Подтверждаем заработок работника для расчета

В последний рабочий день работодатель обязан выдать работнику справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы (далее — Справка). Эта обязанность зафиксирована в п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее — Закон № 255), а также в п. 2 Порядка выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой, и текущий календарный год (далее — Порядок выдачи справки), утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 № 4н (далее — приказ № 4н).

Законодательством не установлена обязанность для работодателя вести учет выданных справок, однако форма справки, утвержденная приказом № 4н содержит реквизит «Номер документа». Рекомендуем оформить журнал учета выданных справок о заработке и выдавать их работникам под роспись.

Справка о заработке: порядок выдачи

Пунктами 5—7 Порядка выдачи справки установлены следующие требования к ее оформлению:

— справка заполняется от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой) или с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки);

— подчистки и исправления не допускаются;

— сведения, содержащиеся в Справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя;

— заполненная Справка удостоверяется печатью организации (круглой);

— подпись не должна закрываться печатью;

— печать проставляется в отведенном месте («Место печати страхователя») в нижнем левом углу Справки.

Образец 1

Приложение № 1
к Приказу Минздравсоцразвития России
от 17 января 2011 г. № 4н

СПРАВКА
о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую
были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование 
на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством,
за два календарных года, предшествующих году прекращения работы
 (службы, иной деятельности)
или году обращения за справкой, и текущий календарный год

Дата выдачи: «20» августа 2012 г. № 34

1. Данные о страхователе:

Общество с ограниченной ответственностью «Лето»
(полное наименование организации (обособленного подразделения), Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, физического лица)

Наименование территориального органа страховщика по месту регистрации страхователя Филиал № 1 ГУ-ВРО ФСС РФ
______________________________________________________________

Регистрационный номер страхователя 3400103344/
______________________________________________________________

Код подчиненности 34011___

ИНН/КПП 3444100889/344001001

Адрес места нахождения организации (обособленного подразделения)/адрес
постоянного места жительства индивидуального предпринимателя, физического
лица 400111, г. Волгоград, ул. Хиросимы, д. 15, оф. 589
Телефон (8442)24-55-66

2. Данные о застрахованном лице:

Фамилия, имя, отчество Серова Надежда Федоровна
________________________________________________________________

Паспортные данные:

серия 23 00 номер 158896 кем и когда выдан ОВД Кировского района

г. Волгограда, 24.04.2005 г.

________________________________________________________________

Адрес места жительства

400106 Россия Волгоград

(почтовый индекс) (государство) (субъект Российской Федерации)

Волгоград Мира 15 — 00

(город) (улица/переулок/проспект) (дом) (корпус) (квартира)

СНИЛС 345-526-003 85

Период работы (службы, иной деятельности), в течение которой лицо
подлежало обязательному социальному страхованию на случай временной
нетрудоспособности и в связи с материнством,* с 12.01.2010 г. по 20.08.2012 г.

3. Сумма заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которые
были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на
случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством:

2010 год   240 000 (Двести сорок тысяч) рублей 00
(сумма цифрами и прописью)

2011 год   270 000 (Двести семьдесят тысяч) рублей 00
(сумма цифрами и прописью)

2012 год   200 000 (Двести тысяч) рублей 00
(сумма цифрами и прописью)

Руководитель организации (обособленного подразделения),
индивидуальный предприниматель, физическое лицо

Генеральный директор Смирнов Ф.Э. Смирнов

(должность) (подпись) (Ф.И.О.)

Главный бухгалтер Михальская Е.С. Михальская

(подпись) (Ф.И.О.)

Место печати
Страхователя

В случае, когда выдать Справку работнику в последний рабочий день невозможно в связи с его отсутствием или отказом получить документ, работодатель обязан направить работнику Уведомление о необходимости явиться за Справкой либо о даче согласия на отправление ее по почте (п. 2 Порядка выдачи справки). Уведомление должно быть зарегистрировано в соответствующем журнале. Копию зарегистрированного Уведомления необходимо сохранить в компании.

Уведомление следует отправить работнику ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. В описи вложения должно быть указано наименование документа и его регистрационный номер. Возьмите у курьера (лица, отправившего письмо) квитанцию почты, подтверждающую дату отправления. Приготовьтесь к тому, что ожидание письменного согласия от работника может быть длительным. После получения письменного согласия работника отправьте ему Справку по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Образец 2

Общество с ограниченной ответственностью «Лето»
(ООО «Лето»)

Уведомление
 о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие
на отправление ее по почте

20 августа 2012 г. исх. № 67

Уважаемая Надежда Федоровна!!!

20.08.2012 г. был прекращен трудовой договор № 48/10 от 12.01.2010 г., заключенный между Вами и ООО «Лето».

По причине Вашего отказа от получения Справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, и текущий календарный год ООО «Лето» не имеет возможности выдать Вам этот документ в день прекращения трудового договора. Уведомляем о необходимости явиться за Справкой.

Расписание работы отдела кадров:

Рабочие дни: понедельник — пятница с 9.00 до 18.00.

Обеденный перерыв: 13.00—14.00.

Выходные дни: суббота, воскресенье.

В случае невозможности получения Вами Справки в отделе кадров просим Вас в письменной форме дать согласие на отправление ее по почте, а так же сообщить почтовый адрес. Обратите внимание! Пересылка Вашей Справки будет осуществлена только после получения Вашего письменного согласия.

Генеральный директор Смирнов Ф.Э. Смирнов

Обязательно сохраните все документы, оформленные при отправлении Справки: уведомление, квитанции почты об отправке, описи вложения, уведомления о вручении ценного письма. В случае возникновения трудового спора эти документы позволят вам доказать суду факт отправления уведомления или Справки.

Важно: если возникла необходимость направить работнику Уведомление о необходимости явиться за Справкой либо о даче согласия на отправление ее по почте, скорее всего и с выдачей трудовой книжки этого работника возникли аналогичные сложности. Скоординируйте свои действия с действиями кадрового работника!

Схема

Отправляем Справку о заработке работника почтой:
алгоритм

1. Составить уведомление о необходимости явиться за Справкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

2. Заполнить опись вложения, уведомление о вручении (при отправлении Уведомления).

3. Отправить уведомление заказным письмом.

4. Получить от работника письменное согласие с указанием адреса.

5. Заполнить опись вложения, уведомление о вручении (при отправлении Справки).

6. Отправить Справку заказным письмом.

7. Сохранить уведомление (экземпляр организации), описи вложения, уведомления о вручении, квитанции об отправлении заказных писем.

Бывшие сотрудники также вправе обратиться в компанию за документом, подтверждающим их заработок. Письменное заявление может быть представлено лично, через законного представителя, доверенным лицом либо направлено по почте. Третьи лица, обратившиеся в компанию, должны предъявить документы, удостоверяющие их личность и полномочия. Бухгалтер обязан выдать Справку не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) заявления (п. 3 и 4 Порядка выдачи справки).

Если возникли сомнения…

Компания в лице руководителя и главного бухгалтера несет ответственность за правильное начисление и своевременную выплату пособий по социальному страхованию (п. 10 Положения о Фонде социального страхования Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 12.02.94 № 101). В случае возникновения у страхователя, назначающего пособия, сомнений в подлинности Справки и (или) достоверности содержащихся в ней сведений, необходимо направить в территориальный орган ФСС России запрос о проверке сведений о компании, выдавшей Справку, а также о сумме фактического заработка работника. Запрос может быть направлен по почте либо в виде электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью, либо представлен непосредственно в ФСС России. В запросе необходимо указать все сведения о проверяемом страхователе (страхователях), содержащиеся в справке (справках), представленной (представленных) работником. Форма запроса утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 № 20н.

Образец 3

Приложение № 1
к Приказу Министерства здравоохранения
и социального развития
Российской Федерации
от 24 января 2011 г. № 20н

Запрос
в территориальный орган страховщика о проверке сведений о страхователе
(страхователях), выдавшем (выдавших) застрахованному лицу
справку (справки) о сумме заработной платы,
иных выплат и вознаграждений для исчисления пособий по временной
нетрудоспособности, по беременности и родам,
ежемесячного пособия по уходу за ребенком

В Филиал №1 Государственного учреждения — Волгоградского регионального
отделения Фонда социального страхования Российской Федерации  
______________________________________________________________
(наименование территориального органа страховщика)

Страхователь Общество с ограниченной ответственностью «Лето»
______________________________________________________________
(полное наименование организации (обособленного подразделения), 
Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, физического лица)

Регистрационный номер 3400103344/

Код подчиненности 34011

ИНН 3444100889 КПП 344001001

Адрес места нахождения организации (обособленного подразделения)/адрес постоянного места жительства физического лица

400111, г. Волгоград, ул. Хиросимы, д. 15, оф. 589
______________________________________________________________

Прошу в целях исчисления пособия

по временной нетрудоспособности
______________________________________________________________
(вид пособия)

застрахованному лицу

Триголосовой Наталии Викторовны
______________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)

Адрес места жительства

400520 Россия Волгоград

(почтовый индекс) (государство) (субъект Российской Федерации)

Волгоград Ленина 158 — 258

(город) (улица/переулок/проспект) (дом) (корпус) (квартира)

СНИЛС застрахованного лица 385-654-753 01

проверить следующие сведения о страхователе (страхователях):

1) Общество с ограниченной ответственностью «Зима»

________________________________________________________________;
(наименование организации (обособленного подразделения)/Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, физического лица)

наименование территориального органа страховщика по месту регистрации

страхователя Филиал № 1 ГУ-ВРО ФСС РФ;

регистрационный номер страхователя 3400103355/

код подчиненности 34011;

ИНН/КПП 3444120778/344001005;

период работы (службы, иной деятельности), в течение которого
застрахованное лицо подлежало обязательному социальному страхованию 
на случай временной нетрудоспособности и в связи

с материнством*:

с 28.03.2011 г. по 01.07.2012 г.

2) Общество с ограниченной ответственностью «Осень»
_______________________________________________________________
(наименование организации (обособленного подразделения)/Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, физического лица)

наименование территориального органа страховщика по месту регистрации

страхователя Филиал № 1 ГУ-ВРО ФСС РФ;

регистрационный номер страхователя 3400155355/ ;

код подчиненности 34012;

ИНН/КПП 3444130878/344009585;

период работы (службы, иной деятельности), в течение которого
застрахованное лицо подлежало обязательному социальному
страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи
с материнством*:

с 25.09.2010 г. по 27.03.2011 г.

3) ______________________________________________________________;
(наименование организации (обособленного подразделения)/Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, физического лица)

наименование территориального органа страховщика по месту регистрации

страхователя __________________________________________________;

регистрационный номер страхователя ________________/________________;

код подчиненности ____________;

ИНН/КПП _______________/_______________;

период работы (службы, иной деятельности), в течение которого
застрахованное лицо подлежало обязательному социальному
страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи
с материнством:

с ___________________ ____ г. по ___________________ ____ г.

Руководитель организации (обособленного подразделения),
индивидуальный предприниматель, физическое лицо

Генеральный директор Смирнов   Ф.Э. Смирнов
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)

Главный бухгалтер Михальская Е.С. Михальская
(подпись) (Ф.И.О.)

20.08.2012
(дата)

Место печати
Страхователя

Помогаем работнику подтвердить свой заработок, полученный  у предыдущих работодателей

К сожалению, не всегда работник имеет возможность представить справку о сумме заработка для исчисления пособия. Такая ситуация может возникнуть, если предыдущий работодатель, например, прекратил свою деятельность. В этом случае бухгалтеру необходимо получить от работника заявление с просьбой предоставить сведения о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях.

Форма заявления утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 № 21н (далее — приказ № 21н). Такое заявление подлежит обязательной регистрации. Об этом сказано в п. 2 Порядка направления запроса в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации о представлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях застрахованного лица (приказ № 21).

Образец 4

Приложение № 1
к Приказу Минздравсоцразвития России
от 24 января 2011 г. № 21н

Страхователю/территориальному
органу страховщика,
____________________________________
(ненужное зачеркнуть)

  назначающему и выплачивающему пособие,
Общество с ограниченной ответственностью «Лето»
____________________________________
(полное наименование организации
(обособленного подразделения),
Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, физического
лица либо наименование территориального органа
страховщика)
от застрахованного лица

Абезина Юрия Александровича
____________________________________
(фамилия, имя, отчество полностью)

Паспортные данные:

серия 18 00 номер 001122
кем и когда выдан

УВД Дзержинского р-на гор. Волгограда

24.04.2006 г.

Дата рождения 26.09.1982

Страховой номер индивидуального

лицевого счета (СНИЛС) 358-741-654 05

Адрес места жительства:

г. Волгоград, ул. Твардовского, д. 15, кв. 158

Контактный телефон: 982-520-00-00

Заявление *
застрахованного лица о направлении запроса в территориальный орган
Пенсионного фонда Российской Федерации 
о представлении сведений о заработной плате,
иных выплатах и вознаграждениях

Поскольку я не имею возможности получить справку о сумме заработной
платы, иных выплат и вознаграждений от страхователя 

Общества с ограниченной ответственностью «Мир книги»
______________________________________________________________
(полное наименование организации (обособленного подразделения),
Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, физического лица)

за период работы (службы, иной деятельности) у этого страхователя, в течение
 которой я подлежал(а) обязательному социальному страхованию на
случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством,
с 01.02.2010 г. по 10.12.2011 г. в связи с прекращением деятельности
страхователем / по иным причинам (ненужное зачеркнуть, указать иные причины)

_________________________________________________________________

для исчисления и выплаты мне пособия по временной  нетрудоспособности,
_________________________________________________________________
(по временной нетрудоспособности, беременности и родам ежемесячного
пособия по уходу за ребенком — указать нужное)

прошу в соответствии с частью 7.2 статьи 13 Федерального закона
от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на
случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» направить
запрос в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации
о представлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях,
из которых должно быть исчислено указанное пособие.

Подтверждаю свое согласие на обработку и использование территориальным
органом Пенсионного фонда Российской Федерации моих персональных данных
о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях для подготовки им
сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях
и страхователю/территориальному органу страховщика,
представления их ___________________________________
(ненужное зачеркнуть)

назначающему и выплачивающему пособие Общество с ограниченной ответственностью «Лето»,
__________________________________________________________
(полное наименование организации (обособленного подразделения),
Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, физического лица либо наименование территориального органа страховщика)

20.08.2012 Абезин
(подпись застрахованного лица)

Не позднее двух рабочих дней со дня получения (регистрации) заявления бухгалтер должен направить запрос в территориальный орган ПФР по месту регистрации страхователя, назначающего и выплачивающего пособие. Запрос направляется по почте либо в виде электронного документа, оформленного с использованием электронной цифровой подписи. В случае необходимости получения сведений по нескольким работодателям запросы направляются отдельно по каждому из них (п. 4—6 Порядка направления запроса в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации о представлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях застрахованного лица, утвержден приказом № 21н. Форма запроса утверждена тем же приказом.

Образец 5

Приложение № 2
к Приказу Минздравсоцразвития России
от 24 января 2011 г. № 21н

  УПФР Центрального района г. Волгограда
(наименование территориального
органа Пенсионного фонда
Российской Федерации)
от страхователя/территориального
органа страховщика (ненужное зачеркнуть),
назначающего и выплачивающего пособие,

  Общества с ограниченной ответственностью «Лето»
_____________________________________
(полное наименование организации
(обособленного подразделения),
Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, физического
лица либо наименование территориального органа страховщика)

  Дополнительные сведения*:
Регистрационный номер
в Пенсионном фонде Российской  
Федерации 044-047-045852
ИНН 3444100889 КПП 344001001
Адрес места нахождения
организации (обособленного
подразделения)/адрес постоянного
места жительства индивидуального
предпринимателя, физического лица
400111, г. Волгоград, ул. Хиросимы, д. 15, оф. 589
Контактный телефон: (8442)24-55-66

Запрос
в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации
о представлении сведений о заработной плате, иных выплатах
и вознаграждениях застрахованного лица

от 21.08.2012 г. № 28

На основании заявления

Абезина Юрия Александровича,
________________________________________________________________
(Ф.И.О. застрахованного лица)

паспортные данные: серия 18 00 номер 001122 кем и когда выдан

УВД Дзержинского р-на гор. Волгограда, 24.04.2006 г.
________________________________________________________________

дата рождения 26.09.1982

страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС) 358-741-654 05,

адрес места жительства застрахованного лица:

г. Волгоград, ул. Твардовского, д. 15, кв. 158
________________________________________________________________

прошу в соответствии с частью 7.2 статьи 13 Федерального закона
от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании
на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» представить сведения о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях,
начисленных страхователем

Общество с ограниченной ответственностью «Мир книги»
________________________________________________________________
(полное наименование организации (обособленного подразделения),
Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, физического лица)

за 2010 г. 2011 г. (указать календарные годы).

Имеется согласие застрахованного лица на обработку и использование
территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации его
персональных данных о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях для подготовки им сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях

страхователю/территориальному органу страховщика (ненужное зачеркнуть) ,и представления их

назначающему и выплачивающему пособие, 

Общество с ограниченной ответственностью «Лето»,
________________________________________________________________
(полное наименование организации (обособленного подразделения),
Ф.И.О. индивидуального предпринимателя,
физического лица либо наименование территориального органа страховщика)

Руководитель организации (обособленного подразделения),
индивидуальный предприниматель, физическое лицо либо
руководитель территориального органа страховщика

Генеральный директор Смирнов Ф.Э. Смирнов
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)

Место печати
страхователя
либо территориального органа
страховщика