Прием на работу - завершающий процесс найма кадров, выражающийся в юридическом оформлении принадлежности сотрудника к организации. В Российской Федерации прием на работу сопровождается заключением письменного трудового договора и приказом о приеме на работу (экономический словарь Глоссарий.ру). В данной статье рассмотрен порядок оформления приема на работу, а именно: какие сведения работодатель имеет право требовать от работника, что нужно учесть при заключении трудового договора, как правильно заполнить форму приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.
Порядок оформления приема на работу изложен в ст. 68 ТК РФ, требования которой обязательны как для работодателя - юридического лица, так и для работодателя - индивидуального предпринимателя.
Исчерпывающий перечень документов, которые сотрудник должен предъявить при приеме на работу, содержит ст. 65 ТК РФ. Это:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (форма страхового свидетельства утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению");
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
Если трудовой договор заключается впервые, то трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.
Требовать предъявления физическими лицами прочих документов при заключении трудового договора работодатели не имеют права. Однако в исключительных случаях работодатель вправе потребовать от работника (при его согласии) предъявления дополнительных документов.
Дополнительные документы о персональных данных работника могут быть предназначены для обоснования правомерности заключения трудового договора, его прекращения, представления об условиях труда, вытекающих из содержания трудового договора, причитающихся ему гарантиях, компенсациях и льготах.
Как правило, такими документами являются:
- документы о составе семьи работника (для предоставления ему возможных гарантий);
- документы о возрасте детей или беременности женщины (для предоставления установленных законом условий труда, гарантий и компенсаций);
- документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации (например, о почетном звании, об инвалидности, донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и т.д.);
- документы о состоянии здоровья работника (если в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации при приеме на работу он должен пройти предварительный и периодические медицинские осмотры).
В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать общие требования, установленные ст. 86 ТК РФ:
1) обработка персональных данных работника может производиться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
2) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами;
3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель обязан сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;
4) работодатель не вправе получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ работодатель имеет право получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;
5) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами.
При трудоустройстве работник должен написать заявление о приеме на работу. В настоящее время унифицированной формы заявления нет, поэтому работник пишет заявление в произвольной форме. Заявление пишется на имя руководителя организации, в нем указываются дата, с которой работник приступает к работе, и должность, кроме того, на заявлении ставится подпись работника и дата составления заявления.
Порядок приема на работу установлен ст. 68 ТК РФ, согласно которой прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ст. 68 ТК РФ). По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу в нем указываются:
- наименование работодателя;
- фамилия, имя, отчество работника, его табельный номер;
- наименование структурного подразделения, в которое принимается работник;
- должность (специальность, профессия), категория квалификации;
- срок испытания (если такое испытание устанавливается);
- условия приема на работу, а также характер работы (например, совместительство, переводом из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы (оказания определенной услуги) и др.);
- оклад (тарифная ставка), надбавки;
- дата заключения трудового договора, на основании которого издается приказ.
При заключении с работником трудового договора на неопределенный срок дата окончания действия договора в приказе не приводится, а если заключен срочный трудовой договор, то в приказе должно быть указано, что данный работник принимается на работу по срочному трудовому договору на определенный срок.
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ), т.е. работодатель должен ознакомить работника с должностной инструкцией, штатным расписанием, документацией по охране труда.
Правила внутреннего трудового распорядка должны быть вывешены на видном месте в помещении, где работник осуществляет свою трудовую деятельность, или их экземпляр должен быть приложен к трудовому договору, или в трудовом договоре должна быть отметка "С правилами внутреннего трудового распорядка ознакомлен".
Если работник не ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка, а также в организации не ведется табель учета использования рабочего времени, то работодатель не сможет применять дисциплинарные взыскания к работникам, которые, например, опаздывают на работу или отлучаются с работы в течение рабочего дня.
В случае если в организации отсутствует должностная инструкция, то работодатель практически не может потребовать от работника улучшения качества его работы, а также применить дисциплинарные взыскания против сотрудников, относящихся халатно к своей работе.
Каждому работнику при заключении трудового договора должен быть выдан один экземпляр должностной инструкции, в которой он расписывается. Своей росписью он подтверждает, что ознакомлен с данной инструкцией и обязуется соблюдать ее требования. По нашему мнению, целесообразнее всего это сделать при подписании трудового договора.
Очень важно при приеме сотрудника на работу ознакомить его с документацией по охране труда, которая должна быть составлена в организации. При этом доводятся до сведения (под роспись) работников инструкция по технике безопасности, инструкция о правилах эксплуатации электроприборов и другие документы по охране труда, о чем заносится запись в журнал инструктажей по технике безопасности.
Кадровая служба должна сформировать в "личное дело" работника следующие документы:
- трудовой договор;
- приказ (распоряжение) о приеме на работу;
- приказы (распоряжения) об изменении условий трудового договора, его прекращении;
- приказы (распоряжения) о поощрениях и взысканиях;
- вышеуказанные персональные данные работника.
Документом, содержащим персональные данные работника о его трудовой деятельности и трудовом стаже, является трудовая книжка.
Форма трудовых книжек утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей).
Записи в трудовую книжку вносятся в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
На основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку вносится запись о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.
Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ).
Сроки хранения персональных данных работников определяются на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000.
Согласно данному Перечню личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а иных работников - в течение 75 лет.
Отметим, что в аналогичном порядке осуществляется прием работников на работу индивидуальным предпринимателем. Такие разъяснения даны в Письме Роструда от 31.10.2007 N 4414-6.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров: N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", N Т-lа "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу", N Т-2 "Личная карточка работника", N Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего", N Т-3 "Штатное расписание", N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника", N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу", N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу", N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам", N Т-7 "График отпусков", N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)", N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку", N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку", N Т-10 "Командировочное удостоверение", N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника", N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".
Кроме того, указанным Постановлением N 1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
Рассмотрим на конкретном примере порядок заполнения форм N N Т-1 и Т-1а.
Пример. Гражданином Королевым Д.П. на имя директора ОАО "Мираж" было написано заявление от 14 июля с просьбой о принятии его на работу с 17 июля 2008 г. на должность водителя с окладом согласно штатному расписанию. Между Королевым Д.П. и ОАО "Мираж" был заключен бессрочный трудовой договор от 15 июля 2008 г. N 65, на основании которого был издан приказ от 16 июля 2008 г. N 244к о приеме на работу Королева Д.П. с 17 июля 2008 г.
Рассмотрим, как будет оформлен приказ о принятии на работу Королева Д.П.
Пример. На имя директора ООО "Зодиак" гражданином Алексеевым В.Н. было написано заявление от 20 июня 2008 г. с просьбой о принятии его на работу с 26 июня 2008 г. на должность водителя. Между Алексеевым В.Н. и ООО "Зодиак" был заключен бессрочный трудовой договор от 25 июня 2008 г. N 123 о приеме на работу Алексеева В.Н. с 26 июня 2008 г.
Гражданкой Коптяевой И.В. на имя директора ООО "Зодиак" заявление было написано от 20 июня 2008 г. с просьбой о принятии ее на работу с 26 июня 2008 г. на должность секретаря-референта. Между Коптяевой И.В. и ООО "Зодиак" был заключен бессрочный трудовой договор от 25 июня 2008 г. N 124 о приеме на работу Коптяевой И.В. с 26 июня 2008 г.
Гражданин Кузьмичев С.Н. также написал заявление на имя директора ООО "Зодиак" от 20 июня 2008 г. о принятии его на работу с 26 июня 2008 г. на должность менеджера. Был заключен бессрочный трудовой договор между Кузьмичевым С.Н. и ООО "Зодиак" от 25 июня 2008 г. N 125 о приеме Кузьмичева С.Н. на работу с 26 июня 2008 г.
Приказ о приеме на работу нескольких работников - Алексеева В.Н., Коптяевой И.В. и Кузьмичева С.Н. - оформляется по унифицированной форме N Т-1а.
Кадровая служба на каждого работника организации в первый день его работы заводит личную карточку.
На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работником кадровой службы заполняется личная карточка работника (форма N Т-2) либо личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма N Т-2ГС(МС)), которая применяется для учета лиц, занимающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.
Кроме приказа (распоряжения) о приеме на работу основанием для заполнения личной карточки являются следующие документы:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- другие сведения о работнике.
Напомним: в отдельных случаях с учетом специфики работы организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
В раздел "Прием на работу, переводы на другую работу" личной карточки вносятся записи на основании соответствующих приказов (распоряжений). С каждой записью администрация обязана ознакомить работника под роспись.
После того как работник ознакомился с записью в трудовой книжке, он должен расписаться в личной карточке (форма N Т-2) в разд. III "Прием на работу и переводы на другую работу" в графе 6 "Личная подпись владельца трудовой книжки". С каждой записью, вносимой в разд. III "Прием на работу, переводы на другую работу", кадровая служба обязана ознакомить работника под роспись в графе 6 раздела.
Если сведения о работнике меняются, то в его личную карточку вносятся также соответствующие данные, которые заверяются работником кадровой службы.
Раздел II "Сведения о воинском учете" личной карточки заполняется:
- на граждан, пребывающих в запасе, - на основании военного билета;
- на граждан, подлежащих призыву, - на основании удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Сведения об итогах аттестации, повышении квалификации, профессиональной переподготовке указываются в разд. IV "Аттестация", V "Повышение квалификации", VI "Профессиональная переподготовка" на основании документов об образовании работника.
Почетные звания работников отражаются в разд. VII личной карточки вместе с наградами и поощрениями.
На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отметки в личной карточке делаются в разд. VIII "Отпуск", в котором ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Если по каким-либо причинам работника отзывают из отпуска, то на основании приказа вносится соответствующая запись в разд. VIII "Отпуск" личной карточки работника, т.е. учет всех отпусков, которые предоставляются работнику в период работы в организации, ведется в разделе "Отпуск" личной карточки.
В случае если работник в соответствии с действующим законодательством имеет право на социальные льготы, в разд. IX вносятся записи о льготе, на которую работник имеет право, а также указываются номер и дата выдачи документа, удостоверяющего право работника на льготу.
Раздел X "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о работниках, обучающихся в учебных заведениях, и др.
В случае увольнения работника на основании приказа кадровая служба делает запись в личной карточке (форма N Т-2), а работник в карточке расписывается. Личные дела работников должны храниться в архиве 75 лет.
Пример. Гражданином Королевым Д.П. на имя директора ОАО "Мираж" было написано заявление от 14 июля с просьбой о принятии его на работу с 17 июля 2008 г. на должность водителя с окладом согласно штатному расписанию. Между Королевым Д.П. и ОАО "Мираж" был заключен бессрочный трудовой договор от 15 июля 2008 г. N 65, на основании которого был издан приказ от 16 июля 2008 г. N 244к о приеме на работу Королева Д.П. с 17 июля 2008 г.
Рассмотрим порядок заполнения личной карточки принятого работника на основе представленных документов.
Порядок заполнения личной карточки принятого работника
За отказ в приеме на работу предусмотрена административная и уголовная ответственность. Так, отказ работодателя в приеме на работу инвалида в пределах установленной квоты влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. (п. 1 ст. 5.42 КоАП РФ).
Необоснованный отказ в регистрации инвалида в качестве безработного влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. (п. 2 ст. 5.42 КоАП РФ).
Уголовная ответственность за необоснованный отказ в приеме на работу или необоснованное увольнение беременной женщины или женщины, имеющей детей в возрасте до трех лет, предусмотрена ст. 145 УК РФ.
Необоснованный отказ в приеме на работу или необоснованное увольнение женщины по мотивам ее беременности, а равно необоснованный отказ в приеме на работу или необоснованное увольнение с работы женщины, имеющей детей в возрасте до трех лет, по этим мотивам наказываются:
- штрафом в размере до 200 тыс. руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев;
- либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов.