Наконец завершилось формирование нормативной правовой базы, необходимой для перехода на обмен электронными документами. Многие организации начинают активно переходить на безбумажный документооборот с клиентами и поставщиками. Это и неудивительно: работать с электронными документами намного удобнее и быстрее. Поговорим о том, как грамотно организовать обмен электронными документами. А 20 июня 2012 г. в Москве в «1С:Лектории» состоится семинар для руководителей и бухгалтеров, на котором методисты фирмы «1С» более подробно расскажут о новых возможностях и ответят на вопросы участников.
Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138, который утвердил электронные форматы счета-фактуры, журналов полученных и выставленных счетов-фактур, книг продаж и покупок, вступил в силу 23 мая 2012 г. Теперь, применяя утвержденные форматы, налогоплательщики смогут электронные счета-фактуры не только выставлять своим контрагентам, но и представлять в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи.
Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172 утверждены электронные форматы первичных документов ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг).
Общая схема обмена электронными документами
В общем случае обмен электронными документами между контрагентами состоит из следующих этапов:
со стороны продавца
- подготовка документа в учетной системе пользователя;
- подписание документа ЭЦП с помощью специального криптографического программного обеспечения;
- загрузка подписанного электронного документа в программу оператора электронного документооборота;
- со стороны оператора
- отправка электронного документа контрагенту оператором электронного документооборота;
- со стороны покупателя
- загрузка пришедшего электронного документа с помощью стороннего программного обеспечения;
- создание и заполнение документа в учетной системе пользователя;
- проверка и принятие документа в учетной системе пользователя.
Обмен электронными документами в «1С:Предприятие 8»
Чтобы пользователи «1С:Предприятие 8» в полной мере смогли воспользоваться всеми преимуществами безбумажного документооборота, фирма «1С» и компания «Такском» подготовили новое совместное решение «1С-Такском». Это решение является частью конфигураций — оно встроено в «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11), «1С:Управление производственным предприятием 8» и другие наиболее массовые решения «1С».
Внутренняя интеграция учетной системы и программы оператора позволяют исключить основные технологические недостатки и наиболее трудоемкие этапы общей схемы — использовать электронный документооборот стало намного проще и удобнее. Теперь пользователю нужно выполнить меньше действий:
со стороны продавца
- сформировать, подписать и отправить электронный документ пользователь может нажатием одной кнопки;
со стороны оператора
- отправка электронного документа контрагенту оператором электронного документооборота;
со стороны покупателя
- входящие документы в информационной базе «1С» формируются автоматически на основе электронных документов — их остается только провести.
Отметим еще несколько преимуществ такой организации документооборота.
Во-первых, вся работа с документами ведется в привычной среде «1С:Предприятие 8».
Во-вторых, нет необходимости отдельно устанавливать и обновлять программу оператора электронного документооборота или работать на его веб-ресурсе.
В-третьих, поддерживается обмен не только счетами-фактурами, но и другими документами — накладными, актами, счетами, заказами и т.д.
Подключение и настройка
Для технического подключения обмена электронными документами с применением «1С-Такском» необходимо выполнить несколько несложных шагов:
- для работы с электронными документами обновить программу до той версии и релиза, в которые включена возможность обмена;
- в личном кабинете на сайте поддержки пользователей «1С» заполнить заявку на подключение;
- после обработки заявки (обычно процедура занимает не более одного рабочего дня) в личном кабинете пользователю будет предоставлен «Идентификатор участника обмена электронными документами».
Теперь осталось только выполнить настройки «1С:Предприятие 8», и у вас появится возможность отправлять и принимать счета-фактуры в электронном виде.
Сначала разберемся с электронной подписью. Отметим, что в данном случае подходят любые электронные подписи, которые выданы удостоверяющим центром, входящим в сеть доверенных центров ФНС России. Например, если ваша компания сдает отчетность в электронном виде, то такой сертификат, безусловно, уже получен и его можно использовать. Если сертификата нет, получить его можно, например, у регионального представителя компании «Такском».
Далее необходимо выполнить настройку криптографии и сертификатов электронных подписей. Для этого надо указать наименование и общие технические характеристики программного обеспечения, используемого для работы с электронной подписью. Для некоторых программ (в частности, для «КриптоПро») эти технические характеристики могут быть заполнены автоматически.
Теперь нужно пригласить своих партнеров к обмену, причем прямо из «1С:Предприятие 8». Программа в автоматическом режиме формирует и обновляет список участников электронного документооборота. Добавив нового контрагента в этот список, можно сразу отправить ему приглашение к электронному взаимодействию.
Если ваш контрагент примет приглашение, то в программе появится сообщение о согласии и будет заполнен идентификатор участника обмена (этот идентификатор присваивает оператор каждому участнику электронного документооборота). Готовность к электронному обмену подтверждается также непосредственно из программы.
Настройка обмена электронными документами завершена, можно приступать к формированию и отправке электронного документа. Как это выполняется в программе, посмотрим на примере счетов-фактур.
Счет-фактура: отправляем и принимаем
В привычном режиме подготовим новый счет-фактуру. Поскольку электронный документ еще не сформирован и не подписан, программа подскажет, какие действия требуются с нашей стороны.
Одно нажатие на кнопку, и программа автоматически сформирует электронный документ, подпишет электронной подписью (если у менеджера есть право подписи) и поставит в очередь на отправку. Если у менеджера нет права подписи, программа сначала перенаправит счет-фактуру на подпись ответственному лицу.
С нашей стороны все действия выполнены, теперь ожидаем подтверждение о получении со стороны оператора и со стороны покупателя. При получении подтверждений документ приобретет статус «Обмен завершен». Просмотреть извещения о получении можно непосредственно из формы счета-фактуры.
Обеспечение значимости обмена
Для обеспечения правомерности и юридической значимости обмена электронными документами с контрагентами необходимо подготовить и оформить ряд документов:
- внести изменения в учетную политику — предусмотреть возможность использования электронных документов;
- подписать с каждым контрагентом, с которым планируется обмен электронными документами, соглашение об электронном обмене;
- обратиться к партнеру, который обслуживает компанию по договору 1С:ИТС, и заключить с ним лицензионный договор на право использования программного обеспечения компании «Такском» для обмена электронными документами.
После этого можно начинать юридически значимый обмен электронными документами.
Подробнее об организации обмена электронными документами можно прочитать в разделе сайта «1С», посвященном сервису «1С-Такском», а также в методических материалах информационно-технологического сопровождения пользователей «1С».