Все больше компаний прибегают к аутсорсингу, при этом мотивация у всех разная. Одни видят в нем потенциал снижения затрат, другие повышение качества отдаваемых процессов. Именно эти критерии чаще всего используются при принятии тактических решений. Но встречаются и компании, действующие из стратегических соображений. Они формируют эффективную модель бизнеса и отдают партнерам минимально связанные с созданием стоимости бизнес-процессы. В результате достигают стратегических целей и собирают основную прибыль в цепочке создания стоимости. О том, как эффективно использовать услуги по аутсорсингу и получить реальную выгоду, на что обращать внимание при передаче бизнес-процессов, шла речь на I Международной конференции «Аутсорсинг-2012. От хорошего к великому».
Буквально пять лет назад за услугами финансового аутсорсинга (аутсорсинга бухгалтерского учета1) преимущественно (около 95%) обращались иностранные компании, работающие на российском рынке. Российские организации в последние два года приходят к пониманию преимуществ работы с аутсорсинговыми компаниями.
При принятии решения о переходе на аутсорсинг необходимо обратить внимание на следующие важные аспекты:
- цель перехода на аутсорсинг;
- выбор компании-аутсорсера;
- вид и предмет договора;
- ответственность компании-аутсорсера;
- аудит отчетности компании-клиента;
- ценообразование.
Остановимся на каждом из них подробнее.
Основные цели компании-клиента при привлечении аутсорсера таковы:
- оптимизация расходов (в 90% случаев);
- перераспределение ответственности;
- гарантия качества финансовой информации (составленной отчетности);
- повышение эффективности основных бизнес-процессов (нет необходимости отвлекаться на вспомогательные подразделения, такие как бухгалтерия, кадры).
На российском рынке аутсорсинга сегодня существует множество разных компаний, предлагающих услуги по аутсорсингу бухгалтерского учета. От небольших компаний, со штатом 5—10 человек, специализирующихся только на этих услугах, до крупных компаний, готовых предложить широкий спектр консультационных услуг, в том числе аутсорсинг как сопутствующую аудит услугу.
Как сделать правильный выбор?
Рецептов нет. Важно обращать внимание на репутацию компании, стоимость ее услуг и качество, рекомендации, опыт, спектр профессиональных услуг. Чем с большим количеством компаний удастся провести переговоры, тем больше вероятность правильного выбора компании для эффективного сотрудничества.
Предмет договора и ответственность
Компании-аутсорсеры, как правило, предлагают свой вариант типового договора. Заранее изучите его и уточните все неясности. По форме и содержанию договора можно судить о юридической грамотности аутсорсера.
Особое внимание обратите на описание и состав услуг при аутсорсинге, список ограничений, то есть на то, что не входит в обязанности аутсорсера. Важным разделом договора является ответственность сторон, которую необходимо четко определить.
Например, если говорить об ответственности компании-аутсорсера, то компания-клиент хочет, как правило, чтобы она была полной, а значит, наступала не только за определенные действия аутсорсера, но и за весь бухгалтерский и/или налоговый учет. Тем самым клиент желает снять с себя ответственность в случае возникновения каких-либо претензий со стороны контролирующих органов. При этом он забывает, что аутсорсер лишь фиксирует и отражает в учете уже свершившиеся хозяйственные операции и редко участвует в процессе принятия решения относительно той или иной операции. В связи с этим вряд ли удастся возложить полную ответственность на аутсорсера, поскольку многие аутсорсинговые компании предпочитают ограничивать свою ответственность. Они готовы отвечать только за свои действия и нести ответственность лишь в случае, если их вина, в результате которой компания-клиент понесла штрафные санкции или другие убытки, доказана.
Однако на рынке аутсорсинговых услуг все-таки встречаются компании, готовые полностью брать на себя ответственность за любые претензии контролирующих органов. При выборе компании это должно сразу насторожить, поскольку есть риск вообще ничего с нее не получить. Есть случаи, когда аутсорсеры, заключая подобные договоры, впоследствии отказывались платить. И даже вынесенное положительное решение в пользу клиента такой компании не спасает, так как к моменту вынесения судебного решения аутсорсинговая компания успевает вывести свои активы и уволить сотрудников.
При заключении договора важно оговорить, насколько компания-аутсорсер готова без изменения стоимости своих услуг сопровождать аудиторские, налоговые и иные проверки контролирующих органов в случае их проведения. Чем больше вопросов стороны оговорят на этапе переговоров, тем проще им будет работать в дальнейшем. Понимание и обсуждение рисков клиента со стороны аутсорсинговой компании говорит о ее профессиональном уровне.
Сколько стоит аутсорсинг
Подход клиента к ценообразованию часто строится на сравнении заработной платы своего бухгалтера со стоимостью услуг аутсорсера.
Однако мы рекомендовали бы прежде всего выяснить, что включено в стоимость услуг, и только после этого делать выводы.
Ценообразование в сфере услуг рассчитывается на основе калькуляции себестоимости или исходя из стоимости нормо-часа или норм времени.
Тем не менее ценообразование у различных компаний построено по-разному и может отличаться в разы на одни и те же услуги. Расхождение возникает из-за себестоимости услуг и разных подходов к установлению нормы прибыли. К примеру, одной из составляющих себестоимости являются накладные расходы, которые у организации с численностью более 500 человек значительно выше, чем у компании с численностью пять человек. А норма прибыли может варьироваться от 10 до 60%.
Если клиент решил посчитать, что ему выгоднее, нанять специалиста или отказаться от имеющегося бухгалтера и воспользоваться услугами аутсорсинговой компании, то качество работы он ожидает получить одинаковое, независимо от сделанного выбора. Для принятия решения ему необходимо оценить, сколько будут стоить такие услуги.
Приведем для примера основные составляющие себестоимости услуг компании-аутсорсера и затраты на организацию собственной бухгалтерии компании-клиента (см. таблицу).
Сравнение приведенных в таблице затрат компании клиента и расходов на услуги аутсорсинговой компании при прочих равных условиях (полной загрузке бухгалтера, одинаковой эффективности использования рабочего времени и проч.) показывает, что последние не могут быть ниже стоимости услуг бухгалтерии клиента. И если они ниже, то стоит задуматься, на какой из составляющих экономит аутсорсер.
Есть ли выгода?
Оптимизация расходов компании-клиента при использовании услуг аутсорсинговой компании возможна только при правильном понимании сути процесса и достигается за счет следующих составляющих.
Получение гарантий качества предоставляемых услуг в результате:
- использования имеющейся системы внутреннего контроля;
- профессионального страхования ответственности;
- репутации компании.
Компания, которая дорожит своей репутацией, при необходимости будет готова отстоять интересы клиента перед проверяющими органами и даже в суде, а также в случае доказательства причинения ущерба клиенту в результате своих неправомерных действий возместит клиенту причиненные убытки.
Например, когда налоговая отчетность клиента отправляется аутсорсером по электронным каналам связи своевременно, а подтверждение о ее получении приходит с большим опозданием (несколько дней или неделю). При получении клиентом требования об уплате штрафных санкций в виде процента от указанных в отчетности налоговых сумм из-за несвоевременного предоставления отчетности аутсорсер предпочтет возместить их.
Для клиента важно долгосрочное сотрудничество с аутсорсинговой компанией (от трех лет).
Контролирующие органы планово проверяют деятельности компании раз в три года, и если аутсорсер постоянно меняется, то некому дать комментарии относительно того периода, в котором текущий аутсорсер не оказывал услуги.
Работая вместе больше трех лет, можно успешно проходить все проверки (налоговые, аудит внешний и внутренний) и давать любые пояснения относительно тех или иных операций.
Если же все-таки случилось так, что аутсорсер не устраивает, то на стадии заключения договора с ним желательно предусмотреть его обязанность давать пояснения или комментарии после расторжения договора или, если такой обязанности не было предусмотрено договором, хотя бы при его расторжении предусмотреть данную обязанность аутсорсера. Это существенно, так как при прохождении налоговой проверки за период, учет в котором вел аутсорсер, никто из персонала компании, как правило, не может дать внятных разъяснений по имеющейся информации, а аутсорсер может отказаться давать комментарии, и компания будет вынуждена признать претензии налоговых органов.
Также важно правильно организовать передачу дел от главного бухгалтера, с которым компания расстается не по обоюдному желанию.
Аутсорсинг позволяет осуществлять в том числе оперативную методологическую поддержку различных служб компании-клиента.
Клиент может спросить, как лучше поступить в той или иной ситуации. К примеру, оказывая услуги по расчету заработной платы, аутсорсер способен проконсультировать специалиста по кадровому учету. Данную возможность также лучше оговорить в договоре с аутсорсинговой компанией.
Сравнительная таблица затрат и расходов
|
Основные составляющие стоимости услуг компании-аутсорсера |
Основные составляющие затрат компании-клиента |
|
Фонд оплаты труда команды специалистов(front office и back office — менеджер проекта, юрист, ИТ-специалист, методолог), включая премии, страховые взносы |
Фонд оплаты труда бухгалтерии, включая премии, страховые взносы |
|
Подбор персонала, обучение и повышение квалификации |
Подбор персонала, обучение и повышение квалификации |
|
Оборудование рабочих мест (в случае оказания услуг в офисе аутсорсера) |
Оборудование рабочих мест (приобретение программного обеспечения, оборудования и проч.) |
|
Накладные расходы |
Накладные расходы (например, наем персонала вспомогательных служб по отношении к бухгалтерии — кадровая служба, юристы, ИТ-поддержка) |
|
|
Расходы на консультационные услуги |
|
Гарантии качества (система внутреннего контроля, страхование профессиональной ответственности и проч.) |
|
|
+ Прибыль |
|
1 Аутсорсинг бухгалтерского учета часто включает в себя налоговый учет, так как одно без другого в последнее время редко кому интересно.