достоверная аналитическая информация о результатах деятельности вузов. Ее получение предполагает сбор, накопление, оперативную обработку и анализ данных. Иначе говоря, нужна информационно-аналитическая система с широкими возможностями для анализа информации о результатах учебного процесса. Как построить такую систему? Какими решениями и современными технологиями воспользоваться? Может ли помочь в этом контроллинг?
Современный вуз — организация со сложной структурой деятельности. Одной из серьезных проблем является отсутствие полного контроля и прозрачности работы как структурных подразделений вуза, так и отдельных сотрудников.
Информационные источники формировались разрозненно. А достаточно высокая степень свободы структурных подразделений не позволяет руководителям вуза иметь четкую и оперативную картину по всем направлениям деятельности — учебной, научной, административно-хозяйственной. Поэтому необходимой и достоверной информации для принятия стратегических и тактических решений в вузе пока нет. Как правило, сбор, хранение и обработка данных, относящихся к учебному процессу, происходят вручную с применением бумажных носителей. Это требует немалых трудозатрат.
Одно из действующих решений — технологии электронного университета. Во многих российских вузах в том или ином виде уже существует подобная система собственной разработки или установлено тиражируемое коммерческое решение. Они помогают собирать данные, заносить их в формы, хранить, формировать операционные отчеты, печатать направления, справки.
Однако эти данные собираются в том виде, который подходит прежде всего для учетных систем. Главная задача — точность, полнота, достоверность и наличие данных в надлежащей форме в конкретный срок для сдачи регламентированной отчетности в Министерство образования и науки РФ.
Как показывает мировой опыт, создать единую комплексную систему управления вузом можно с помощью интеграционной платформы и системы, агрегирующей все информационные потоки. Такой системой являются BI-решения (Business Intelligence (BI) — бизнес-аналитика) — инновационные технологии обработки информации, позволяющие радикально улучшать качество анализа показателей и открывать новые возможности для управления и развития организации.
Решение в BI-технологиях
С помощью системы BI можно построить эффективную систему анализа информации об учебном процессе с подготовкой любого вида аналитических отчетов и поддержки процесса принятия решений на всех уровнях руководства вузом.
BI — комплекс приложений, направленный на максимально полное использование имеющихся в организации систем управления для достижения качественных изменений в повышении эффективности процессов в различных сферах деятельности. Система BI относится к классу систем поддержки принятия решений (DSS).
BI-системы применяются в различных сферах — от анализа результатов учебного процесса до качества ведения финансово-хозяйственной деятельности.
BI-технологии помогают накапливать информацию в едином хранилище и полноценно анализировать собранные данные с помощью инструментов интеллектуального анализа.
Архитектура системы такова. Сбор информации происходит снизу вверх. Ее источником является кафедра, передающая в деканат данные о текущей успеваемости или результатах экзаменов. На уровне деканата информация агрегируется по группам и факультету. Затем выстраивается общая картина по всем факультетам и кафедрам.
С точки зрения технической архитектуры система BI сложная. Для ее оптимизации и снижения совокупной стоимости владения (TCO — total cost of ownership) лучше всего использовать технологию хранилищ данных и аналитические инструменты. Тогда собранная из разнородных источников в едином хранилище информация будет пригодна для анализа.
Объем информации в вузе может быть очень большим. Поэтому целесообразно применять технологию анализа данных — OLAP (on-line analytical processing). OLAP позволяет оперативно проводить анализ большого объема данных по группам, факультетам, выпускающим кафедрам.
Задачи BI в системе контроллинга вуза
Обработка большого объема информации и предоставление ее в доступном виде и в требуемой форме для конкретных пользователей — задачи аналитики или контроллинга. Сегодня аналитика в вузе требуется:
- для обеспечения руководителей вуза необходимыми данными для принятия управленческих решений (оперативными данными по ключевым параметрам деятельности, в том числе рейтинговыми показателями);
- непрерывного и постоянного совершенствования образовательного процесса и повышения качества образовательных услуг, в том числе для сбора и анализа обратной связи потребителей образовательных услуг, от работодателей и других участников образовательного процесса;
- обеспечения четкого контроля над использованием имеющихся материальных, финансовых, технических ресурсов;
- создания комплекса средств по развитию предметных (специализированных) аналитических систем (например, системы мониторинга и прогнозирования академической успешности, системы оценки абитуриентов, системы планирования и контроля научно-исследовательской деятельности).
Чтобы охватить весь комплекс аналитических задач, необходима система контроллинга. И по аналогии с коммерческими организациями функции контроллинга в вузе должны быть оперативными и стратегическими.
Платформой для всей аналитической деятельности в вузе может стать система BI как функциональное решение. И работать с ней предстоит контроллингу.
Инструментарий BI для вуза
Система BI вуза включает в себя несколько функциональных модулей — пользовательские и служебные компоненты, а также средства разработки отчетов.
Пользовательские компоненты подразделяются:
- на информационные панели для руководителя. Отображают ключевые показатели деятельности в виде наглядных интерактивных графиков, таблиц, барометров или отчетов, которые можно детализировать до исходных данных;
- формирование управленческой отчетности. Преднастроенные отчеты, обновляемые по заданному графику (фактически без участия пользователя), помогают аналитическому отделу оперативно готовить необходимые данные для аттестации, стандартной внутренней отчетности или сдачи отчетных форм по требованию регулятора;
- предоставление информации внешним пользователям — научным сообществам и партнерствам, руководству из Министерства образования;
- проведение аналитической работы. Инструмент позволяет проводить анализ данных по множеству измерений (OLAP), формировать произвольные запросы. Предназначен для работы квалифицированных пользователей (аналитиков, ИТ-специалистов), для подготовки уникальных отчетов по запросу подразделений (ad-hoc- анализ);
- средства интеграции отчетов с приложениями Microsoft Office;
- внутренний web-портал. Встроенное средство групповой работы и обмена отчетами. В качестве портала используется как встроенный компонент (BI-портал), так и существующий корпоративный портал (MS SharePoint, SAP NetWeaver Portal и проч.).
Служебные компоненты и средства разработки подразумевают инструментарий для подключения новых источников данных и формирования модели данных, а также средства администрирования (права доступа, безопасность) и мониторинга системы.
Аналитическая отчетность
Аналитическая система является общей надстройкой для всех информационных источников, вуза — системы управления учебным процессом, библиотеки, приемной комиссии, бухгалтерии, кадровой системы, контроля за осуществлением научно-исследовательской деятельности. Поэтому управленческая отчетность может быть сформирована по любому направлению деятельности вуза в зависимости от потребности руководства в полной и достоверной информации.
Сложность оперативного сбора данных и формирования комплексных отчетных форм, к которым относится, например, ВПО-1, в том, что данные хранятся в разных информационных источниках, не связаны между собой и часто дублируются.
Система BI позволяет создавать единое хранилище аналитических данных и формировать на его основе аналитическую отчетность.
В зависимости от приоритетных управленческих задач для ректора и проректора могут быть подготовлены инструменты руководителя, например, по следующим предметным направлениям (см. рисунок):
- контингент студентов. Позволяет глубоко проанализировать данные по социальным и демографическим характеристикам студенческого состава, его распределении по специальностям и факультетам, а также данные об успеваемости, академических и финансовых задолженностях, участии обучающихся в научной деятельности;
- учебная деятельность и итоги сессии. Можно быстро получить отчет об успеваемости студентов по факультету или вузу за определенный период в удобном для восприятия виде (диаграмма, таблица). К группе технологий BI также относится и поиск скрытых закономерностей или взаимосвязей в больших объемах данных. Например, можно проанализировать неявную взаимосвязь между результатами сдачи сессии студентами и конкретным преподавателем, читавшим курс лекций;
- кадры. Моментальный доступ к общей информации о кадровом составе вуза (социодемографические характеристики), специализация по профессорско-преподавательскому составу и оценка научного потенциала вуза. С помощью аналитических приложений можно оценить также обеспеченность различных образовательных программ профессорско-преподавательским составом;
- фонд оплаты труда. Анализ распределения занятых ставок по категориям персонала и типам занятости помогает оценить эффективность использования ресурсов, предоставляемых штатным расписанием, а также проследить расходование средств из дополнительных источников финансирования. Система также позволяет получить отчеты по фактическому исполнению учебной нагрузки (по подразделению и/или по преподавателю) и подготовить эти данные для бухгалтерии.
- научная деятельность и подготовка кадров высшей квалификации (аспиранты, кандидаты, доктора). Анализ доходной и расходной части по проектам НИР, источникам финансирования, оценка научных публикаций с возможностью интеграции с базой цитируемости;
- абитуриенты. Возможность быстро получить полную картину приема текущего года: распределение абитуриентов по специальностям, конкурс, основания для поступления в вуз, полная информация об успехах абитуриента (результаты сдачи вступительных испытаний, прохождение апелляций, провалы вступительных испытаний и, конечно, распределение абитуриентов по среднему баллу профильных ЕГЭ);
- выпускники. Информация о доле успешного выпуска, доле устроившихся на работу по специальности по окончании вуза, перспективным работодателям по кафедрам;
- библиотечный фонд. Обеспеченность образовательных программ учебными и методическими материалами. Также можно проанализировать реальную востребованность изданий на основе использования электронных читательских билетов при заказе книг. Такой подход позволит гибко и эффективно комплектовать библиотечный фонд теми материалами, которые востребованы обучающимися;
- финансовый анализатор. Источники финансирования, в том числе средства, полученные по грантам; распределение затрат по статьям и центрам финансовой ответственности. Анализ дебиторской и кредиторской задолженности, средней стоимости подготовки специалистов в разрезе по факультетам и специальностям, доли затрат на спорт и социальные нужды.
Кроме того, с помощью системы BI в совокупности с технологиями обработки неструктурированной информации можно проводить бенчмаркинг (сравнение по ключевым показателям):
- внешний — с другими вузами (на основе данных Главного информационно-вычислительного центра (ГИВЦ));
- внутренний — между факультетами, кафедрами, специальностями (на основе внутренней информации).
Потенциал системы BI
BI-система предоставляет современные инструменты анализа и уникальные инновационные технологии и создает условия для технологического лидерства организации.
Решения BI с технологической точки зрения имеют ряд преимуществ:
- имеют короткие сроки внедрения, просты в использовании и сопровождении;
- легко интегрируются с другими решениями, повышая их эффективность за счет расширения возможностей интерактивной аналитики;
- способствуют перераспределению нагрузки в информационной инфраструктуре компании, увеличивая тем самым скорость работы базовой системы и других приложений;
- расширяют аналитические возможности пользователей, повышая эффективность работы и мотивацию персонала;
- делают более управляемой, надежной и устойчивой ИТ-инфраструктуру компании за счет современной открытой архитектуры, применения промышленных стандартов и технологий.
С предметной точки зрения решения BI поддерживают современные методологии управления, помогают быстро адаптироваться к изменениям и сохранять гибкость в управлении. Они позволяют:
- уверенно принимать решения, обеспечивая точную и прозрачную отчетность, сокращая циклы ее подготовки;
- готовить коллегиальные решения, поскольку система одновременно доступна разным категориям пользователей. Благодаря этому можно избежать субъективных оценок, выявить преимущества и недостатки принимаемых решений.
Важно, что BI-технологии удобны в использовании, эргономичны для пользователя и обеспечивают необходимый уровень безопасности. Благодаря им можно выделить лидеров среди руководителей и подразделений, эффективно использовать их знания и опыт.
BI-решения помогают обнаружить скрытые аномалии и тенденции, действовать на опережение и активно управлять деятельностью вуза.
В результате реализации потенциала системы в процессе управления вузом выстраивается управляемая, мобильная и конкурентоспособная образовательная организация. А это позволяет:
- поддерживать устойчивое развитие вуза;
- повышать его рейтинг и получать новые конкурентные преимущества на рынке образовательных услуг;
- расширять доступ к внешнему бюджетному, внебюджетному, международному финансированию;
- достигать высокой эффективности управления учебным процессом;
- обеспечивать развитие потенциала профессорско-преподавательского и руководящего состава кадровой базы;
- контролировать эффективное использование финансовых, материальных и кадровых ресурсов.