Каждая организация не позднее чем через месяц после создания обособленного подразделения (филиала или представительства) должна подать в налоговый орган по месту нахождения этого подразделения заявление о постановке на учет (п. 4 ст. 83 Налогового кодекса РФ).
Причем подать заявление необходимо независимо от того, было ли существование этого подразделения закреплено в уставе юридического лица.
Дело в том, что главный признак обособленного подразделения — наличие стационарных рабочих мест, которые созданы на срок более одного месяца (п. 2 ст. 11 НК РФ). Поэтому обязанность по постановке на налоговый учет по месту нахождения филиала или представительства возникает у налогоплательщика со дня, когда оборудованы стационарные рабочие места, расположенные вне места нахождения головной организации. Численность сотрудников при этом значения не имеет (Письмо МНС РФ от 29.04.2004 № 09-3-02/1912).
Например, акционерное общество оборудовало стройплощадку для строительства здания, создав на ней рабочие места. Это автоматически означает, что оно должно встать на учет в налоговой инспекции по месту нахождения своего обособленного подразделения (стройплощадки).
Форма заявления о постановке на налоговый учет утверждена Приложением № 2 к Приказу МНС РФ от 03.03.2004 № БГ-3-09/178. Пункт 2.1.4 этого Приказа предусматривает два варианта постановки на учет обособленных подразделений:
✔ существование филиала или представительства было документально оформлено внесением изменений в устав организации и утверждением положения об обособленном подразделении;
✔ обособленное подразделение уже функционирует, а документы, подтверждающие его создание, отсутствуют.
Впрочем, законодательство предусматривает один случай, когда юридическому лицу не нужно вставать на учет по месту нахождения своего обособленного подразделения.
Делать этого не требуется, если организация уже состоит на учете в определенном органе ФНС по другому основанию (п. 39 Постановления Пленума ВАС РФ от 28.02.2001 № 5 «О некоторых вопросах применения части первой Налогового кодекса РФ»). Например, московская фирма состоит на учете в инспекции ФНС г. Королева по месту нахождения принадлежащей ей недвижимости. Если впоследствии эта фирма примет решение об открытии в Королеве филиала (представительства), ей не придется подавать заявление о повторной постановке на учет в той же ФНС.
Наконец, юридическое лицо обязано в десятидневный срок известить инспекцию ФНС по месту своего нахождения об открытии филиалом или представительством банковских счетов (п. 2 ст. 23 НК РФ).