В компаниях действия сотрудников обычно регламентированы внутренними нормативными документами, каждый пункт которых диктует, как поступать в тех или иных обстоятельствах. Нередко в них предусмотрена и обратная связь: возможность подать докладную, изложить свои мысли и чаяния на бумаге. И вас услышат!
Правда, многих подобная идея не вдохновляет. На того, кто рискнул обратиться к начальству в письменной форме, коллеги смотрят или как на героя, или как на сумасшедшего, но каждый сотрудник имеет право на докладную.
Докладная записка — один из информационно-справочных документов, который инициируется сотрудником и адресован руководству или «смежникам». Она информирует о сложившейся ситуации, требует принятия какого-то решения и содержит предложения, каким оно может быть.
Как считает Екатерина Каменева, руководитель направления документационного обеспечения компании «Термика», преимущество докладных записок в том, что с их помощью можно повысить эффективность деятельности организации. С ее помощью обеспечивается связь объектов управления по горизонтали и по вертикали. Она может направляться как вышестоящему руководителю или руководителю другого подразделения, таки во внешние организации.
Чтобы документ «дошел», его нужно правильно оформить и грамотно написать. Составляется докладная, как и все прочие организационно-распорядительные документы (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации»). Каждый из них должен иметь обязательные реквизиты:
- наименование организации (или структурного подразделения);
- наименование вида документа;
- дату составления;
- регистрационный номер;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- подпись составителя.
Докладные делятся на внутренние и внешние.
Внутренние записки оформляются на одном (!) стандартном листе бумаги формата А4. Если докладная представляется руководителю подразделения, то ее подписывает составитель, если в другое подразделение — то руководитель подразделения, инициировавшего «доклад».
Внешние докладные записки составляются на бланке организации и подписываются ее руководителем.
Текст записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания; во второй анализируется сложившаяся ситуация и проводятся возможные варианты решения; в третьей резюмируются выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Кстати, по мнению экспертов по делопроизводству, второй части может и не быть. Тогда документ содержит описание ситуации, выводы и предложения автора.
Вот в таком виде она поступает на стол адресата. Кстати, сроки ответа на предложения «снизу» по принятию решений регламентируются внутренними нормативными документами. Правда, для определенных организаций устанавливаются типовые сроки. В этом случае внутренние документы не должны противоречить им.