Как организовать эффективную работу с поставщиком бухгалтерских услуг

Сегодня многие руководители стремятся повысить эффективность работы отдельных служб, в том числе финансовой, и передают непрофильные функции на аутсорсинг. Как в одной международной компании наладили работу с поставщиком бухгалтерских услуг, рассказывает Максим Алексейчук, финансовый директор Gigaset Communications Ltd¹.

Все непрофильные функции — складские операции, таможенное сопровождение, транспортные услуги и юридическую поддержку, а также бухгалтерский и налоговый учет, расчет заработной платы и кадровое администрирование — компания передает на аутсорсинг, оставляя себе только основной бизнес — производство, продажу, продвижение оборудования, информационную и сервисную поддержку пользователей.

Чтобы оценить целесообразность использования аутсорсинга, проанализировали бизнес-процессы и возможный результат (табл. 1 и 2).

Почему учетные функции передают на аутсорсинг

Финансовый директор в первую очередь думает об экономии. Но решение о передаче на аутсорсинг учетных функций принималось совместно московским офисом компании и штаб-квартирой, расположенной в Германии, для которой была важна независимость функции учета от менеджмента. Такую независимость предоставляет аутсорсинг.

Подготовка финансовой отчетности в сжатые сроки также требует привлечения внешних услуг. Без них, например, закрытие прошлого года 11 января было бы невозможно. К тому же не всегда имеются собственные квалифицированные кадры. Считать же эффективность бизнеса нужно всегда.

Основными причинами для выбора аутсорсинга стали:

• экономия затрат;
• независимость функции учета от менеджмента;
• сжатые сроки подготовки финансовой информации;
• ограниченная квалификация собственных кадров.

Сложно сравнивать затраты на процессы, передаваемые на аутсорсинг, в разных компаниях. Но есть смысл подумать о расходах на содержание собственной бухгалтерии (табл. 3). И даже если затраты на аутсорсинг окажутся меньше, их надо постоянно мониторить, особенно расходы на передачу информации и систему контроля.

Как работать с аутсорсером

Прежде всего надо правильно выбрать компанию, оказывающую аутсорсинговые услуги. И в этом помогут предварительные встречи с представителями разных компаний.

Чтобы работа с аутсорсером была эффективной, необходимо:

• преследовать общую цель. Тогда взаимоотношения внутри компании и с аутсорсерами выстраиваются по принципу работы в одной команде;
• практиковать проактивное отношение к работе (мечта любого менеджера), то есть быть всегда на шаг впереди, не ждать указаний от менеджмента;
• сочетать доверие и контроль. Менеджеры в Германии говорят: если мы работаем с этими людьми, мы им доверяем. Это очень важно. Тем не менее надо создать и использовать систему контроля как внутренних специалистов, так и аутсорсеров;
• четко разграничивать ответственность каждой стороны и согласовывать ответственность и контроль. За границей говорят: ничего личного, только бизнес. В российских компаниях многое решает конкретный человек, поэтому важно знать, кто работает в команде со стороны аутсорсеров и руководителя проекта. В приложении к договору следует прописать, кто за что отвечает;
• установить четкие сроки выполнения работ (дедлайн), что позволит контролировать работу аутсорсера;
• ценить вклад каждого специалиста при соблюдении корпоративных интересов и достижении результатов. Особое значение это имеет для компаний с западной, в том числе немецкой, культурой. Финансовый директор иногда вынужден приспосабливаться к нестандартным методам работы своих сотрудников, понимая их ценность для бизнеса.

Единая система и электронный документооборот

При работе с аутсорсером разработали единую систему на базе SAP и наладили электронный документооборот. Это позволило формировать проводки и хранить документы в электронном виде, а также настроить архив данных с возможностью поиска документов, на основании которых сделаны проводки, и получать их копии.

Для взаимодействия с аутсорсером используется электронная переписка (в том числе при необходимости аутсорсер может напрямую обращаться в штаб-квартиру компании). Налоговая инспекция ее не принимает, а арбитражный суд Москвы принимает, правда не всегда. Между тем такая переписка важна для локального офиса и штаб-квартиры. Для обмена информацией между московским и головным офисами и хранения архива документов в компании организован внутренний портал на базе Microsoft SharePoint.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Плюсы и минусы работы с аутсорсером финансовых услуг приведены в табл. 4. Основной плюс — многообразие и конкретность выбора: можно купить комплекс услуг или отдельные функции, передать один участок учета, несколько или все. Например, сам архив данных и архив первичных документов можно перевести на серверы аутсорсера.

¹ Независимая немецкая компания. До октября 2008 г. — подразделение компании Siemens AG, специализирующееся на телекоммуникационном направлении.

Анализ процесса (таблица 1)

На аутсорсинг	Собственными силами
Не является основной частью нашего бизнеса	Является основной частью вашего бизнеса
Может быть структурирован и описан	Не прозрачен
Является масштабируемым	Не зависит от масштабов вашего бизнеса
Отвлекает ресурсы от основных задач	Им можно пренебречь
Поставщик может сделать это лучше нас	Мы сделаем это лучше всех

Возможные результаты от аутсорсинга (таблица 2)

Экспертиза, которой у нас нет	Проверили, нет ли у нас необходимых экспертов
Свободное время для решения других задач	Проверили, нет ли в нашей компании скрытых ресурсов
Экономия ресурсов	Просчитали бюджет проекта
Масштабируемость бизнеса	Проанализировали, что выиграем от мобильности бизнеса
Снижение финансовых рисков	Сравнили, насколько при этом снизится прибыльность проекта

Сравнение затрат на содержание собственной бухгалтерии и аутсорсинг учетной функции (таблица 3)

Статьи расходов	Расходы
	Квалифицированный бухгалтер	Аутсорсинг
Аренда помещения	Регулярные/периодические	Х
Рабочее место (оснащение)	Разовые	Х
Зарплата сотрудника/стоимость услуг аутсорсинга	Регулярные	Регулярные
Страховые взносы	Регулярные	Х
Курсы повышения квалификации	Регулярные	Х
Лицензия на SAP	Регулярные	Регулярные
Правовая база («КонсультантПлюс» и проч.)	Регулярные	Х
Прочие затраты	Регулярные	Х
Затраты на передачу информации	Х	Постоянные
Затраты на систему контроля за аутсорсером	Х	Постоянные

Плюсы и минусы аутсорсинга (таблица 4)

Плюсы	Минусы
Комплексный и индивидуальный подход	Необходима дополнительная система контроля за аутсорсером. Для получения отчетности в конце квартала надо регулярно проверять систему учета, иногда еженедельно, иногда каждый день. Чтобы проверить, что, где и куда запостировано и какая отчетность в итоге будет получена, можно использовать показатели KPI, модели в Excel
Доступ к профессиональным ресурсам и высоким стандартам учета (лучшие практики через консультанта)	Дополнительный рост издержек при смене бизнес-процессов. Но когда в цепочке есть третья сторона, необходимы ресурсы, чтобы объяснить ей, как работать в измененном бизнес-процессе
Непрерывность процесса, сохранение знаний при уходе сотрудников — длинная «скамейка запасных»	Потеря контроля над рабочим временем сотрудников — четкие сроки и графики выполнения работ
Экономия времени, снижение затрат	Вопрос конфиденциальности информации. Надо смириться с тем, что информация переходит к третьей компании, где она хранится, и вы не знаете, кто ее обрабатывает
Ответственность аутсорсера в случае проведения налоговых проверок. Нет необходимости иметь дело с документами и общаться с налоговым инспектором	Увеличение затрат на передачу информации связано с перевозкой первичных документов к месту хранения
Независимость функции учета от менеджмента (самое интересное)	Отношение сотрудников компании к работе аутсорсера. Иногда сотрудники пытаются переложить решение производственных вопросов на аутсорсера. Тогда приходится разрешать конфликты