15 лет прошло с тех пор, как Центробанк утвердил Порядок ведения кассовых операций, а также Правила организации наличного денежного обращения на территории РФ. За это время произошли значительные изменения в действующем законодательстве, повлиявшие на порядок работы с наличностью. Поэтому Центральный банк разработал и утвердил абсолютно новый документ — Положение ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П. Новый Порядок применяется с 1 января 2012 г.
Два в одном
Итак, Положение о порядке кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (далее — новый Порядок), утвержденное ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П, заменяет два документа:
- Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Советом директоров Центрального банка РФ от 22.09.93 № 40 (далее — прежний Порядок);
- Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, утвержденное Советом директоров Банка России 19.12.97 № 47 (далее — Положение о наличном обращении).
В преамбуле к новому Порядку сказано, что он не только определяет порядок ведения кассовых операций, но и направлен на организацию на территории России наличного денежного обращения. Названные выше документы с 1 января 2012 г. утратили силу (указание ЦБ РФ от 13.12.2011 № 2750-У).
Для кого он предназначен
Прежний Порядок распространялся на предприятия независимо от их организационно-правовой формы. При этом под предприятиями понимались организации, объединения и учреждения. Но такого понятия, как предприятие, гражданское законодательство уже давно не содержит. В соответствии с п. 1 ст. 48 ГК РФ юридическим лицом признается организация.
Сейчас такая юридическая неточность исправлена. Новый Порядок обязаны применять юридические лица, которые ведут бухгалтерский учет. Уточнено, что действие нового Порядка распространяется и на организации, применяющие упрощенную систему налогообложения.
Наконец-то решен вопрос, должны ли индивидуальные предприниматели соблюдать кассовую дисциплину. Теперь в новом Порядке прописано, что они наравне с юридическими лицами обязаны придерживаться изложенных в нем правил (подробнее об этом см. в «ЭЖ», 2011, № 48).
Сказанное относится и к Положению о наличном обращении, поскольку оно имело те же недочеты, что и прежний Порядок.
Определяем лимит кассы
В новом Порядке подробно прописана процедура утверждения лимита остатка наличных денежных средств в кассе и методика его расчета. Сразу скажем: правила кардинально изменились.
Взят курс на упрощение
В отличие от прежнего Порядка и Положения о наличном обращении в новом Порядке установлено, что размер максимально допустимой суммы наличных денег, которые могут храниться в кассе после выведения в кассовой книге остатка на конец рабочего дня, самостоятельно определяет организация или индивидуальный предприниматель (п. 1.2). Для этих целей организации или индивидуальному предпринимателю необходимо издать соответствующий распорядительный документ, например приказ. Таким образом, с этого года организациям и индивидуальным предпринимателям не надо утверждать в банке лимит остатка кассы.
Напомним, что в п. 5 прежнего Порядка говорилось, что организации могут иметь в кассах остатки денежных средств в пределах лимитов, установленных обслуживающими банками по согласованию с руководителями организаций. Аналогичное требование содержалось и в п. 2.5 Положения о наличном обращении. Причем в этой норме был прописан и порядок утверждения лимита кассы. Он устанавливался ежегодно. Для этих целей нужно было взять в банке специальный бланк — расчет по форме № 0408020 (был утвержден в приложении к Положению о наличном обращении), заполнить его, отнести в банк и забрать после того, как банк поставит на нем свою визу.
Если на начало года утвержденный банком норматив в компании отсутствовал, то он признавался равным нулю. Это приводило к негативным последствиям. Дело в том, что любой остаток в кассе организации денежных средств признавался сверхлимитным (п. 6 прежнего Порядка и п. 2.5 Положения о наличном обращении). Накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита грозит штрафом по ст. 15.1 КоАП РФ. Его размер — от 40 000 до 50 000 руб.
Поскольку процедура утверждения лимита была многоходовой и напрямую зависела от волеизъявления банка, компании не всегда успевали получать заверенный банком документ на начало года. Поэтому на такие организации при проверках налагали штрафы. Теперь риск возникновения подобного правонарушения сведен к нулю. Во-первых, в новом Порядке не сказано, что лимит остатка кассы необходимо утверждать ежегодно. Во-вторых, срок его утверждения полностью зависит от организации и предпринимателя.
Еще один важный момент. Поскольку с этого года Положение о наличном обращении больше не применяется, не нужно заполнять форму № 0408020. В ней приводился расчет лимита остатка денежных средств и оформлялось разрешение на расходование наличных денег из выручки. Наличие в данной форме сведений о расходовании выручки обусловливалось тем, что согласно п. 2.7 Положения о наличном обращении организации могли тратить денежную выручку на цели, закрепленные федеральными законами, иными правовыми актами и принятыми в их исполнение нормативными актами Банка России.
Банки разрешали тратить наличность далеко не на все. В пункте 7 прежнего Порядка содержалось требование, что предприятия, имеющие денежную выручку, по согласованию с банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельхозпродукции, скупку тары и вещей у населения. Обычно к расходным операциям банки причисляли командировочные расходы, оплату канцелярских товаров и затраты на хозяйственные нужды компании (Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У).
Теперь у компаний нет никаких ограничений, да и банки больше не смогут контролировать цели, на которые организации потратят свою наличность. Заметим, что такой контроль был нецелесообразен, поскольку никаких наказаний не предусматривалось.
Сверхлимит никто не отменял
Несмотря на упрощение правил утверждения лимита остатка денежных средств в кассе, в новом Порядке сохранился запрет на образование в кассе сверхлимитных сумм. Такие денежные средства, как и раньше, должны быть сданы с банк (п. 1.4 нового Порядка).
Накопление сверх установленного лимита остатка кассы допускается в дни выплат заработной платы, стипендий и других выплат. Под другими понимаются выплаты, включенные в соответствии с методологией, принятой для заполнения статистических форм, в фонд заработной платы и выплат социального характера.
Чтобы понять, какие суммы включаются в фонд заработной платы, нужно обратиться к приказу Росстата от 12.11.2008 № 278 (далее — приказ № 278). В пункте 88.1 этого документа сказано, что в фонд заработной платы входят:
- начисленные суммы оплаты труда в денежной и неденежной формах за отработанное и неотработанное время;
- компенсационные выплаты, связанные с условиями труда и режимом работы;
- доплаты и надбавки;
- премии, единовременные поощрительные выплаты;
- оплата питания и проживания, носящая систематический характер.
Более конкретизированный перечень выплат, включаемых в фонд заработной платы, содержится в п. 89 приказа № 278.
Что касается выплат социального характера, к ним относятся средства, связанные с предоставлением работникам социальных льгот, в частности, на лечение, отдых, проезд, трудоустройство. Список выплат социального характера установлен в п. 93 приказа № 278.
Обратите внимание: в п. 9 прежнего Порядка было установлено, что организации могут накапливать сверхлимитные средства только для выплаты заработной платы. Теперь наличка не считается сверхлимитной, если она также образовалась в выходные и праздничные дни, которые для компании являлись рабочими (п. 1.4 нового Порядка).
Срок выдачи зарплаты определен в п. 4.6 нового Порядка. Его устанавливает руководитель, но он не может быть больше пяти рабочих дней. Ранее накапливать денежные средства можно было в течение трех дней, а для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера, срок увеличивался до пяти дней.
Как видим, накопление сверхлимитных сумм по-прежнему осталось под запретом. Как уже отмечалось, за это организацию и предпринимателя могут привлечь к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ. Многие считают, что по этой норме нельзя оштрафовать предпринимателя. Аргумент: в списке лиц, привлекаемых к ответственности по названной статье, индивидуальные предприниматели прямо не упоминаются. Но это не так. В пункте 1.6 нового Порядка сказано, что индивидуальный предприниматель точно так же, как и организация, должен назначить из числа своих работников кассира. Кроме того, кассовые операции может вести сам руководитель. То есть, если у предпринимателя кассовые операции ведут назначенные лица (кассир или руководитель), именно они привлекаются к административной ответственности как должностные лица. Размер штрафа — от 4000 до 5000 руб.
Как быть, если предприниматель осуществляет деятельность один, без привлечения сторонних работников? Можно ли его оштрафовать по ст. 15.1 КоАП РФ? В примечании к ст. 2.4
КоАП РФ сказано, что лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как должностные лица. Конечно, при условии, что законом не установлено иное.
Правда, бытует мнение, что привлечь предпринимателя к ответственности за хранение сверхлимитных остатков в кассе нельзя. Аргументируется такая позиция тем, что имущество, которое ИП использует в своей деятельности, неотделимо от его личного имущества. Поэтому невозможно достоверно сказать, какие именно денежные средства (личные или нет) хранились в кассе сверх установленного лимита. Но доказывать правомерность такого подхода скорее всего придется в суде. К сожалению, арбитражная практика по этому вопросу отсутствует. Спрогнозировать, на чью сторону встанет суд, сложно.
А вот налоговые органы уже высказали свою точку зрения по данному вопросу. Так, в письме ФНС России от 22.12.2011 № АС-4-2/21794 определено, что нарушение индивидуальными предпринимателями порядка ведения кассовых операций обернется привлечением к ответственности, установленной ст. 15.1 КоАП РФ.
Правила для обособленных
Лимит кассы должны установить и обособленные подразделения (филиалы, представительства) организации. При этом используются те же правила, что и для организации. Обратите внимание: для обособленных подразделений устанавливается собственный лимит только в том случае, если специально для них открыты расчетные счета в банках. Тогда организация рассчитывает свой лимит без учета остатка денежных средств, хранящихся в таких филиалах. Заметим, что ранее обособленное подразделение утверждало свой лимит кассы при условии, что оно не только имеет собственный расчетный счет, но и составляет отдельный баланс (п. 2.5 Положения о наличном обращении).
Если же у организации есть обособленные подразделения, но у них нет собственных расчетных счетов в банке, компания устанавливает единый лимит с учетом остатков наличности в этих подразделениях.
Методика расчета
Порядок расчета допустимого лимита остатка денежных средств в кассе подробнейшим образом прописан в приложении к новому Порядку.
1. Сначала организация или индивидуальный предприниматель должны определиться с расчетным периодом. При этом могут учитываться периоды пиковых продаж, когда наличная выручка была максимальной, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет. Например, большинство розничных магазинов могут взять за расчетный период время предновогодних продаж. Важный момент: при определении расчетного периода необходимо помнить, что он устанавливается в рабочих днях и не может превышать 92 рабочих дней.
2. Далее нужно подсчитать объем наличных поступлений за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги) за расчетный период. Обратите внимание: если лимит рассчитывает организация, в состав которой входят обособленные подразделения, не имеющие своего расчетного счета, в расчет включается и их наличная выручка.
3. Затем необходимо решить, с какой периодичностью компания и предприниматель будут сдавать выручку в банк. Учтите, что указанный период времени не должен превышать семь рабочих дней. Если же организация или предприниматель располагается в населенном пункте, в котором отсутствует банк, выручку надо сдавать не реже 14 рабочих дней. Специалисты Центробанка рекомендуют при определении периодичности сдачи выручки в банк учитывать местонахождение, организационную структуру, сезонность работы, режим рабочего времени организации (индивидуального предпринимателя).
Все приведенные показатели будут участвовать в расчете. Итак, для определения лимита нужно объем наличных поступлений (п. 1) разделить на расчетный период (п. 2), а полученный результат умножить на период между днями сдачи выручки в банк (п. 3).
пример
Основной деятельностью организации является розничная продажа велосипедов и сопутствующих товаров. Пиковые месяцы поступлений выручки в кассу — май и июнь. Поэтому руководитель издал приказ по организации, утвердив расчетный период для определения лимита остатка наличных денежных средств в кассе равным 41 рабочему дню. Объем наличной выручки за этот период в 2011 г. составил 500 000 руб. Компания сдает в банк выручку раз в семь дней.
Лимит остатка денежных средств в кассе на 2012 г. составит 85365,85 руб. [(500 000 руб. : 41 дн.) х 7 дн.].
Как видим, в новом Порядке есть три принципиальных отличия от прежних правил расчета, и они помогут увеличить лимит кассы.
Во-первых, больше не нужно брать выручку строго за последние три месяца. Поэтому можно самостоятельно выбрать наиболее прибыльные периоды и взять, например, один месяц.
Во-вторых, в новом Порядке сказано, что организации и предприниматели могут сдавать выручку раз в семь дней и согласовывать с банком этот срок не нужно. Прежде периодичность сдачи выручки утверждал банк и, как правило, кредитные организации давали компаниям максимум три дня.
В-третьих, сумма лимита определяется только исходя из наличных поступлений в кассу. Ранее банки при установлении максимально допустимой суммы остатка наличных денег в кассе брали разницу между среднедневной выручкой и среднедневным расходом.
Специалисты Центробанка не забыли и о вновь созданных организациях (зарегистрированных индивидуальных предпринимателях). Вместо объема наличных поступлений они в расчет включают ожидаемый объем выдач наличных денег. В нем не учитываются суммы, предназначенные для выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам. Прежде такие компании рассчитывали лимит кассы исходя из предполагаемого объема выручки и ожидаемых расходов.
Изменяются и другие показали, участвующие в расчете. Так, для расчетного периода выбирается время максимальных выдач наличных денег из кассы. Данный период также не должен превышать 92 дней. Вместо показателя периодичности сдачи наличных в банк используется период между днями получения по денежному чеку в банке наличных, за исключением сумм, предназначенных для зарплаты, стипендии и других выплат работникам.
Естественно, для вновь созданных организаций (зарегистрированных предпринимателей) все названные данные будут условными.
Приведенный порядок используют и те организации (предприниматели), у которых отсутствуют поступления наличных денег за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги).
На что еще нужно обратить внимание
|
Требование |
До 1 января 2012 г. |
После 1 января 2012 г. |
|
Срок хранения кассовой документации |
Пять лет. Однако в прежнем Порядке этот срок прямо не был определен. Поэтому компании брали его из п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н |
Пять лет. Согласно п. 1.9 нового Порядка кассовые документы хранятся в соответствии со сроками, установленными законодательством об архивном деле, а именно приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 |
|
Помещение для кассы |
Обязательно должно было быть изолировано и оборудовано надлежащим образом. Требования к обустройству и защите помещения кассы были установлены в приложениях 2 и 3 к прежнему Порядку. |
Мероприятия по сохранности наличных средств при ведении кассовых операций, хранении и транспортировке организация или ИП определяет самостоятельно |
|
Кто оформляет кассовые документы |
В прежнем Порядке не говорилось, кто конкретно должен оформлять кассовые документы. Априори это делал кассир |
В пункте 2.1 нового Порядка установлено, что кассовые документы может оформлять главный бухгалтер, бухгалтер или иной работник (в том числе кассир), а при их отсутствии руководитель |
|
Визирование кассовых документов |
Приходный кассовый ордер подписывали главный бухгалтер или лицо, уполномоченное на это письменным распоряжением руководителя. Расходный кассовый ордер подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами |
Приходный кассовый ордер может быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером, а при отсутствии руководителем или кассиром. Расходный кассовый ордер подписывают руководитель, главный бухгалтер, а при отсутствии руководитель или кассир. Уточнено: если кассовые документы оформляет сам руководитель, то он же их и подписывает |
|
Контроль за оформлением кассовых документов |
Прежний Порядок не содержал требования, что кассир обязан сверять подписи на кассовых документах с образцами подписей лиц, уполномоченных их визировать |
В пункте 2.3 нового Порядка предусмотрено, что кассир обязан иметь образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. А обязанность сличать подписи установлена в п. 3.2 и 4.2 нового Порядка |
|
Выдача денег под отчет |
Руководитель компании должен был приказом по организации установить сроки, на которые выдаются денежные средства под отчет, а также утвердить максимальную сумму выдачи |
Теперь приказ не нужен. Для получения денег под отчет работник пишет заявление в произвольной форме, а руководитель собственноручно указывает на нем сумму и срок, на который она выдается |