Использование личного автомобиля работника при УСН

При применении УСН с объектом налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов» для це­лей налогообложения принимаются только те расходы, которые поименованы в перечне, установленном п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом такие расходы должны соот­ветствовать критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть быть обоснованными, документально подтвержден­ными, произведенными для осуществления деятельно­сти, направленной на получение дохода.

Это основные принципы, из которых следует исходить при решении вопроса о правомерности учета тех или иных расходов для целей применения УСН. Рассмотрим порядок учета расходов при указанных вариантах оформ­ления взаимоотношений между работодателем и работ­ником.

Выплата компенсации

Выплата работнику компенсации за использование личного транспорта, а также возмещение расходов, свя­занных с его использованием, предусмотрены Трудовым кодексом РФ (ст. 188). Размер возмещения расходов опре­деляется соглашением сторон трудового договора, выра­женным в письменной форме.

Таким образом, компенсация за использование лич­ного транспорта и другого личного имущества, принад­лежащего работнику, выплачивается только работода­телем, с которым работник состоит в трудовых отноше­ниях, на основании трудового или коллективного дого­вора.

Расходы на компенсацию за использование для слу­жебных поездок личных легковых автомобилей и мото­циклов учитываются при определении налоговой базы по единому налогу, но только в пределах норм, установлен­ных Правительством РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 ут­верждены Нормы расходов организаций на выплату ком­пенсации за использование для служебных поездок лич­ных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах ко­торых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. На использование этих норм для целей УСН прямо указано в Постановлении № 92.

К сведению!

Постановлением№ 92 установлены следующие нор­мы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легко­вых автомобилей и мотоциклов:

• легковые автомобили с рабочим объемом двигате­ля до 2000 куб. см включительно— 1200 руб. в месяц;

• легковые автомобили с рабочим объемом двига­теля свыше 2000 куб. см— 1500 руб. в месяц;

• мотоциклы— 600 руб. в месяц.

Как уже отмечалось, для включения сумм компенса­ций в состав расходов, принимаемых для целей исчисле­ния единого налога, необходимо, чтобы они соответство­вали общим критериям признания расходов, установ­ленным п. 1 ст. 252 НК РФ. В связи с этим при выплате компенсаций и принятии их к учету работодатель дол­жен исходить из следующего (см. Письмо Минфина РФ от 16.05.2005 №03-03-01-02/140):

— основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в ко­тором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, под­тверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомо­биля (если работник управляет по доверенности — соот­ветствующие документы);

— выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в со­ответствии с должностными обязанностями;

— в размерах компенсации, установленных законода­тельством, уже учтено возмещение полного объема воз­никающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно дан­ные затраты на автомобиль не могут быть учтены в соста­ве расходов;

— компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце;

— за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т. п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Поскольку компенсация выплачивается в пользу физи­ческого лица, возникает вопрос об исчислении налога на доходы физических лиц и страховых взносов на обяза­тельное пенсионное страхование.

Не облагаются НДФЛ все виды установленных действу­ющим законодательством компенсационных выплат в пределах норм, установленных в соответствии с законода­тельством РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Компенсация за исполь­зование личного автомобиля установлена трудовым зако­нодательством (ст. 188 ТК РФ), соответственно она подпа­дает под действие п. 3 ст. 217 НК РФ. При этом для целей исчисления НДФЛ нормы компенсации не предусмотре­ны. Напомним, что Постановление № 92 применяется ис­ключительно для целей налогообложения прибыли. От­сутствие установленных норм означает, по нашему мне­нию, возможность учета компенсации в размерах, устано­вленных соглашением сторон трудового договора.

Однако следует отметить, что налоговые органы придер­живаются на этот счет иной точки зрения. Так, в Письме МНС РФ от 02.06.2004 № 04-2-06/419@ отмечается, что «тру­довой и коллективный договоры не устанавливают нормы компенсационных выплат, а лишь предоставляют организа­ции право самостоятельно определять порядок и размер возмещения затрат, связанных с возмещением расходов при использовании личного имущества работника. В связи с этим суммы выплат в возмещение расходов при использо­вании работниками личного транспорта, установленные коллективным или трудовым договором, не являются нор­мами, установленными в соответствии с действующим зако­нодательством Российской Федерации». И на основании этого делается вывод о том, что при определении не обла­гаемых НДФЛ компенсационных выплат за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов следует руководствоваться Постановлением № 92. Аналогичный вывод сделан в Письме ФНС России от 18.05.2005 № 04-2-03/67 и Письме Минфина России от 28.04.2003 № 04-04-06/71.

«Упрощенцы» обязаны уплачивать страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, объектом об­ложения и базой для начисления которых является объ­ект налогообложения и налоговая база по единому соци­альному налогу (п. 2 ст. 10 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»).

Обложение компенсационных выплат единым соци­альным налогом осуществляется в том же порядке, что и НДФЛ (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). То есть компенсация за использование автомобиля, выплаченная сверх норм, включается налогоплательщиком в базу для начисления страховых взносов в ПФР. И это независимо от того, учте­на ли такая компенсация при исчислении единого налога. Напомним, что п. 3 ст. 236 НК РФ, предусматривающий ос­вобождение от ЕСН выплат, не отнесенных к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, при УСН не применяется. Такова точка зрения Минфина РФ (см. письма Минфина РФ от 25.04.2005 № 03-03-02-04/1/102, от 24.02.2005 № 03-05-02-04/37).

Вместо выплаты компенсации организация может за­ключить со своим работником договор аренды автомоби­ля. Договор аренды транспортного средства заключается в строгом соответствии с нормами гражданского законо­дательства.

К сведению!

Правовые основы отношений аренды транспортных средств регулируются параграфом 3 «Аренда транс­портных средств» главы 34 «Аренда» ГК РФ.

Независимо от срока договор аренды транспортного средства должен быть заключен в письменной форме. Ре­гистрации договора не требуется.

Договор аренды предусматривает уплату арендатором арендной платы. Обращаем внимание, что в этом случае компенсация за использование личного легкового авто­мобиля для служебных поездок, предусмотренная Поста­новлением № 92, работнику не выплачивается.

Кто несет расходы, связанные с эксплуатацией транс­портного средства, — арендатор или арендодатель? Это зависит от вида и условий договора аренды.

ГК РФ предусматривает два вида договора аренды транспортных средств: с экипажем и без экипажа.

• Договор аренды транспортного средства с экипажем предполагает предоставление арендодателем автомобиля в аренду и оказание им услуг по управлению автомобилем и его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). В этом слу­чае (если иное не предусмотрено договором аренды) арен­датор несет лишь расходы, возникающие в связи с коммер­ческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в про­цессе эксплуатации материалов (ст. 636 ГК РФ). Поддержа­ние надлежащего состояния арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капиталь­ного ремонта, и предоставление необходимых принадлеж­ностей (ст. 634 ГК РФ), а также его страхование (ст. 637 ГК РФ) являются обязанностью арендодателя.

• При заключении договора аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арен­датору транспортное средство за плату во временное вла­дение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). Осуще­ствление текущего и капитального ремонта транспортно­го средства в этом случае является обязанностью аренда­тора (ст. 644 НК РФ). Если иное не предусмотрено догово­ром аренды, арендатор несет также расходы на содержа­ние арендованного транспортного средства, его страхова­ние (включая страхование своей ответственности), а так­же расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

Обратите внимание!
В общем случае при аренде автомобиля у работника организация несет расходы, связанные с выплатой работ­нику арендной платы и эксплуатацией транспортного средства (приобретение ГСМ и запчастей, техническое об­служивание).

Арендные платежи за арендуемое имущество включа­ются организацией, применяющей УСН, в состав расхо­дов, уменьшающих налоговую базу по единому налогу, в соответствии с подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом не­важно, кто является арендодателем — организация или физическое лицо (в том числе работник организации).

Расходы на приобретение ГСМ и другие расходы, свя­занные с эксплуатацией арендованного автомобиля, учи­тываются организацией в составе расходов на содержа­ние служебного автотранспорта на основании подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Минфин РФ в Письме от 22.06.2004 № 03-02-05/2/40 разъяснил, что при отнесении тех или иных расходов к расходам на содержание служебного автотранспорта на­логоплательщику необходимо учитывать следующее: транспортное средство должно использоваться организа­цией для извлечения прибыли, а расходы быть обосно­ванными и документально подтвержденными.

К сведению!

Первичным документом по учету работы легкового автотранспорта, а также основанием для начисления за­работной платы водителям и списания израсходованно­го топлива является Путевой лист легкового автомоби­ля, форма которого утверждена Постановлением Гос­комстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении уни­фицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Пунктом 2 этого Постановления установлено, что утвержденные им унифицированные формы применяются всеми юридическими лицами, эксплуатирующими автотранспортные средства

Затраты организации на техническое обслуживание арендованного транспорта также учитываются организа­цией при определении налоговой базы по единому нало­гу. Основанием для этого может служить как подп. 12, так и подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Напомним, что подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ предусматривает учет для целей налого­обложения материальных расходов, которые принима­ются применительно к порядку, предусмотренному для целей исчисления налога на прибыль ст. 254 НК РФ. А подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ относит к материальным расхо­дам расходы на техническое обслуживание основных средств.

Расходы на ремонт арендованных основных средств учитываются при УСН в соответствии с подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Для подтверждения произведенных налогоплатель­щиком расходов на ремонт основных средств необходи­мо иметь в наличии следующие документы:

— документы, подтверждающие оплату ремонтных ра­бот;

— акт приемки-передачи выполнения ремонтных ра­бот;

— договор аренды;

— документы, подтверждающие оплату использован­ных материалов, платежные ведомости и т. п. — при осу­ществлении ремонта собственными силами.

Как уже было отмечено, при аренде транспортного средства без экипажа расходы на страхование транспорт­ного средства, включая страхование своей ответственно­сти, несет организация-арендатор (если иное не преду­смотрено договором аренды).

Следует иметь в виду, что организация, применяющая УСН, может учесть для целей налогообложения только расходы на обязательное страхование имущества (подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). К этой группе расходов относятся и расходы на обязательное страхование гражданской ответ­ственности владельцев транспортных средств (см. письма УМНС РФ по г. Москве от 24.02.2004 № 21-09/11361, от 21.08.2003 №21-09/45887).

Что касается транспортного налога, то обязанность по его уплате лежит на работнике. Дело в том, что платель­щиком транспортного налога признается лицо, на кото­рое в соответствии с законодательством зарегистрирова­но транспортное средство (ст. 357 НК РФ).

Если работодатель примет решение о возмещении ра­ботнику расходов на уплату транспортного налога, учесть для целей налогообложения такие расходы он не сможет, поскольку согласно п. 1 ст. 45 НК РФ налогоплательщик должен исполнить обязанность по уплате налога само­стоятельно.

Временная регистрация транспортного средства за ор­ганизацией-арендатором в данном случае также не помо­жет, так как в соответствии с п. 40 Методических рекомен­даций по применению главы 28 «Транспортный налог» ча­сти второй Налогового кодекса Российской Федерации (утв. Приказом МНС России от 09.04.2003 № БГ-3-21/177) «в случае если транспортные средства, в отношении которых осуществлена государственная регистрация и получен со­ответствующий документ о государственной регистрации, поставлены на временный учет в других органах, осущест­вляющих государственную регистрацию транспортных средств, уплата налога по месту их временного нахожде­ния не производится».

Выплачиваемая работнику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом на основании подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ. В отношении этого вида дохода применяет­ся налоговая ставка в размере 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). НДФЛ удерживается работодателем при фактической вы­плате арендного платежа (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Имейте ввиду!

При заключении с физическим лицом договора аренды с экипажем суммы выплат по договору в части оплаты за услуги управления автомобилем облагаются ЕСН и страховыми взносами на обязательное пенсион­ное страхование. Поэтому в договоре целесообразно разделить сумму вознаграждения водителя и аренд­ную плату.

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхо­вание на сумму арендной платы по договору аренды без экипажа начислять не нужно. Объектом обложения взно­сами является объект налогообложения ЕСН, а согласно п. 1 ст. 236 НК РФ выплаты, производимые в рамках граж­данско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), а также договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имуще­ственных прав), ЕСН не облагаются.