Фирма может организовать перевозку наличных денег в банк силами своих сотрудников или с помощью профессионалов со стороны
Если организация получает от своих клиентов наличные деньги, то большую часть поступивших средств она обязана сдавать в банк для зачисления на банковский счет.
Сколько денег можно оставить в кассе на конец рабочего дня, решает банк, где обслуживается та или иная фирма. Он каждый год определяет лимит остатка наличных денег в кассе своих клиентов (п. 2.5 утвержденного Центральным банком РФ Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.98 №14-П и п. 6 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утв. Решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40).
Сверх этого лимита в кассе можно хранить только деньги, предназначенные для выплаты зарплаты и пособий работникам, да и то не более трех рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера, этот срок увеличивается до пяти дней). За несоблюдение данного условия на виновного может быть наложен штраф: на должностных лиц — от 4 до 5, а на юридических лиц — от 40 до 50 тысяч рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).
?Поэтому перед руководством любой фирмы, товары и услуги которой клиенты оплачивают наличными, встает вопрос: как доставить полученные деньги в банк? Для решения этой проблемы можно выбрать один из нескольких способов.
Сам себе инкассатор
Доставку выручки в банк организация может поручить штатным кассирам. В этом случае Центробанк рекомендует руководителям предприятий предоставлять кассиру охрану (например, из числа сотрудников корпоративной службы безопасности), а в случае необходимости и транспорт (п. 2 Рекомендаций по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке, утв. Решением Совета директоров ЦБР от22.09.93 № 40).
!Директорам рекомендуется также поручать подобные задачи только работникам с незапятнанной репутацией, которые не привлекались к уголовной ответственности за умышленные преступления, не совершали нарушения общественного порядка, не злоупотребляют спиртным или наркотиками. Нельзя поручать перевозку денег, по мнению специалистов Центробанка, также тем, кто страдает хроническими или психическими заболеваниями.
Кассира, сотрудников службы безопасности, которые его сопровождают, а также водителя нужно под роспись ознакомить с инструкцией, где прописываются их обязанности (не разглашать посторонним маршрут движения, не брать в машину попутчиков и т. д.).
Доверьтесь профессионалам
Если руководитель фирмы пришел к выводу, что лучше не подвергать опасности собственных сотрудников, он может поручить это рискованное дело специалистам со стороны. В таком случае нужно выбирать между охранниками, сопровождающими кассира от магазина до банка, и инкассаторами, которые, получив в фирме наличные, самостоятельно доставляют их в банк.
Поручить охрану денег, перевозимых кассиром, можно подразделению вневедомственной охраны МВД России или частному охранному предприятию (ЧОП). В последнем случае необходимо убедиться, что ЧОП вправе заниматься охранной деятельностью. Для этого нужно запросить копию соответствующей лицензии и указать в договоре ее реквизиты.
Договор на инкассаторское обслуживание можно заключить как с территориальным управлением Российского объединения инкассации (Росинкас) Банка России, так и непосредственно с тем банком, в который сдается наличность.
Каждой сумке — пломбу!
Процедура передачи денег инкассаторам прописана в Положении ЦБ РФ от 09.10.2002 № 199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ».
В соответствии с этим документом фирма, заключившая договор с инкассаторами, заказывает изготовление специальных пломбиров (свой пломбир для каждого магазина, офиса продаж и др.), которыми будут опломбировываться сумки с наличностью.
Образцы оттиска каждого пломбира фирма передает руководителю подразделения инкассации. Заверив образец оттиска, он возвращает его фирме.
В дальнейшем кассир организации, отправляя выручку в банк, составляет три экземпляра препроводительной ведомости. Инкассатору, приехавшему за деньгами, он предъявляет образец оттиска. Тот, в свою очередь, показывает служебное удостоверение, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и пустую сумку.
Затем кассир записывает в явочную карточку сумму наличных, уложенную в сумку, текущую дату и номер сумки, а также передает инкассатору второй и третий экземпляры препроводительной ведомости. Первый экземпляр вкладывается в сумку и опломбировывается вместе с деньгами.
В банк — как на работу
То, как часто работникам фирмы придется пользоваться услугами охранников или инкассаторов, зависит от банка, где она обслуживается. По согласованию с руководством фирмы он определяет порядок и сроки сдачи наличных денег. При этом банкиры пользуются следующими правилами.
- Организации, расположенные в населенном пункте, где имеются учреждения банков или предприятия Россвязи, сдают выручку ежедневно в день поступления наличных денег в кассу.
- Организации, которые не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные деньги, делают это наследующий день. Невозможность ежедневно сдавать наличные в банк может быть вызвана как спецификой деятельности и режима работы организации, так и отсутствием у банка вечерней инкассации или вечерней кассы.
- Наконец, организации, расположенные там, где нет ни учреждений банков, ни предприятий Россвязи, а также находящиеся от них на отдаленном расстоянии, сдают наличность один раз в несколько дней.