аждый год все или почти все работники организации отправляются в отпуск. То есть каждый год бухгалтеру приходится исчислять средний заработок, сохраняемый на время отпуска, в отношении каждого, ну или почти каждого работника. Поможет ему в этом наша статья.
Средний заработок для оплаты отпуска исчисляется на основании ст. 139 ТК РФ и Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение об исчислении среднего заработка).
Отпускные исчисляются в следующем порядке:
1) определяется расчетный период;
2) определяются выплаты, которые будут учитываться в составе среднего заработка;
3) определяется денежная сумма, сохраняемая за работником на время отпуска.
Расчетный период
Под расчетным периодом понимается отрезок времени, который учитывается при исчислении среднего заработка. Выплаты, которые начислены за этот период, включаются в расчет среднего заработка.
При оплате отпуска расчетным периодом являются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу ухода работника в отпуск (ч. 4 ст. 139 ТК РФ).
Календарный месяц признается равным 30 (31) дням или 28 (29) дням. То есть в расчетный период включаются только целые месяцы, например с 1 по 31 января, с 1 по 30 апреля, с 1 по 31 октября. Нельзя считать календарным месяцем отрезок времени, начинающийся не с 1-го числа и закачивающийся не в последний день месяца.
Пример. Работнику предоставлен отпуск с 3 по 21 декабря 2008 г. Расчетным периодом для оплаты этого отпуска будет отрезок времени с 1 декабря 2007 г. по 30 ноября 2008 г.
Пример. Ежегодный отпуск работника разделен на две части: с 12 ноября по 2 декабря 2008 г. и с 17 по 23 декабря 2008 г. В первом случае расчетным периодом для оплаты отпуска будет отрезок времени с 1 ноября 2007 г. по 31 октября 2008 г., во втором - с 1 декабря 2007 г. по 30 ноября 2008 г.
Если работнику отпуск предоставлен еще до того, как он успел отработать у данного работодателя 12 календарных месяцев, то расчетным периодом будет являться отрезок времени с начала работы до окончания месяца, предшествующего месяцу ухода в отпуск, хотя Положение об исчислении среднего заработка такую ситуацию не регулирует.
Пример. Работник принят на работу 16 марта 2008 г. В июле 2008 г. ему авансом предоставлен ежегодный отпуск. Расчетным периодом в этом случае будет отрезок времени с 16 марта 2008 г. по 30 июня 2008 г.
В тех случаях, когда перед отпуском работник в течение 12 календарных месяцев хотя и работал у данного работодателя, но не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней, во внимание принимается предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Положения об исчислении среднего заработка).
Пример. 15 мая 2008 г. работница направляется в отпуск. Расчетным периодом будет отрезок времени с 1 мая 2007 г. по 30 апреля 2008 г. Предположим, что в этот период работница находилась в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком. Тогда расчетным периодом будет отрезок времени с 1 мая 2006 г. по 30 апреля 2007 г. Если не весь указанный период работница проработала у данного работодателя, то расчетным периодом будет отрезок времени с даты принятия на работу по 30 апреля 2007 г.
Случается, что работник ни в расчетном периоде, ни в предшествующем периоде, равном расчетному, не имеет фактически отработанных дней или фактически начисленной заработной платы. Тогда принимается во внимание период времени с начала месяца до даты ухода в отпуск (п. 7 Положения об исчислении среднего заработка).
Пример. Работник принят на работу 10 июня 2008 г., а уже 28 июня 2008 г. ему предоставлен отпуск. Расчетным периодом будет отрезок времени с 10 по 27 июня 2008 г.
Если же в месяце ухода в отпуск фактически отработанных дней или фактически выплаченной заработной платы нет, то отпускные рассчитываются исходя из его тарифной ставки или оклада, т.е. расчетного периода не будет (п. 8 Положения об исчислении среднего заработка).
Работникам, которым установлена сдельная система оплаты труда, отпускные, на наш взгляд, необходимо рассчитывать исходя из сдельных расценок и норм труда.
Пример. Беременная работница принята на работу 26 мая 2008 г. с окладом 13 000 руб. и сразу заболела. Проболев до 16 июня, работница написала заявление о предоставлении ей отпуска с 17 июня непосредственно перед отпуском по беременности и родам. Работодатель не может отказать работнице в предоставлении отпуска (ч. 3 ст. 122 ТК РФ). Поскольку заработная плата работнице еще не выплачивалась, отпускные будут рассчитываться исходя из ее оклада.
Не может служить основанием для изменения расчетного периода то обстоятельство, что работнику к моменту отпуска начислены еще не все выплаты за расчетный период.
В случае когда к моменту исчисления отпускных точный размер начисленной работнику за расчетный период заработной платы неизвестен, бухгалтер должен определить средний заработок исходя из известных денежных сумм, а впоследствии сделать перерасчет.
Пример. Работнику установлена сдельная система оплаты труда. Работник уходит в отпуск 2 мая 2008 г. Оплата отпуска должна быть произведена в этом случае не позднее 28 апреля. Если даже расчет отпускных произвести 28 апреля, то все равно не ясно, каков будет результат труда работника 29, 30 апреля и 1 мая. Бухгалтеру придется исчислять средний заработок работника дважды: первый раз в сроки, установленные ст. 136 ТК РФ, т.е. не позднее чем за три дня до даты начала отпуска, а второй - после окончания месяца.
Выплаты, учитываемые при исчислении среднего заработка
При исчислении среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат:
- заработная плата, начисленная работникам по тарифным ставкам (должностным окладам) за отработанное время;
- заработная плата, начисленная работникам за выполненную работу по сдельным расценкам;
- заработная плата, начисленная работникам за выполненную работу в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), или комиссионное вознаграждение;
- заработная плата, выданная в неденежной форме;
- денежное вознаграждение (денежное содержание), начисленное за отработанное время лицам, замещающим государственные должности РФ и субъектов РФ, депутатам, членам выборных органов местного самоуправления, выборным должностным лицам местного самоуправления, членам избирательных комиссий, действующим на постоянной основе;
- денежное содержание, начисленное муниципальным служащим за отработанное время;
- начисленный в редакциях средств массовой информации и организациях искусства гонорар работников, состоящих в списочном составе этих редакций и организаций, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения;
- заработная плата, начисленная преподавателям учреждений начального и среднего профессионального образования за часы преподавательской работы сверх установленной и (или) уменьшенной годовой учебной нагрузки за текущий учебный год, независимо от времени начисления;
- заработная плата, окончательно рассчитанная по завершении предшествующего событию календарного года, обусловленная системой оплаты труда, независимо от времени начисления;
- надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, руководство бригадой и др.;
- выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы;
- вознаграждение за выполнение обязанностей классного руководителя педагогическим работникам государственных и муниципальных образовательных учреждений;
- премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;
- другие виды выплат по заработной плате, применяемые у соответствующего работодателя.
Система оплаты труда устанавливается соглашениями, коллективными договорами, локальными нормативными актами (ч. 2 ст. 135 ТК РФ). Заработная плата конкретного работника определяется в соответствии с его трудовым договором.
Таким образом, выплаты, которые не предусмотрены соглашениями, коллективным договором или локальными нормативными актами, не учитываются при исчислении среднего заработка.
При исчислении среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к системе оплаты труда (п. 3 Положения об исчислении среднего заработка).
Например, материальная помощь, выплаченная работнику в связи со свадьбой, рождением ребенка, смертью близкого родственника или в связи с иными обстоятельствами, не принимается во внимание при исчислении среднего заработка. Не учитываются также оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие подобные выплаты.
При этом следует помнить, что для исчисления среднего заработка учитывается заработная плата, выплаченная в натуральной форме.
При исчислении среднего заработка учитываются все выплаты, которые начислены за расчетный период, т.е. за месяцы расчетного периода (п. 10 Положения об исчислении среднего заработка).
Пример. Расчетным периодом является отрезок времени с 1 июня 2007 г. по 31 мая 2008 г. При исчислении среднего заработка необходимо учесть все выплаты, которые начислены за июнь - декабрь 2007 г. и январь - май 2008 г.
Нельзя учитывать при исчислении среднего заработка выплаты, которые начислены за время, когда (п. 5 Положения об исчислении среднего заработка):
- за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством РФ;
- работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
- работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
- работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
- работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты.
Эти выплаты и время, за которое они начислены, не участвуют при определении среднего заработка.
Пример. Расчетным периодом является отрезок времени с 1 июля 2007 г. по 30 июня 2008 г. Предположим, что весь июль 2007 г. работник болел. Ни сумма пособия по временной нетрудоспособности, ни время, за которое оно было выплачено, не участвуют в расчете среднего заработка.
Премии, начисленные в расчетном периоде, учитываются в следующем порядке (п. 15 Положения об исчислении среднего заработка).
Все премии, кроме годовой, учитываются, если они начислены в расчетном периоде, т.е. в любом месяце расчетного периода. При этом не имеет значения период, за который начисляется премия.
Пример. Расчетным периодом является отрезок времени с января по декабрь 2008 г. При исчислении среднего заработка необходимо учесть премии, которые начислены в январе - декабре 2008 г.
Премия учитывается целиком, если продолжительность расчетного периода более продолжительности периода, за который начислена премия.
По мнению чиновников Минздравсоцразвития России, не подтвержденному, однако, официальными письмами, если расчетный период равен 12 календарным месяцам (что и бывает в большинстве случаев), то при расчете среднего заработка можно учесть 12 месячных премий, четыре квартальные и две полугодовые, начисленные в расчетном периоде. Если же расчетный период по каким-либо причинам составляет, допустим, только шесть месяцев, то можно учесть не более шести месячных премий, две квартальные и одну полугодовую, начисленные в расчетном периоде.
Представляется, что такая позиция лишена основания. Пункт 15 Положения об исчислении среднего заработка говорит не о совокупности учитываемых в расчетном периоде премий, начисляемых за один и тот же отрезок времени, а именно о каждой премии. То есть с продолжительностью расчетного периода необходимо сравнивать продолжительность времени, за которое начисляется каждая премия. Поскольку месячная, квартальная и полугодовая премии начисляются за отрезок времени меньший по продолжительности расчетного периода, то все месячные, квартальные и полугодовые премии, начисленные в расчетном периоде, составляющем 12 календарных месяцев, должны учитываться при исчислении среднего заработка. Не имеет значения количество начисленных месячных, квартальных и полугодовых премий.
Пример. Расчетным периодом является отрезок времени с 1 января по 31 декабря 2008 г. За этот период работнику были выплачены пять квартальных премий: за IV квартал 2007 г. и за I - IV кварталы 2008 г. Поскольку продолжительность расчетного периода более продолжительности периода, за который начислена каждая из выплаченных премий, то все они учитываются в расчете среднего заработка.
Если расчетный период по каким-либо причинам составляет менее 12 месяцев, то премии, начисленные за период, превышающий по продолжительности расчетный, учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.
Пример. Работник принят на работу 1 марта 2008 г. и уходит в отпуск 1 июля. Расчетным периодом будет отрезок времени с 1 марта по 30 июня 2008 г.
Предположим, что в расчетном периоде работнику была выплачена полугодовая премия. Поскольку расчетный период - четыре календарных месяца, а премия является полугодовой, то необходимо учитывать при исчислении среднего заработка только 2/3 премии (4 мес. : 6 мес.).
Годовая премия учитывается независимо от времени начисления, но только в том случае, если она начислена за год, предшествующий году наступления события, в связи с которым исчисляется средний заработок.
Пример. Работник уходит в отпуск 14 августа 2008 г. Расчетным периодом для оплаты отпуска будет отрезок времени с 1 августа 2007 г. по 31 июля 2008 г.
При исчислении среднего заработка необходимо учитывать годовую премию, начисленную за 2007 г.
Если премия за прошлый год будет начислена уже после выплаты отпускных, то работодателю придется сделать перерасчет.
В соответствии с абз. 5 п. 15 Положения об исчислении среднего заработка в случае, если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключались некоторые периоды времени, премии учитываются пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде, за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время в расчетном периоде.
Вместе с тем согласно абз. 6 п. 15 Положения об исчислении среднего заработка в случае, если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, то они учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.
На наш взгляд, это нормы несколько нелогичны. В вышеназванном абз. 5 речь идет о расчетном периоде, а в абз. 6 - о периоде начисления премии.
В первом случае пропорция составляется в зависимости от времени, отработанного в расчетном периоде, а во втором - в зависимости от времени, отработанного в периоде начисления премии.
Расчетный период и период начисления премии не совпадают. Поэтому неясно: необходимо ли премии, которые начислены пропорционально времени, отработанному в периоде, за который начислена премия, учитывать еще и пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде? И наоборот, необходимо ли премии, начисленные без учета времени, отработанного в периоде, за который начислена премия, учитывать целиком, если полностью отработан расчетный период?
Однозначно можно сказать лишь одно: в полностью отработанном расчетном периоде премии, начисленные пропорционально времени, отработанному в периоде, за который начислена премия, учитываются целиком.
Скорее всего, в остальных случаях чиновники будут настаивать на пропорциональном учете премий.
Пример. Расчетный период - отрезок времени с 1 января по 31 декабря 2007 г. 20 января работнику выплачена квартальная премия за IV квартал 2006 г. в полном размере - 12 000 руб. Если работник полностью отработал IV квартал 2006 г. и полностью отработал расчетный период, то премия будет учитываться целиком.
Если же период, за который начислена премия, отработан не полностью, а премия начислена целиком, то необходимо составить пропорцию. Если к тому же и расчетный период отработан не полностью, то понадобится составить вторую пропорцию. Предположим, что в IV квартале 2006 г. работник отработал только 4/5 всех рабочих дней, предусмотренных его графиком, а в расчетном периоде - 3/4 рабочих дней. Тогда при исчислении среднего заработка необходимо учитывать 7200 руб. (12 000 руб. x 4/5 x 3/4).
Годовая премия, выплаченная в полном размере, учитывается пропорционально, если расчетный период составляет менее 12 месяцев (Письмо Минздравсоцразвития России от 05.03.2008 N 535-17).
Оплата отпуска при полностью отработанном расчетном периоде
Полностью отработанным считается расчетный период:
- который состоит из полных 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу ухода работника в отпуск;
- в котором работник отработал все дни, предусмотренные его графиком;
- в котором отсутствуют дни, исключаемые из расчета согласно п. 5 Положения об исчислении среднего заработка.
Если расчетный период отработан полностью, то средний заработок для оплаты отпуска исчисляется так (п. 10 Положения об исчислении среднего заработка):
Средний заработок = Сумма заработной платы за расчетный период : 12 мес. : 29,4 дн. X Количество календарных дней отпуска
Пример. Работнику предоставлен ежегодный отпуск на 28 календарных дней. Расчетный период им отработан полностью. Сумма начисленной за расчетный период заработной платы составила 300 000 руб.
Отпускные будут выплачены работнику в размере 23 809,52 руб. (300 000 руб. : 12 мес. : 29,4 дн. x 28 дн.).
Оплата отпуска при не полностью отработанном расчетном периоде
Если расчетный период отработан не полностью, то необходимо сначала определить количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах. Оно рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней 29,4 на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце (абз. 3 п. 10 Положения об исчислении среднего заработка).
Пример. Май 2008 г. входит в расчетный период для оплаты отпуска. Работник болел с 1 по 15 мая. В мае 31 календарный день. На отработанное время приходится 16 календарных дней (31 дн. - 15 дн.).
Следовательно, количество календарных дней в не полностью отработанном мае, принимаемое при исчислении среднего заработка, будет равно 15,17 дн. (29,4 дн. : 31 дн. x 16 дн.).
Бывает, что периоды, исключаемые из расчета, приходятся в данном месяце только на выходные дни. В этих случаях исходя из буквального смысла п. 10 Положения об исчислении среднего заработка месяц считается не полностью отработанным.
Пример. Работнику установлена 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными днями в субботу и в воскресенье. Предположим, что с 31 мая 2008 г. работнику выдан больничный лист. Тогда количество календарных дней в не полностью отработанном мае, принимаемое при исчислении среднего заработка, будет равно 28,45 дн. (29,4 дн. : 31 дн. x (31 дн. - 1 дн.)).
Иногда весь месяц, кроме одного выходного дня, состоит из периодов, исключаемых из расчета. Такой месяц учитывается при исчислении среднего заработка.
Пример. Работнику установлена 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными днями в субботу и в воскресенье. Предположим, что с 1 по 30 мая 2008 г. работнику выдан больничный лист. Тогда количество календарных дней в не полностью отработанном мае, принимаемое при исчислении среднего заработка, будет равно 0,95 дн. (29,4 дн. : 31 дн. x (31 дн. - 30 дн.)).
Средний заработок для оплаты отпуска при не полностью отработанном расчетном периоде исчисляется так:
Средний заработок = Сумма заработной платы за расчетный период : (29,4 дн. x Количество полностью отработанных месяцев + Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах) x Количество календарных дней отпуска
Пример. В июне 2008 г. работнику предоставлен отпуск на 28 календарных дней. Расчетным периодом является отрезок времени с 1 июня 2007 г. по 31 мая 2008 г. Предположим, что все месяцы, кроме августа и сентября 2007 г., отработаны работником полностью. В августе на отработанный период приходится 7 календарных дней, а в сентябре - 10.
Сумма заработной платы, начисленной за расчетный период, - 180 000 руб.
Средний заработок для оплаты отпуска составит 16 234,96 руб. (180 000 руб. : (29,4 дн. x 10 мес. + 29,4 дн. : 31 дн. x 7 дн. + 29,4 дн. : 30 дн. x 10 дн.) x 28 дн.).
Если отпуск предоставляется в рабочих днях, то для определения среднего дневного заработка общая сумма начисленной за расчетный период заработной платы делится на количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели (п. 11 Положения об исчислении среднего заработка).
Пример. Работнику в январе 2008 г. предоставлен дополнительный отпуск на 12 рабочих дней. Расчетным периодом будет являться отрезок времени с 1 января по 31 декабря 2007 г. Сумма заработной платы, начисленной за этот период, составляет 320 000 руб. На этот период приходится 301 рабочий день по календарю 6-дневной рабочей недели с выходным днем в воскресенье. Оплата за отпуск составит 12 757,48 руб. (320 000 руб. : 301 дн. x 12 дн.).
Работникам, которым установлен суммированный учет рабочего времени, а также работникам с неполным рабочим временем средний заработок для оплаты отпуска исчисляется по общим правилам (п. п. 9 и 12 Положения об исчислении среднего заработка).