Он же свалка... Казалось бы, канули в Лету времена плановораспределительной системы, а с ними и дефицит. То есть то, что достается не всем, чего очень мало. Ан нет! То тут, то там появляются «дефицитные» склады. Нет, это не склады, где хранятся дефицитные товары. Это склады, на которых все есть, но…нельзя ничего вовремя найти.
Ситуация
В это трудно поверить, но вот случай из жизни. Компания, занимающаяся производством и продажей садово-огородного инвентаря, столкнулась с тем, что не может оперативно и с необходимым качеством обрабатывать заказы покупателей.
Мало того, что складские работники по пол дня мечутся в поисках нужного товара, так еще стали возникать конфликты с клиентами из-за пересортицы и неправильно собранных заказов. Ненайдя нужной позиции, ее заменяли первым попавшимся под руку товаром.
А по документам и данным компьютерной системы все необходимое было в наличии. Попытка провести тотальную инвентаризацию не удалась из-за больших временных затрат, но вскрыла ряд проблем.
Товар на складе лежит вперемешку и очень часто навалом на полу. Разобраться в таких «кучах» практически невозможно.
Но их беспорядочное нагромождение позволяло складским работникам, а это были в основном гастарбайтеры — жители бывших советских среднеазиатских республик, организовать свой «быт».
Внутри груды товара каждый из них соорудил себе «комнатку» и хранился кое-какой припрятанный товар, чтобы быстро собрать «свой» заказ. Организовался даже неформальный обмен товаром.
Зависимость от персонала
Зависимость от работников склада, от их знания или настроения — явление, встречающееся довольно часто. Но некоторые руководители сознательно идут на подобные отношения.
«Да, я знаю, что начальник склада ворует, — говорит один из директоров. — Я знаю даже, что, сколько и когда. Но он один разбирается во всех тонкостях складского хозяйства и один знает, где что находится».
Другие руководители вообще отказываются от склада. Например, производственное предприятие, продукция которого реализуется в основном через партнерскую сеть, заключило договор с автоперевозчиком.
Теперь вся готовая продукция по расписанию и в соответствии с технологическим циклом загружается из цехов в автомобили и доставляется непосредственно к поездам.
Для партнеров на местах такая услуга обходится бесплатно.
Оплата же предприятием всех логистических услуг значительно меньше его финансовых, материальных и моральных затрат на склад, кладовщиков и своих водителей.
А в третьих компаниях разрабатывают регламенты выполнения операций, административно-организационными методами обеспечивают их точное выполнение и устанавливают автоматизированные системы управления.
Воля руководителя и автоматизация
Если появилось желание наладить бизнес, стоит обратить внимание на разработку и оптимизацию всех производственных процессов, вплоть до реорганизации деятельности.
Важно тщательно прописать стандартные и поэтому, казалось бы, всем известные операции. Далее операции, которые отражают специфику складской деятельности и предприятия в целом.
А затем установить информационную систему. Главное не в том, чтобы все описать, а в том, чтобы обеспечить точное и четкое выполнение всех операций.
Можно сначала поставить систему и, следуя ее логике, выстраивать технологию работы. Да, это требует затрат. И в большей степени не финансовых, а усилий воли руководителя над самим собой.
Cистемы автоматизации позволяют планировать все складские ресурсы и могут выдавать оптимальные маршруты для размещения и отгрузки товара.
При этом важно создать адресный склад, когда каждая вещь «знает» свое место, и использовать тотальное штриховое кодирование. Тогда склад не будет черной дырой, куда уходят деньги, и фактором, сдерживающим развитие.
Кстати, директор садово огородной компании нанял нового сотрудника из «аборигенов» и дал ему в руки штрихкодер.
Новичок перво-наперво «связал» всех гастарбайтеров с товарами из их заначек. А тем временем руководство компании приняло решение о запуске проекта реорганизации и автоматизации складского хозяйства.
Комментарий
Сергей Матвеев, ОАО «Храпуновский инструментальный завод»:
— Ситуация интересна тем, что «верхи» (администрация) начали, но не смогли до конца довести работу по организации современного склада и «низы» (работники) стихийно стали применять более понятные для них принципы «восточного базара».
Руководству компании можно воспользоваться инструментами процессного подхода:
- разработать и утвердить документированную процедуру, регламентирующую бизнес-процесс приема на склад готовой продукции из производства, ее хранения, комплектации заказов и отгрузки продукции заказчику;
- назначить «владельцем» этого бизнес-процесса грамотного и ответственного сотрудника, заключить с ним договор о материальной ответственности;
- завершить инвентаризацию склада. Выделить на складе физические зоны и места хранения для каждой номенклатурной позиции, ввести их кодировку. В компьютерной системе иметь обязательным атрибутом продукции код места хранения.
Документированная процедура должна стать основным документом, определяющим организационные алгоритмы работы на складе, должностные обязанности каждого сотрудника. Ее разработку лучше поручить специалисту по организации производства, системному аналитику, хорошо знакомому с принципами системного подхода, методами «шесть сигм», «бережливого производства», операционного и производственного менеджмента.
Мнение
Алексей Тимашов, компания AXELOT:
— Для решения такого рода задач необходимо разработать технологию работы складского комплекса и внедрить автоматизированную систему управления складом. При этом нужно разработать несколько внутренних документов. В первую очередь составить описания:
- структуры складского комплекса;
- правил организации складского хозяйства;
- складских бизнес-процессов.
Все эти документы (описания) должны содержать максимально подробную информацию, быть согласованы со всеми смежными подразделениями и утверждены руководством компании.
Важно помнить, что проработка складских бизнес процессов должна идти в связке с автоматизированной системой управления складом. Это обусловлено тем, что сама автоматизированная система является частью бизнес-процессов. Поэтому разработкой технологии работы склада целесообразно заниматься как бизнес-специалистам, так и представителям информационно-технологических служб. Функциональные и технологические возможности системы должны помогать решать именно бизнес-задачи и принимать обоснованные управленческие решения, например, по:
✔ оптимизации использования складских площадей;
✔ сокращению затрат на складское хранение;
✔ уменьшению временных затрат на складские операции;
✔ уменьшению затрат на заработную плату работников;
✔ снижению ошибочных складских операций;
✔ повышению точности учета на складе;
✔ сокращению потерь, связанных с порчей товаров, и др.
Позиция директора
Карина Арутюнова, директор компании Buro Object:
— Судя по описанной ситуации, если на складе работают гастарбайтеры, то фирме хочется сэкономить на заработной плате. В итоге она терпит большие убытки из-за воровства, недовольства и потери клиентов. Похоже, что у директора нет четкого понимания ситуации, отсутствует ее контроль.
Если у него есть желание разрешить ситуацию и не потерять в конце концов бизнес, в первую очередь нужно взять вменяемого заведующего складом. Потом провести все-таки инвентаризацию и внести итоги в базу данных; установить порядок отпуска и приемки товара со склада через материально ответственное лицо и только по документам, строго контролируя процесс. Уже эти меры принесут заметное позитивное изменение.
Далее встанет вопрос об автоматизации. Можно будет установить систему простого складского учета или управления складом, а можно вообще «адресный склад», где кладовщик будет знать, куда идти за какой коробкой, плюс штриховое кодирование.
И еще много чего придумало человечество в борьбе за учет.