Одна из проблем любой бухгалтерии - правильность составления первичной учетной документации. Предлагаемая вашему вниманию статья посвящена особенностям заполнения накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств и акта о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств.
Для целей как бухгалтерского, так и налогового учета все проводимые организацией хозяйственные операции, в том числе и связанные с приобретением объектов основных средств, должны оформляться оправдательными документами (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 1 ст. 252 НК РФ).
Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский и налоговый учет.
Налоговый кодекс РФ не дает определения понятию "первичные учетные документы". В связи с этим согласно положениям п. 1 ст. 11 НК РФ для целей налогообложения понятие "первичные учетные документы" следует определять в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете (Письмо Минфина России от 24.04.2007 N 07-05-06/106).
Пунктом 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете установлено, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и только в случае заполнения всех обязательных реквизитов.
Основным документом, регламентирующим порядок оформления операций, связанных с принятием к учету объектов основных средств, является Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств".
Этим документом предусмотрены, в частности, унифицированные формы для документального оформления внутреннего перемещения объектов основных средств - форма N ОС-2 "Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств" и форма для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации - форма N ОС-3 "Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств".
Первая форма, как следует из названия, применяется для оформления и учета операций по перемещению объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой.
В отношении второй рассматриваемой формы необходимо обратить внимание на следующее. Иногда организации при техническом перевооружении заполняют только акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией по форме N КС-14 (утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а), не заполняя форму N ОС-3.
Однако форма N КС-14 свидетельствует только о том, что заказчик принял работу, которую выполнил для него подрядчик, т.е. строительство объекта завершено. В этом акте дают общую информацию о том, кто вел работы на объекте, указывают автора проектно-сметной документации, стоимость заказа. Здесь приводят также заключение комиссии о состоянии основного средства.
В форме же N ОС-3 отражаются другие сведения: о состоянии объектов до ремонта (реконструкции и т.д.), данные о затратах на реконструкцию или модернизацию. Тут же - заключение комиссии, которая проводила прием-передачу основного средства. В форме N ОС-3 записывают, завершены ли работы по восстановлению объекта, перечисляют происшедшие изменения.
Таким образом, нужно составлять и форму N КС-14, и форму N ОС-3.
Теперь рассмотрим на конкретных примерах порядок оформления указанных форм.
Форма N ОС-2
Форма N ОС-2 выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объекта(ов) основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю.
Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (формы NN ОС-6, ОС-6а, ОС-6б).
Заполнение накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств рассмотрим на примере следующей ситуации.
Пример 1. Сеть медицинских клиник ООО "Атлантида" закупает основное оборудование для всех клиник, расположенных в городах России, в г. Москве, где находится один из ее филиалов.
Так, в 2008 г. для владивостокского филиала были закуплены следующие объекты основных средств:
- стулья медицинские СМПС (8 шт.) общей стоимостью 175 000 руб. (НДС не облагается);
- шкафы медицинские ШМ-К-04 для медикаментов (2 шт.) общей стоимостью 73 200 руб. (НДС не облагается);
- кресло стоматологическое СМСГ (1 шт.) общей стоимостью 69 700 руб. (НДС не облагается).
В связи с ремонтом и обновлением оборудования и мебели в московской клинике филиалу в г. Владивосток передаются также следующие бывшие в эксплуатации объекты основных средств, находящиеся в технически исправном состоянии (заключение инвентаризационной комиссии N 18-13/М от 08.04.2008):
- рентгеновский кабинет (2 шт.) остаточной стоимостью 108 000 руб.;
- термотерапевтическая кровать-массажер HAPPY DREAM ALL-7700 (1 шт.) остаточной стоимостью 75 000 руб.;
- шкаф медицинский ШМ-К-01 для инструментария и медикаментов (2 шт.) остаточной стоимостью 96 000 руб.
Исходя из вышеуказанных данных, заполним накладную на внутреннее перемещение объектов основных средств между филиалами организации (см. с. 21).
Начнем с так называемой шапки документа: это прежде всего номер и дата накладной. Чаще всего учетной политикой организации предусматривается последовательная нумерация накладных на внутреннее перемещение объектов основных средств с начала года по всей организации. В случае же, если крупная организация имеет, например, несколько филиалов или обособленных подразделений, приобретающих значительное количество объектов основных средств, то предусматривается нумерация в разрезе филиалов или подразделений с присвоением кода передающих филиалов или подразделения.
Допустим, учетной политикой ООО "Атлантида" предусмотрено, что нумерация накладных на внутреннее перемещение объектов основных средств ведется в разрезе всех филиалов организации следующим образом:
1. Филиал N 1 (адрес: г. Москва, ул. Алексеевская, вл. 13/3) - нумерация ведется последовательно с начала отчетного года, при этом после номера накладной ставится буква "М" (N ____/М).
2.
3. Филиал N 3 (адрес: г. Владивосток, ул. Приморская, д. 12) - нумерация ведется последовательно с начала отчетного года, при этом после номера накладной ставится буква "В" (N ____/В).
Накладная оформляется передающей стороной - филиалом в г. Москве. С начала отчетного года это 13-я передача объектов основных средств другим филиалам организации. Таким образом, порядковый номер накладной будет 13/М.
Дата накладной должна соответствовать моменту передачи (отгрузки) объектов основных средств.
Далее бухгалтером заполняются реквизиты организации (а именно наименование, код по ОКПО), также указывается наименование структурного подразделения-сдатчика и структурного подразделения-получателя, в котором будут находиться передаваемые объекты основных средств.
Затем указываются наименования объектов передаваемых основных средств.
Обращаем внимание, что в этой строке необходимо указать полное наименование с указанием марки и модели. Например, "Термотерапевтическая кровать-массажер HAPPY DREAM ALL-7700".
Далее заполняются следующие реквизиты: дата приобретения (год выпуска, постройки), инвентарный номер, количество и стоимость объектов основных средств.
В незаполненных строках накладной проставляется прочерк.
Затем рассчитывается общая стоимость передаваемых объектов основных средств (графа "Итого по документу").
Теперь перейдем к заполнению примечания (краткой характеристики технического состояния объекта основных средств), находящегося на оборотной стороне формы N ОС-2.
Обычно в этом разделе приводится краткое заключение комиссии передающей стороны, сделанное на основании проведенной инвентаризации, о состоянии передаваемых объектов основных средств. Он имеет информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации.
Итак, незаполненным остался самый последний раздел накладной.
Верхняя часть данного раздела заполняется материально-ответственным лицом филиала-сдатчика при передаче данных объектов основных средств.
Нижнюю часть заполняет сотрудник филиала-получателя, получивший данные основные средства.
После отметки факта перемещения в инвентарной карточке (книге) учета объекта основных средств накладную подписывает главный бухгалтер (бухгалтер) организации.
Форма N ОС-3
Начнем с того, что если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, то акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй - передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.
Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма N ОС-6).
Заполнение акта о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств рассмотрим на примере следующей ситуации (см. с. 23).
Пример 2. ООО "Терра Инкогнито" (заказчик) заключило договор от 01.04.2008 N 018-ДС с ООО "Сервис-М" (исполнитель), согласно которому исполнитель обязуется провести переоборудование части помещения принадлежащего заказчику ресторана под кухню, а также установить в нем системы вентиляции и кондиционирования в период с 01.05.2008 по 16.06.2008. Общая стоимость работ по договору составила 6 230 400,00 руб., в том числе НДС - 950 400,00 руб.
Шапка документа заполняется в том же порядке, что в рассмотренном выше примере 1. Дата акта должна соответствовать моменту фактического окончания работ и введения объекта основных средств в эксплуатацию после улучшения.
Далее бухгалтером заполняются реквизиты организации-заказчика (а именно наименование организации, наименование структурного подразделения, в котором находится ремонтируемый или улучшаемый объект основных средств, код по ОКПО организации), указывается также наименование исполнителя работ и его код по ОКПО. При этом исполнителем работ может быть как сторонняя организация (при подрядном способе выполнения работ), так и структурное подразделение организации-заказчика (при выполнении работ хозяйственным способом).
Следующим важным моментом является заполнение реквизитов документа, на основании которого составляется акт. Это может быть договор на оказание услуг (выполнение работ), заказ.
В рассматриваемом случае в акте указаны реквизиты договора на выполнение работ со сторонней организацией.
Затем указываются планируемый (по условиям договора, заказа) и фактический периоды ремонта.
В рассматриваемом примере они не совпадают, поскольку из-за задержки с поставкой материалов все работы по договору были закончены только 30.06.2008, но на практике указанные даты могут и совпадать.
Теперь перейдем к разд. 1 "Сведения о состоянии объектов основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию".
В нем необходимо указать название основного средства, инвентарный, паспортный и заводской номера, восстановительную (остаточную) стоимость объекта и фактический срок эксплуатации.
В разд. 2 "Сведения о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов основных средств" приводят сведения о затратах. Заполняя данную таблицу, нужно четко разграничить ремонт и работы по реконструкции и модернизации.
Затем необходимо подвести итог и отразить общую стоимость объекта основных средств после реконструкции, модернизации в отдельной строке.
На оборотной стороне формы отражается заключение комиссии, которая проводила прием-передачу основного средства.
В ООО "Терра Инкогнито" создана на основании приказа руководителя от 01.04.2008 N 11 комиссия, состоящая из инженера и кладовщика. Председателем комиссии назначен начальник производственного отдела.
В результате осмотра комиссия признала переоборудованное помещение ресторана соответствующим условиям, предусмотренным договором, что и было отражено в акте. А именно были приведены сведения о полноте и качестве выполненных работ.
Отдельно можно отразить результаты испытания объекта после проведенных работ (если они необходимы), а также дать характеристику изменениям, происшедшим в связи с выполненными работами.
Далее акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также исполнителем работ, в качестве которого могут выступать сторонние организации и физические лица (при подрядном способе выполнения работ) или вспомогательные и иные подразделения организации (при выполнении работ хозяйственным способом).
В дальнейшем акт сдается в бухгалтерию, где подписывается главным бухгалтером (бухгалтером) и утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным.
По результатам проведенных работ в технический паспорт объекта основных средств вносятся необходимые изменения.
Обращаем внимание, что при ремонте (модернизации) автотранспортных средств следует помнить о необходимости внесения изменений номеров двигателей, кузова, шасси, цвета и т.п., являющихся основанием для регистрации в органах ГИБДД, в техническую документацию автомобиля (паспорт транспортного средства, свидетельство о регистрации). Данные вопросы регулируются Приказом МВД России от 27.01.2003 N 59 "О порядке регистрации транспортных средств".
В заключение отметим, что при необходимости рассматриваемые формы можно дополнить новыми реквизитами, отразив это в учетной политике организации. А вот удалять существующие реквизиты ни в коем случае нельзя.