Необходимость в современных инструментах контроллинга для принятия эффективных решений в государственных организациях назрела давно. Какие BI-решения востребованы в госсекторе? Какие системы следовало бы использовать в нем более широко? Рассмотрим задачи и инструменты системы BI, которые могут быть встроены в процесс контроллинга государственных структур.
Инвестиции в информационные технологии в госсекторе для России относительно новая тенденция, означающая высокий приоритет развития информационного обеспечения решений на государственном уровне. Не случайно сегодня именно на этом уровне определяется существенный объем инвестиций в IT.
Этот тренд ставит непростую задачу для российских BI-специалистов и образовательных структур по их подготовке. Необходимо оперативно перенять накопленный мировой опыт и создать собственное перспективное видение в области с таким высоким потенциалом для повышения эффективности деятельности, как Business Intelligence (системы поддержки принятия решений). С такими инновационными технологиями можно максимально полно использовать имеющиеся в организации системы управления и достигать качественных изменений в повышении эффективности процессов в различных сферах деятельности.
BI для госсектора
Сегодня BI-системы в госсекторе в значительной степени востребованы для реализации контрольно-надзорных функций. Инновационные технологии обработки информации позволяют радикально улучшить качество анализа информации.
Решениям, направленным на повышение эффективности, пробиться в систему управления тяжело. Для внедрения систем класса BI необходимы очевидные стимулы — реальное ускорение времени подготовки информации для принятия государственных решений. Однако действовать этот стимул будет лишь в том случае, если подобное ускорение нужно конкретным руководителям различных государственных департаментов (или более высокому руководству), а не только рядовым сотрудникам государственных учреждений. Требования к организации их деятельности планомерно ужесточаются. Сегодня, например, они обязаны представлять сведения в формате отчетных материалов, позволяющих оценить уровень эффективности предприятий государственного сектора. Интерес к такой информации возрастает и у широкой общественности.
С помощью BI-решений федеральные, региональные и местные госорганы могут быстро идентифицировать острые проблемы и оптимизировать использование ресурсов, а также улучшить управление проектами, руководство целевыми программами и повысить качество взаимодействия с другими госструктурами. Кроме того, они способствуют повышению уровня удовлетворенности населения оказываемыми услугами в целом.
Контроллинг в госорганах по аналогии с контроллингом в бизнесе условно можно подразделить на стратегический и оперативный. Для принятия качественных решений в обеих областях необходима соответствующая информация. BI-технологии позволяют накапливать информацию в едином хранилище данных и анализировать ее с помощью инструментов интеллектуального анализа (см. рисунок).
Задачи BI в госсекторе
Государственный сектор обычно ассоциируется с отсутствием конкуренции, а следовательно, с низкой эффективностью. И естественные монополии, формально являясь коммерческими структурами, также работают в слабоконкурентной среде.
Традиционно государственные учреждения (некоммерческие структуры со значительным государственным участием) проявляют интерес к системам формирования статистической отчетности, построения стратегических прогнозов, анализа KPI и поддержки стратегического управления.
Средства бюджетирования или раздельного учета затрат для них менее привлекательны. И все возрастающий интерес в последнее время они проявляют к инструментам управления рисками и системам борьбы с мошенничеством Для госсектора характерны повышенное внимание к интеграции данных, широкий спектр утвержденных отчетных форм и желание приобретать методологию вместе с автоматизирующим ее ИТ-решением.
Актуальная задача для госсектора в ближайшей перспективе — оптимизация процесса управления и повышение его эффективности, автоматизация мониторинга показателей работы. Так что BI нужен не только в конкурентной среде.
Важное преимущество решений BI в том, что они позволяют быстро выделить ценную для пользователя информацию, предоставить ее в удобном для анализа виде, дают возможность оперативно принять меры и увеличить шансы на успех в достижении целей организации. Ведь эти инновационные технологии основаны на лучших мировых практиках эффективного управления и принятия качественных решений. Средства интерактивного анализа BI помогают:
- проводить мониторинг и анализ KPI, план-фактный анализ показателей, определять проблемы, эффективно анализировать их природу и получать реальные возможности влиять на ситуацию;
- формировать рейтинги top/bottom (лидеры/аутсайдеры). Рейтинговый анализ позволяет распределить объекты по степени надежности и важности для организации;
- поддерживать функции Drill Down/Up и Drill Through. С помощью сервиса Drill Down (детализация данных) пользователь может передвигаться между различными уровнями данных — от итоговых до детализированных. А сервисы Drill Down, Drill Up и Drill Through работают в картах и обеспечивают связь общих карт с детальными;
- распространять знания (knowledge sharing);
- заниматься прогностической аналитикой;
- проводить ГИС-аналитику.
Прогнозирование показателей
Многие показатели, до сих пор используемые в организациях госсектора или публикуемые ими, прогнозируются не математически, а экспертно. Прежде всего речь идет о показателях, определяющих распределение бюджета на спортивные сооружения и мероприятия (используется прошлый период плюс Х%, а не нормативная степень доступности в зависимости от половозрастного состава населения региона), на многие статьи обороны, общественный транспорт (перераспределение мощностей пропорционально сезонной и дневной загруженности транспортных магистралей), охрану природы, метеорологию.
В качестве обоснования значений показателей на будущий период приводится не расчет, а подзаконный акт, регламентирующий, какие организации могут выступать экспертами при формировании данного показателя. Это породило распространенное правило: прогноз на будущий год есть текущее значение плюс 10%. Такая практика несостоятельна: невозможно принимать решения в быстро меняющейся обстановке исходя только из результатов прошлых периодов.
Госорганам стоит обратить внимание на прогностические и аналитические системы, дающие математическое обоснование принимаемым решениям. И даже если не удастся полностью «оцифровать» какую-либо область, то система BI позволит подготовить решения коллегиально, избежать субъективных оценок, выявить преимущества и недостатки принимаемых решений. Ведь система доступна одновременно разным категориям пользователей.
Помимо этого практически все госорганы в качестве основного инструмента повышения достоверности своих данных применяют форматно-списочный контроль. Он способен защитить от ошибок ввода или грубого искажения, но пропустит 99% намеренных фальсификаций. Использование же более сложных аналитических алгоритмов в современных средствах статистического и логического контроля BI-технологий обеспечивает достоверность данных на высоком уровне. Этот функционал BI-систем также потенциально интересен для госсектора.
BI и ГИС
Одной из наиболее интересных и перспективных возможностей BI-систем является интерактивная ГИС1 — контекстная аналитика, выявление корреляции между различными показателями:
- плотностью населения и средним уровнем зарплат региона;
- числом сердечных заболеваний и превышением веса над нормой;
- уровнем рождаемости и активности проводимой социальной политики и доступности ипотечного кредитования;
- числом выпускаемых научных публикаций и рейтингом вуза среди абитуриентов;
- количеством квадратных метров площади выставочных залов, галерей и уровнем преступности в регионе и др.
Одно из главных достоинств инструментов BI в том, что они позволяют визуализировать (в том числе при помощи ГИС) степень адекватности и внутренней непротиворечивости прогнозных показателей, полученных математическими и экспертными методами. А ускоренное развитие рынка мобильных устройств значительно повышает доступность подобной интерактивной аналитики для широкого круга пользователей «в любом месте и в любое время».