В письме от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49 Минфин России рассказал о налогообложении выплат за использование в служебных целях автомобиля, управляемого работником по доверенности, выданной его супругой. Сразу отметим, что в отношении НДФЛ позиция смягчилась, а в отношении налога на прибыль — ужесточилась.
В письме рассмотрена следующая ситуация. Работник для служебных поездок использует легковой автомобиль, приобретенный в браке и являющийся совместной собственностью супругов. Собственник авто согласно свидетельству о госрегистрации — супруга работника. Работник управляет авто на основании доверенности, выданной супругой. Минфин России разъяснил, как учитывать в целях налога на прибыль компенсацию работнику за использование автомобиля и облагать ее НДФЛ.
Налог на прибыль
Специалисты финансового ведомства высказали такую позицию. Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, служит приказ руководителя организации, в котором установлены размеры компенсации. Согласно ст. 188 ТК РФ компенсация выплачивается за использование имущества, принадлежащего работнику. Из этого финансисты делают вывод, что для учета расходов на выплату компенсации при расчете налога на прибыль транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности.
В статье 188 ТК РФ определено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения определяется соглашением сторон трудового договора, составленным в письменной форме.
По мнению Минфина России, в составе расходов при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль можно учесть только компенсации, выплачиваемые собственникам автомобиля. В рассматриваемой ситуации это означает, что суммы компенсации, выплаченные работнику в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, можно признать в расходах. Несмотря на то что автомобиль оформлен на имя супруги, работник является его собственником. Ведь машина находится в совместной собственности супругов.
Отметим, что ранее финансовое ведомство не связывало возможность учета компенсации за использование личного автомобиля для целей налогообложения прибыли с правом собственности на него. Так, в письме от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812 сказано, что, если работник, использующий автомобиль в интересах организации, управляет им по доверенности, расходы на компенсацию также могут быть учтены организацией в составе расходов в соответствии с подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.
НДФЛ
В отношении НДФЛ специалисты Минфина России сделали послабление для случаев, когда работник, получающий компенсацию, управляет автомобилем, находящимся в общей собственности супругов.
Напомним, что позиция финансового ведомства заключается в том, что компенсация за использование автомобиля в служебных целях, выплачиваемая работнику, который управляет машиной по доверенности, облагается НДФЛ (письма от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42 и от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228). Финансисты объясняют это тем, что на основании п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются этим налогом все виды компенсационных выплат, установленные законодательством РФ. Трудовой кодекс обязывает выплачивать компенсацию за использование работником исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему имущества, Трудовым кодексом не предусмотрено.
В комментируемом письме финансисты сделали послабление супругам и разъяснили, что согласно п. 1 ст. 256 ГК РФ и ст. 34 Семейного кодекса РФ имущество, нажитое супругами во время брака, признается их совместной собственностью, если договором между ними не установлен иной режим этого имущества.
Таким образом, если транспортное средство находится в совместной собственности супругов, суммы возмещения расходов, связанных с использованием в интересах работодателя транспортного средства, которым управляет физическое лицо по доверенности, выданной супругой, освобождаются от обложения НДФЛ в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ. Если же транспортное средство приобретено до вступления в брак, получено супругой во время брака в дар или в порядке наследования либо по условиям брачного договора считается ее единоличной собственностью, такие суммы, выплачиваемые работодателем супругу, не являющемуся собственником транспортного средства, подлежат налогообложению в установленном порядке.
Как подтвердить совместную собственность
К сожалению, специалисты Минфина России не пояснили, какие документы нужно представить работнику, чтобы доказать, что автомобиль находится в общей собственности супругов. Ведь авто регистрируется всегда только на одно лицо (п. 24 Правил регистрации автомототранспортных средств и прицепов к ним в ГИБДД МВД России, утвержденных приказом МВД России от 24.11.2008 № 1001).
Совместная собственность супругов возникает не на основании какого-либо документа, а в силу закона (если не заключен брачный договор). Поэтому, на наш взгляд, достаточно письменного заявления работника о том, что автомобиль приобретен во время брака и брачный договор между супругами не заключался. К заявлению желательно приложить копию свидетельства о браке и копию договора купли-продажи автомобиля.