Плюсы безналичной формы выплаты заработной платы
• Для организации привлекательность выдачи заработной платы работникам с использованием банковских карт заключается в следующем:
— сокращается оборот наличных денежных средств;
— не нужно обеспечивать безопасность получения, доставки и хранения наличных денежных средств;
— снижаются затраты на получение и перевозку денежной наличности (выплата комиссионных за выдачу наличных, оплата услуг по инкассации выданных средств, расходы на содержание в штате кассира, охранников и т. Д.);
— высвобождаются сотрудники бухгалтерии, обслуживающие процедуру выдачи заработной платы наличными деньгами;
— сокращаются проблемы, связанные с соблюдением ограничений на лимит кассы и с депонированием невостребованных денежных средств;
— обеспечивается полная конфиденциальность информации о заработной плате работников;
— появляется возможность оперативной выплаты заработной платы работникам организации (одним платежным поручением на перевод общей суммы заработной платы с использованием реестра).
• Для работников организации использование банковских пластиковых карт удобно по следующим причинам:
— возможность оперативного получения заработной платы в любое удобное время и в любой необходимой сумме;
— возможность оплаты с использованием банковской карты некоторых видов товаров и услуг;
— независимость получения денежных средств от времени выдачи заработной платы;
— возможность зачисления на карту других денежных средств (помимо заработной платы).
Введение в организации безналичной формы выплаты заработной платы
Порядок выплаты заработной платы установлен ст. 136 Трудового кодекса РФ (ТК РФ). В соответствии с ней заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы или перечисляется на указанный работником счет в банке.
Таким образом, по общему правилу работник должен получать заработную плату наличными деньгами в кассе организации.
Однако при наличии некоторых условий он может получать заработную плату в безналичном порядке.
Какие это условия?
1 Необходимо открыть банковский счет, на который будет перечисляться заработная плата. Заключить договор об открытии такого счета может либо сам работник, либо работодатель в интересах работника.
Принудить работника к заключению договора банковского счета нельзя— это будет нарушением ст. 421 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ). Согласно ей граждане и юридические лица свободны в заключении договора, а понуждение к заключению договора не допускается, за исключением случаев, когда обязанность заключить договор предусмотрена ГК РФ или иным федеральным законом.
На основании ст. 846 ГК РФ работодатель может самостоятельно заключить договор банковского счета в интересах работника. Такой договор признается договором в пользу третьего лица (ст. 430 ТК РФ). В этом случае работник может либо воспользоваться правами, предоставленными договором, либо отказаться от таких прав.
Однако заключение договора банковского счета — это только полдела. Для того чтобы иметь возможность перечислять заработную плату работника на открытый банковский счет, работодатель должен получить соответствующее заявление работника.
2 Заявление работника является основанием для перечисления денег на указанный в нем расчетный счет.
Если в заявлении работника указано, что на банковский счет должна быть перечислена заработная плата за конкретный месяц работы, то заработная плата, начисляемая работнику за иные периоды работы, должна быть выдана наличными деньгами в кассе организации.
Так как право выбора формы получения заработной платы трудовое законодательство предоставляет работнику, то он, на наш взгляд, может в любое время написать заявление об отказе от получения заработной платы в безналичной форме. Кроме того, работник имеет право изменить реквизиты банковского счета, на который должна перечисляться его заработная плата.
3 Можно ли включить условие о выплате заработной платы только в безналичной форме в трудовой или коллективный договор? Представляется, что нет. Так как общее правило гласит, что заработная плата выдается в кассе организации наличными деньгами, а изменение этого правила целиком и полностью зависит от волеизъявления работника, то условие трудового или коллективного договора об обязательной выплате заработной платы в безналичной форме не будет соответствовать ст. 9 ТК РФ.
В коллективном или трудовом договоре можно предусмотреть возможность получения работниками заработной платы в безналичной форме. Но данное условие коллективного или трудового договора начнет действовать лишь с момента написания работником соответствующего заявления.
В коллективный или трудовой договор обязательно подлежат включению условия перечисления заработной платы на расчетный счет (например, порядок распределения расходов между сторонами трудового договора по заключению договора банковского счета и обслуживанию банковской пластиковой карточки).
Итак, чтобы иметь возможность выплачивать заработную плату в безналичном порядке, необходимо:
• предусмотреть в коллективном или трудовом договоре возможность получения работниками заработной платы в безналичной форме и условия перечисления заработной платы на банковский счет;
• наличие договора банковского счета;
• заявление работника о перечислении заработной платы на данный банковский счет.
Отсутствие хотя бы одного из перечисленных условий не позволяет работодателю применять безналичную форму выплаты заработной платы.
Перечисление заработной платы на банковские счета без соответствующего заявления работников является нарушением трудового законодательства. Такие действия работодателя могут повлечь наложение на должностных лиц штрафа по ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ в размере от 5 до 50 МРОТ. Кроме того, в этом случае заработная плата не считается выплаченной работнику, поэтому работодатель может быть привлечен и к материальной ответственности в соответствии со ст. 236 ТК РФ.
В случае принятия на работу новых работников уже после перехода организации на безналичную форму выплаты заработной платы им необходимо открыть банковские счета. Кроме того, данные работники должны написать заявление о перечислении заработной платы на банковские счета, открытые работодателем. Если новые работники отказываются от написания таких заявлений, то выплачивать заработную плату им придется в кассе организации наличными деньгами.
Увольнение работника по общему правилу не является основанием для закрытия банковского счета, на который перечисляется заработная плата. При заключении договора банковского счета работодателем в интересах работника в нем можно предусмотреть в качестве основания для расторжения договора увольнение работника из организации, заключившей договор банковского счета.
В безналичной форме—это тоже зарплата!
Выплата заработной платы в безналичной форме не освобождает работодателя от соблюдения установленного ТК РФ порядка выплаты заработной платы.
• Так, согласно ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель в письменной форме обязан извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Таким образом, после перечисления заработной платы на банковские счета работников всем им необходимо выдать расчетный листок по форме, утвержденной работодателем с учетом мнения представительного органа работников.
• Заработная плата должна выплачиваться работникам не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором или трудовым договором. Выплата заработной платы в безналичной форме, следовательно, также должна осуществляться не реже чем каждые полмесяца. При этом необходимо помнить, что в соответствии со ст. 31 Закона РФ от 2 декабря 1990 г. № 395-I «О банках и банковской деятельности» банки обязаны осуществить перечисление денежных средств клиента не позже следующего операционного дня после получения соответствующего платежного документа.
Заработная плата при безналичной форме ее перечисления считается выплаченной работнику в момент зачисления денежных средств на его банковский счет.
Поэтому работодателю необходимо заранее, минимум за два дня до даты выплаты заработной платы, установленной правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором, отправить платежное поручение на перечисление заработной платы в банк.
Кто платить будет?
Трудовым или коллективным договором, как мы уже сказали, распределяются расходы между работником и работодателем по заключению и обслуживанию договора банковского счета с использованием пластиковых карт.
• Если работник самостоятельно открывает банковский счет, в том числе и счет, управляемый банковской картой, то все расходы по общему правилу несет именно он. Работодатель при желании может данные расходы работнику компенсировать.
• Если договор банковского счета в интересах работника заключает работодатель, то в соответствии с трудовым и коллективным договором расходы по выдаче и обслуживанию банковских карт несет либо только работодатель, либо только работник, либо работодатель и работник одновременно.
Обязанность нести расходы, связанные с заключением договора банковского счета и обслуживанием банковской карты, может быть возложена на работника только с его согласия.
В случае если стороны не смогли договориться о распределении расходов, возникающих в связи с безналичной формой выплаты заработной платы, то работодатель обязан выплачивать заработную плату наличными деньгами в кассе организации.
Целесообразно, например, установить в трудовом или коллективном договоре, что в случае утраты банковской карты, управляющей банковским счетом, она подлежит восстановлению за счет средств работника.
В случае когда договором банковского счета предусмотрена возможность использования банковской карты и после увольнения работника из организации, данным договором должно быть предусмотрено и то, что с момента увольнения все расходы по обслуживанию банковской карты несет уволившийся работник.
Как учесть «пластиковые» расходы?
• В бухгалтерском учете все расходы, связанные с ведением банковских счетов и выдачей банковских карт, отражаются в составе операционных расходов(п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.99 № ЗЗн).
• В налоговом учете такие расходы, по нашему мнению, отражаются в составе внереализационных расходов по статье «расходы на услуги банков»(подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ). Сумма этих затрат уменьшает налогооблагаемую прибыль организации.
• Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения (если объектом налогообложения являются доходы, уменьшенные на величину расходов), вправе отнести данные затраты к расходам, связанным с оплатой услуг кредитных организаций (подп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Обратите внимание!
Расходы по открытию банковских счетов и получению работниками банковских карт будут учитываться в целях налогообложения по данным пунктам и статьям НК РФ только в том случае, если договор банковского счета заключает сама организация в пользу работников.
Представителями налоговых органов высказывалось мнение, что расходы по открытию банковского счета и обслуживанию банковских карт, выданных работникам для получения заработной платы, не могут учитываться при налогообложении прибыли, поскольку они подпадают под п. 29 ст. 270 НК РФ. Однако, на наш взгляд, такая позиция ошибочна. Анализ указанного пункта позволяет сделать вывод, что в соответствии с ним не учитываются в целях налогообложения расходы, которые осуществлены в пользу работника и не носят производственного характера.
В целях избежания споров с налоговыми органами обязанность работодателя нести расходы, связанные с безналичной формой выплаты заработной платы, лучше включить в коллективный договор или трудовые договоры работников. Тогда указанные расходы будут учитываться в целях налогообложения прибыли по п. 25 ст. 255 НК РФ, а в целях исчисления единого налога при УСН — по подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Предусмотренные коллективным или трудовым договором расходы учитываются в целях налогообложения и в том случае, если договор банковского счета заключен самим работником.
Иногда оплата банку за ведение карточных счетов перечисляется сразу за год вперед. В таком случае суммы, уплаченные банку, как в бухгалтерском, так и в налоговом учете отражаются в составе выданных авансов. Затем равномерно эти суммы учитываются в составе расходов.
Пример 1
ООО «Форум» заключило договор с банком на обслуживание и оформление пластиковых карточек для своих работников. Согласно договору организация представила в банк список работников, их заявления, анкеты на получение банковских карт, копии паспортов сотрудников.
На основании полученных документов банк открыл счета и оформил пластиковые карточки. Стоимость оформления всех карточек— 1000 руб. Кроме того, ООО оплатило аванс за годовое обслуживание счетов 15 000 руб.
Указанные затраты отражаются в учете следующими проводками:
Д-т сч. 76 К-т сч. 51 — 1000 руб. — оплачено оформление пластиковых карточек
Д-т сч. 91 К-т сч. 76 — 1000 руб — затраты по оформлению карточек учтены в составе операционных расходов
Д-т сч. 76 К-т сч. 51 — 15 000 руб. — перечислен аванс банку за годовое обслуживание карточных счетов работников.
Ежемесячно бухгалтер будет делать проводки:
Д-т сч. 91 К-т сч. 76 — 1250 руб. — часть затрат по обслуживанию карточных счетов учтена в составе операционных расходов (15 000 руб.: 12 мес).
Техника расчетов с банком
Для того чтобы выплатить зарплату сотрудникам организации, в данном случае не нужно оформлять отдельное платежное поручение на каждого работника. Ведь счета открыты в одном банке.
Зарплата всех работников перечисляется на карточные счета одним платежным поручением, к которому прикладывается специальный реестр (его образец выдает банк). Реестр содержит реквизиты банка, фамилии, имена и отчества сотрудников, номера их счетов и суммы, которые зачисляются на счета.
При перечислении денег на карточки в платежном поручении в графе «Назначение платежа» указывают, например, «перечисление заработной платы за апрель 2005 г.», дату и номер реестра. Вместе с платежным поручением организация отправляет в банк реестр с информацией о зарплате каждого сотрудника. Исполнив поручение организации, банк подтверждает, что суммы согласно реестру зачислены на счета сотрудников.
До момента получения от банка подтверждения о зачислении денег на счета сотрудников эти суммы учитываются на счете 57 «Переводы в пути». После получения подтверждения они отражаются как выплаченная зарплата проводкой по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»и кредиту счета 57.
Исключением из этого будет ситуация, когда зарплата перечисляется на карточный счет работника, открытого самим работником в другом банке. В этом случае нужно будет составить отдельное платежное поручение.
Учет «пластиковых» расчетов
Как отразить в учете выплату зарплаты по пластиковым картам, покажем на примере.
Пример 2
По условиям трудовых договоров, заключенных с сотрудниками организации, зарплата выдается 20-го числа каждого месяца (аванс в размере 50% от зарплаты) и 5-го числа следующего месяца (окончательный расчет). Организация платит взносы на страхование от несчастных случаев на производстве по ставке 2%.
Сумма аванса составляет 50 000 руб. (аванс перечислен на счета работников 18 октября ). Зарплата за октябрь начислена в сумме 100 000 руб. (перечислена на счета работников 3 ноября). За перечисление денег на карточные счета банк взимает комиссию в размере 0,5% от перечисленной суммы.
В учете бухгалтер должен сделать следующие проводки:
При перечислении аванса 18 октября:
Д-т сч. 57 К-т сч. 51 — 50 000 руб. — с расчетного счета списаны средства для зачисления сумм аванса на карточные счета сотрудников
Д-т сч. 91/2 К-т сч. 51 — 250руб. — уплачена банку комиссия за перечисление (50 000 руб. х 0,5%).
20 октября при получении подтверждения из банка о зачислении на счета сотрудников:
Д-т сч. 70 К-т сч. 57 — 50 000 руб. — отражена выплата аванса за октябрь.
31 октября в день начисления зарплаты:
Д-т сч. 20, 26,44 К-т сч. 70 — 100 000 руб. — начислена зарплата за октябрь 2004 г.
Д-т сч. 20, 26, 44 К-т сч. 68/«ЕСН»—начислен ЕСН с заработной платы сотрудников, уплачиваемый в федеральный бюджет
Д-т сч. 68/«ЕСН» К-т сч. 69/2 — зачтены в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет начисленные взносы по обязательному пенсионному страхованию
Д-т сч. 20, 26, 44 К-т сч. 69/1 — начислен ЕСН в ФСС
Д-т сч. 20, 26, 44 К-т сч. 69/3 — начислен ЕСН по взносам на обязательное медицинское страхование
Д-т сч. 20, 26, 44 К-т сч. 69/4 — начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве
Д-т сч. 70 К-т сч. 68/«НДФЛ»— 13 000 руб. — из зарплаты сотрудников удержан НДФЛ.
При перечислении заработной платы на карточные счета в окончательный расчет за октябрь 2004 г. из общей суммы необходимо вычесть сумму ранее перечисленного аванса и сумму НДФЛ. Сумма, которую следует перечислить в счет окончательного расчета, составит: 100 000 руб. - 50 000 руб. - 13 000 руб. = 37 000 руб.
3 ноября при перечислении зарплаты:
Д-т сч. 57 К-т сч. 51 — 37 000 руб. — с расчетного счета списаны средства для зачисления зарплаты за октябрь на карточные счета сотрудников
Д-т сч. 91/2 К-т сч. 51 — 185 руб. —уплачено вознаграждение банку (37 000 руб. х 0,5%).
5 ноября при получении подтверждения из банка о зачислении на счета сотрудников:
Д-т сч. 70 К-т сч. 57 — 37 000 руб. — зачислена зарплата за октябрь на карточные счета сотрудников.